Згідно з трудовим законодавством керівник комерційної організації зобов'язаний забезпечити ведення кадрового діловодства і обліку. Документального оформлення вимагає кожна подія, що відноситься до сфери трудових відносин і пов'язане з прийомом на роботу, звільненням, відпусткою, переведенням співробітників, зміною умов праці і так далі.
Найчастіше керівники малих підприємств не виконують вимоги законодавства і не ведуть кадровий облік або ведуть в неповному обсязі, вважаючи, що ймовірність їх перевірки трудової інспекцією невелика. Однак крім трудової інспекції кадрові документи перевіряють і інші державні органи.
Як і будь-який інший, кадровий облік повинен будуватися на принципах повноти та своєчасності. Трудовим Кодексом РФ встановлено перелік документів, які є обов'язковими для будь-якої організації і можуть бути запитані перевіряючими органами. Мінімальний кадровий облік на підприємстві передбачає наявність:
- штатного розкладу;
- книги руху трудових книжок;
- правил внутрішнього трудового розпорядку;
- положення про порядок обробки та захисту персональних даних;
- трудових договорів та додаткових угод до них;
- графіка відпусток;
- наказів по кадрам і заяви працівників;
- особистих карток співробітників форми Т-2;
- оригіналів трудових книжок всіх працівників, для яких це місце роботи є основним.
Даним переліком варто керуватися при організації кадрового діловодства на малому підприємстві, додавши до нього документи необов'язкові, але необхідні для розрахунку заробітної плати. Наприклад, Положення про оплату праці, що містить умови преміювання співробітників. Крім наявності, необхідно подбати про правильність оформлення документів.
Трудовим Кодексом РФ визначено умови, обов'язкові для вказівки в трудовому договорі. У ньому також можна прописати посадові обов'язки працівника, в цьому випадку не потрібно посадова інструкція. Для частини кадрових документів законодавством передбачено застосування уніфікованих форм.
Терміни зберігання кадрових документів.
Особиста справа співробітника, накази про прийом, заохочення, переведення на іншу посаду, звільнення, про встановлення заробітної плати зберігаються 75 років, накази про відпустки, дисциплінарні стягнення, направлених у відрядження - 5 років, починаючи з дня звільнення працівника.