1. Скільки в принципі у компанії часу на підготовку довідки? Які вважаються дні - робочі чи календарні?
2. Що робити, якщо колишній співробітник запросив довідку, а головбух або керівник (і особи, його заміщають) відсутні в компанії (наприклад, у відрядженні)? Скільки часу є у компанії на відстрочку видачі довідки?
Директор може передати право підпису довідок про суму заробітку іншого співробітника організації, наприклад своєму заступнику або начальнику відділу кадрів. Причому зробити це можна як на період відсутності директора, так і на будь-який інший час. Для передачі права підпису йому необхідно видати наказ про призначення працівника, відповідального за підписання довідок про суму заробітку.
Що стосується підпису головного бухгалтера, то на підставі наказу керівника право підпису довідки про суму заробітку за головбуха може бути передано або його заступнику, або бухгалтеру, зайнятому розрахунком заробітної плати.
3. Яка відповідальність передбачена для організації, яка з якихось причин не видає довідку?
Відповідальність організації за порушення термінів видачі довідки, а також за невидачу довідки чинним законодавством не передбачена.
4. Яка відповідальність лежить на головбуха, який заповнив довідку з недостовірними відомостями?
Відповідальність за недостовірні відомості, що містяться в довідці про суму заробітку, несуть як юридичні (організації, які є страхувальниками по відношенню до своїх працівниками), так і фізичні особи (індивідуальні підприємці, які виступають в ролі страхувальників). Це встановлено п. 1 ст. 15.1 Закону N 255-ФЗ.
Якщо довідка, видана організацією, містить недостовірні відомості, то організація буде відшкодовувати збитки, завдані ФСС РФ в результаті виплати допомоги в більшому розмірі. Збитки відшкодовуються в порядку, встановленому ст. 15 Цивільного кодексу РФ.
Таким чином, з організації буде стягнена сума допомоги, яка була виплачена колишньому працівнику на підставі довідки з недостовірними даними.
В цей же час організація може стягнути з головного бухгалтера суму, стягнуте ФСС РФ, оскільки, як і будь-який інший працівник, головний бухгалтер несе матеріальну відповідальність за пряму дійсну шкоду, заподіяну роботодавцю (ст. 238 Трудового кодексу РФ).
Якщо головний бухгалтер не є матеріально відповідальною особою, але при цьому завдав матеріальних збитків роботодавцю, то відшкодовувати його він буде в межах свого середньомісячного заробітку (ст. 241 ТК РФ).
Керівник повинен розпорядитися про це протягом місяця з дня остаточного встановлення розміру заподіяної шкоди.
Якщо сума заподіяної шкоди, що підлягає стягненню, перевищує середньомісячний заробіток бухгалтера, стягнення здійснюється в судовому порядку (якщо працівник не згоден добровільно відшкодувати збиток) відповідно до ст. 248 ТК РФ.
Для того щоб стягнення шкоди було законно, керівник організації повинен довести, що організації було завдано збитків з вини головного бухгалтера.
Зверніть увагу! Матеріальна відповідальність головного бухгалтера настає тільки при одночасній наявності:
- протиправної поведінки (дій чи бездіяльності) головного бухгалтера;
- причинного зв'язку між протиправною дією і матеріальним збитком;
- провини головного бухгалтера в здійсненні протиправного дії (бездіяльності).
5. Як компанії, якій треба розрахувати допомогу і співробітник якої приніс довідку, визначити, що вона справжня?
6. Що робити працівнику, якщо його минулий роботодавець ліквідовувався?
7. Якщо колишній роботодавець знаходиться в іншому місті, чи можна довідку відправити поштою? Адже потрібен тільки оригінал довідки?
Якщо працівник переїхав в інше місто, то він може направити заяву про видачу довідки про суму заробітку поштою. Заява складається у довільній формі.
При цьому в заяві він повинен вказати, що просить направити довідку про суму заробітку поштою. В цьому випадку колишній роботодавець відправить довідку рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
Можливо, що працівник не хоче чекати, поки довідка прийде поштою. У цьому випадку він може звернутися до свого нинішнього роботодавцю із заявою про направлення запиту до Пенсійного фонду (див. Питання N 6).
8. Витрати по відправці оригіналу довідки бере на себе колишній роботодавець?
Так, поштові витрати оплачує колишній роботодавець, оскільки видача довідки є його обов'язком.
9. Якщо співробітник працював у філії, то хто повинен видати довідку - відокремлений підрозділ або головна організація?
10. Якщо людина працювала у відокремленому підрозділі, в якому немає бухгалтерії, то він повинен відразу звертатися до головної організації або підрозділ сама повинна переправити прохання про видачу довідки?
13. Чи може організація на свій ризик прийняти лікарняний до оплати без довідки, повіривши співробітнику, що вона буде найближчим часом? Або обов'язково його треба оформити по МРОТ і потім при наявності довідки вже перераховувати? Чи буде ФСС звіряти дати видачі довідок та оплати лікарняних з боку компанії?
На нашу думку, ФСС РФ в обов'язковому порядку буде перевіряти довідки про суму заробітку, на підставі якої співробітникам нараховуються ті чи інші посібники. Можливо, будуть звіряти і дати.
Однак, якщо сума допомоги, виплачена працівникові з урахуванням пізніше представленої довідки, виявиться правильною, ніяких штрафних санкцій застосувати до організації буде не можна.
Проте поспішати не варто. Краще спочатку виплатити працівникові допомогу виходячи з МРОТ, отримати довідку про суму заробітку від колишнього роботодавця, а потім здійснити перерахунок допомоги і доплатити різницю.
14. Чи потрібно подавати до ФСС РФ оригінали довідок або приймаються копії?
Працівник може представляти роботодавцю не оригінал, а копію довідки про суму заробітку, завірену в установленому порядку. Отже, і роботодавець може представляти в ФСС РФ копію довідки. При цьому буде не зайвим завірити копію довідки печаткою організації та підписом уповноваженої особи про те, що копія довідки вірна.
15. За якою формою компанії готувати довідку для сумісника про те, що він буде отримувати допомогу в іншій компанії?
Якщо сумісник не отримує, наприклад, допомога по тимчасовій непрацездатності у вашій організації, то йому необхідно видати довідку про те, що ваша організація посібник за період тимчасової непрацездатності (вказати числа) не призначатиме і виплачувати.
Довідка складається в довільній формі. При цьому вказувати, що працівник буде отримувати допомогу в іншій організації, не слід.