Використання в комерційній діяльності організації майна, що належить її співробітникам, юридично можна оформити трьома різними способами.
Два з них передбачають укладення цивільно-правового договору та в принципі можуть використовуватися у взаєминах не тільки з співробітниками, але і з сторонніми фізичними особами.
Третій же варіант передбачає відносини в рамках вже наявного трудового договору і оформляється кадровими документами. З нього ми і почнемо докладний розгляд.
Варіант оформлення використання майна співробітників в інтересах організації за допомогою кадрових документів, мабуть, найпростіший. Він грунтується на правилах ст. 188 Трудового кодексу РФ. Згідно з цією статтею працівник, який використовує в інтересах роботодавця з його згоди та відома власне майно, має право на отримання компенсації, а також на відшкодування витрат, пов'язаних з таким використанням.
Як бачимо, зазначена норма не вимагає укладення будь-яких додаткових договорів і актів: достатньо лише забезпечити документальне підтвердження того, що використання майна не самодіяльність працівника, а здійснюється з відома і згоди роботодавця.
Для цього працівнику достатньо підготувати на ім'я керівника організації службову або доповідну записку, в якій він ставить роботодавця до відома, що для виконання дорученої йому трудової функції йому необхідно використовувати особисте майно. Природно, потрібно вказати, яке саме майно буде використовуватися, його оцінну вартість, а також для виконання яких конкретно функцій і протягом якого періоду воно буде використовуватися. Керівник, отримавши від працівника такий документ, візує його та видає наказ по організації. У ньому він вказує, що співробітник використовує власне майно в інтересах роботодавця, за що йому виплачується компенсація (тут же, в наказі, наводиться її розмір), а також компенсуються витрати, пов'язані з використанням такого майна (краще тут же, в наказі, вказати , які саме це витрати - ПММ для автомобіля, картриджі для принтера і т.п.). На підставі цих документів (службової записки та наказу) організація має право включати до витрат суми компенсації, які виплачуються співробітнику (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Перейдемо тепер до цивільно-правовим способам оформлення використання майна співробітників. Як ми вже згадували, головна їхня відмінність від кадрового способу - наявність окремого договору. І одним з таких можливих договорів може бути договір позики, або, як його ще називають, безоплатного користування. Як випливає з назви договору, ніяких виплат на користь співробітника він не передбачає в принципі. Відповідно, ніяких проблем з нарахуванням ПДФО і страхових внесків за цим договором не виникає.
У той же час даний договір дає можливість організації враховувати у витратах витрати, пов'язані з використанням такого майна, - на тих же ПММ, картриджі, оплату Інтернету, зв'язку і т.п. Справа в тому, що згідно з правилами Цивільного кодексу РФ при укладенні договору позики майно переходить у володіння організації (ст. 689 ЦК України).
Відповідно, юридично саме організація використовує це майно у своїй діяльності. Значить, вона має право врахувати всі витрати на таку експлуатацію. Наприклад, якщо мова йде про автомобілі, організація може врахувати витрати на ПММ на поточний і капітальний ремонт, технічне обслуговування і навіть на страхування. Якщо, звичайно, всі ці витрати за договором позики покладено на ссудополучателя (ст. 695 ЦК України, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Якщо організація вибирає даний варіант оформлення відносин зі співробітником, потрібно врахувати, що крім договору позики потрібно буде оформити акт приймання-передачі майна, що є предметом договору. Також буде потрібно наказ по організації, на підставі якого майно, отримане організацією за договором позики, буде використовувати конкретний працівник. Факт отримання майна співробітником теж бажано зафіксувати або актом, або в журналі обліку руху матеріальних засобів.
Зверніть увагу! Отримуючи майно за договором безоплатного користування, організація безоплатно отримує право користування даним майном. Отже, для цілей оподаткування прибутку отримання майна в безоплатне користування є безоплатним отриманням майнового права.
Згідно п. 8 ст. 250 НК РФ позареалізаційними доходами платника податків зізнаються, зокрема, доходи у вигляді безоплатно отриманого майна (робіт, послуг) або майнових прав.
Нарешті, третій варіант - висновок з працівником - власником майна договору оренди (ст. 606 ЦК України). По суті цей договір схожий з договором позики.
Але відмінності є. Головне - за договором оренди на користь власника майна проводяться виплати за користування його майном. А значить, виникає об'єкт оподаткування податком на доходи фізичних осіб (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ) і організація як податковий агент повинна утримати цей податок із сум, виплачуваних працівникові (ст. 226 НК РФ). Тут зауважимо, що останнім часом дуже активно обговорюється питання про те, що при оренді майна у фізособи організація податковим агентом не є. В якості підстав наводиться формулювання ст. 228 НК РФ про те, що фізичні особи, які отримали від організацій, які не є податковими агентами, винагороди за трудовим і цивільно-правовими договорами, в тому числі і за договорами оренди будь-якого майна, обчислюють і сплачують ПДФО самостійно.
Але справа в тому, що це правило діє тільки у випадках отримання таких доходів від «організацій, які не є податковими агентами». Поняття ж податкового агента наводиться в ст. 226 НК РФ. І відповідно до неї податковий агент - це організація, індивідуальний підприємець, нотаріус, який займається приватною практикою, адвокат, котрий улаштував адвокатський кабінет, а також відокремлені підрозділи іноземних організацій в Російській Федерації, від яких або в результаті відносин з якими платник податків одержав доходи, зазначені в п. 2 ст. 226 НК РФ. А якщо ми уважно прочитаємо п. 2 ст. 226, то виявимо в ньому зворотне посилання на ст. 228 НК РФ. Тобто норма про утримання ПДФО з виплат по оренді замкнута сама на себе.
Витрати у вигляді орендної плати організація має право включити до витрат (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Крім того, у витратах, так само як і при позичці, можуть враховуватися витрати по утриманню та страхування орендованого майна. За умови, що ці обов'язки згідно з договором лежать на орендарі (ст. Ст. 644 і 646 ГК РФ).
Директору ТОВ «Квіти на будинок»
від водія-експедитора Стоянова П.М.
У зв'язку зі службовою необхідністю з метою прискорення доставки товарів покупцям прошу дозволити мені використовувати при здійсненні своїх посадових обов'язків особисте майно - GPS-навігатор Garmin Nuvi 310, оснащений картографічним продуктом «Дороги Росії».
ТОВ «Квіти на будинок»
У зв'язку з надійшла від водія-експедитора Стоянова П.М. службовою запискою про необхідність використання при виконанні службових обов'язків особистого майна і на підставі ст. 188 Трудового кодексу Російської Федерації
- Погодитися з пропозицією Стоянова П.М. про використання при виконанні посадових обов'язків особистого майна - GPS-навігатора Garmin Nuvi 310, оснащеного картографічним продуктом «Дороги Росії».
- Відповідно до ст. 188 Трудового кодексу Російської Федерації щомісяця нараховувати і виплачувати Стоянова П.М. компенсацію за використання особистого майна в розмірі однієї тисячі рублів. Виплату цієї суми проводити одночасно із заробітною платою за місяць.
- Відповідно до ст. 188 Трудового кодексу Російської Федерації щомісяця проводити Стоянова Н.П. компенсацію витрат, пов'язаних з використанням майна, зазначеного в п. 1 цього наказу. Витрати компенсуються протягом п'яти робочих днів після подання працівником до бухгалтерії письмового звіту з додатком документів, що підтверджують понесені витрати.
- Контроль за виконанням даного наказу покласти на головного бухгалтера Ганину О.І.
За матеріалами КонсультантПлюс