Здійснення поштових витрат в організації
Більшість організацій в своїй діяльності стикається з поштовою службою - іноді треба відправити посилку або лист, отримати пошту від контрагентів, відправити звітність «замовним з повідомленням». Є кілька шляхів для цього:
Як правило, організаціям зручно, коли марковані конверти зберігаються в офісі і можуть бути використані на першу вимогу. Ось тут вже і потрібні послуги підзвітних осіб.
Процес закупівлі маркованих конвертів через підзвітну
Для придбання конвертів зазвичай залучають співробітників офісу, наприклад секретаря або кур'єра. Що для цього необхідно:
- внутрішнє становище організації про видачу коштів під звіт, в якому доцільно вказати терміни видачі коштів, список осіб, які мають право на отримання грошей під звіт;
- заяву від співробітника на видачу грошових коштів з візою керівника.
Після придбання конвертів співробітник подає авансовий звіт, до нього додаються фінансові документи. Далі йдуть взаєморозрахунки - або повернення в касу невикористаної суми, або відшкодування витрат, понесених працівником за рахунок його особистих коштів.
Зупинимося докладніше на відображенні витрат за таким авансового звіту на рахунках бухгалтерського обліку.
Бухгалтерський облік коштів, витрачених на придбання маркованих конвертів
Треба відзначити, що марки і конверти є різними видами документів для бухгалтерського обліку: якщо конверти - це матеріали, то марки, відповідно до інструкції по застосуванню плану рахунків, вважаються фінансовими документами і враховуватися повинні відокремлено. При цьому відзначимо, що конверти з уже наклеєними марками теж стають фінансовими документами.
Компанія «Роза» придбала через співробітницю Іванову І. А. 100 маркованих конвертів по 12 руб. кожен. До авансового звіту співробітниця доклала квитанцію про відправку поштових повідомлень - було витрачено 20 конвертів з марками. Бухгалтер оформить ці операції наступним чином:
- Дт 71.1 «Розрахунки з підзвітними особами» Кт 50.01 «Каса» - 1200 руб. - видано під звіт на придбання поштових конвертів;
- Дт 50.03 «Грошові документи» Кт71.1 - 1200 руб. - відображено вартість надійшли в організацію фінансових документів;
- Дт 26 «Загальногосподарські витрати» (або 44 «Витрати на продаж») Кт 50.03 - 240 руб. - списана на витрати вартість фінансових документів.
Якщо конверти і марки купуються окремо, то проводки трохи зміняться.
Тоді в наведеному вище прикладі ми врахуємо, що конверти коштують по 8 руб. а марки - по 4 руб. і згідно з квитанцією пошти куплені окремо.
І проводки будуть такі:
- Дт 71.1 Кт 50.01 - 1 200 руб. - видано під звіт на придбання конвертів і марок;
- Дт 50.03 Кт 71.1 - 400 руб. - враховані придбані марки;
- Дт 10 Кт 71.1 - 800 руб. - враховані конверти;
- Дт 26 (44) Кт 50.03 - 80 руб. (4 × 20) - списана вартість витрачених марок;
- Дт 26 (44) Кт 10 - 160 руб. (8 × 20) - списана вартість конвертів.
До речі, в поштових відділеннях для підтвердження оплати послуг видають квитанції - бланки суворої звітності, що є додатковим обґрунтуванням прийняття витрати до обліку. У податковому обліку витрати на поштові послуги можна врахувати при розрахунку податку на прибуток як інші витрати, пов'язані з виробництвом і реалізацією, на підставі подп. 25 п. 1 ст. 264 НК. Законодавець не встановлює яких-небудь нормативів за даними видам послуг. Отже, витрати на ділову переписку приймаються до обліку в повному обсязі.
Детально прочитати про оподаткування витрат, здійснених через підзвітну особу, ви можете в нашому матеріалі «Порядок оподаткування розрахунків з підзвітними особами».
Закупівля маркованих конвертів - поточна діяльність компанії, яка спрощує взаємозв'язок з контрагентами і перевіряючими інстанціями. Завжди простіше приготувати всі документи на відправку в офісі, ніж займатися цим в поштовому відділенні.