Пріемгруза і його навантаження на судно відбувається після укладення договору про морське перевезення вантажу. Прийом вантажу і навантаження оформляється поруч вантажних документів встановленого зразка, кінцевою метою якої буде повноцінне оформлення процесу передачі вантажу порту, а потім і судну від вантажовідправника.
Прийом експортних вантажів в порту оформляється «Названим актом» ( «Картка обліку експортних вантажів»). Після того. як експедитор розпорядився про відвантаження на судно чергової партії вантажу починається безпосередньо документальне оформлення вантажу. Експедитор, розпоряджаючись про відвантаження оформляє «Доручення на відвантаження експортних товарів». Вантажі. які призначені на одне судно, кожен експедитор поміщає в «вантажний список». На дорученні має стояти віза митниці і до нього повинні додаватися всі необхідні документи і свідоцтва, які транспортуються разом з вантажем. З сформованих вантажних списків виробляється «попередній вантаж овой план». Навантаження вантажів на судно буде відбуватися тільки за вантажним планом, який затверджений капітаном судна.
Під час навантаження тарно-штучних вантажів виробляють двосторонній рахунок: тальманов судна і прийомоздавальнику складу. Тальманської листи оформляються за результатами цього двостороннього рахунку.
Звірка тальманської листів відбувається після закінчення кожної зміни і при завантаженні будь-партії вантажу. Первинним документом обліку про прийом вантажу на судно є тальманської листи, з цієї причини їм надається велике значення.
Розписку про прийняття вантажу видає вантажний помічник капітана після закінчення навантаження на судно всій партіігруза. Дана розписка вантажного помічника про прийняття вантажу ще називається штурманської розпискою і є доказом факту, що на судно переданий вантаж. Вантажний помічник, перш ніж видати штурманську розписку, зобов'язаний дуже уважно вивчити тальманської розписку і позначити в штурманської розписці всі зовнішні недоліки стану вантажних мест.Еслі же виявлено розбіжність в кількості місць, і неможливо провести перевірку, роблять застереження в штурманської розписці: «таке-то кількість місць в суперечці »і складають акт про розбіжності в рахунку між судном і портом. Експедитору вантажовідправника передається перший екземпляр штурманської розписки, другий залишається на судні.
Коносамент видається на прохання вантажовідправника на підставі штурманської розписки.
Коносамент - один з найважливіших вантажних документів. Він використовується і в закордонному плаванні, і при каботажних морських перевезеннях.
Коносамент, у системі вантажного документообігу, є остаточною розпискою перевізника про приймання вантажу. Коносамент створює презумпцію про приймання вантажу до перевезення або виробленої навантаженні вантажу на судно в такому стані і кількості, описаному в коносаменті.
Розрізняють два різновиди коносаментів (залежать від часу підписання) - коносаменти на вантаж. який вже занурення судно і на вантаж. який прийнятий до відправки. Перша різновид застосовується в лінійному судноплавстві і каботажі. В цьому випадку коносамент підписує або пароплавство або його агент (порт). Другий різновид застосовується в разі прийняття вантажу на судно. В цьому випадку коносамент запевняє капітан своїм підписом.
Коносамент, який підписаний капітаном в терміни, прописані в договорі купівлі-продажу товару, є документом, що підтверджує належне виконання своїх зобов'язань по торговій угоді продавцем.
Комплекс оригіналів коносамента, підписаний капітаном, продавець направляє покупцеві вантажу сам або ж через банк, який кредитував цю зовнішньоторговельну операцію. Після отримання коносамента покупець отримує право розпоряджатися вантажем.
У момент підписання коносамента необхідно ретельно перевірити, перенесені чи в нього ті застереження про розбіжності в кількості місць і стан вантажу і тари, зроблені в штурманських розписках. Вся відповідальність за вантаж. починаючи з часу підписання коносамента переходить на судно (перевізника).
Підписання коносамента не допускається до закінчення процесу навантаження даної партії вантажу. адже згодом може виявитися недостача або ж неякісний стан вантажу і тари. І вже саме собою ні в якому разі не підписувати коносаменти заднім числом, адже це буде порушенням зобов'язань перевізника перед одержувачем вантажу.
Всі питання, оплати фрахту, авансу фрахту або інші платежі необхідно врегулювати до підписання коносамента в порту відправлення, в повній відповідності з порядком взаєморозрахунків, прописаному в коносаменті.
Маніфест - список вантажів. які прийняті до перевезення на судно. Маніфест складається окремо на кожен порт призначення на підставі відомостей, які вказані в коносаментах. Маніфест оформляють для митниці. У цьому документі по кожній партії вантажу потрібно вказати наступні дані: номер коносамента, кількість і маркування вантажних місць, обсяг, масу і рід вантажу. найменування одержувача і відправника, фрахт, який оплачений відправником і загальну суму нарахованого фрахту.
На основі маніфестів митниця перевірить вантажі і зробить розрахунок зборів і мит, а також внесе дані в статистику експортно-імпортного вантажообігу.
В обов'язки вантажного помічника капітана входить ретельна звірка даних, зазначених в маніфестах, з комплектом штурманських розписок на судні. Розбіжності між ними зазвичай виникають через помилки в момент складання маніфесту або в разі, якщо маніфест виписаний заздалегідь, а вже в процесі навантаження на судно в попередній вантажний список були внесені будь-які зміни.
До маніфесту існують особливі вимоги на який прибуває вантаж у багатьох портах і країнах. Маніфести на порти Аргентини, Іспанії, наприклад, повинні мати візу консула даної країни або мати позначку митниці. що в порту відправлення немає консульської служби.
У низці портів заведено, що маніфести пред'являються за кілька діб до приходу судна, або в митницю повинні бути представлені маніфести на всі вантажі. які знаходяться на борту судна, а не тільки на вантажі для цього порту і т. д.
Виконавчий вантажний план оформляють за остаточними результатами навантаження судна. У ньому міститься розподіл вантажу на верхній палубі і по вантажних відсіків в загальному. Люкові записки і виконавчий вантажний план є обов'язковими документами, які вручаються в порту призначення, а в іноземних портах - агенту судна.
Їх складають окремо по кожному трюму. У люкових записках міститься список всіх коносаментних партій, які розміщені в даному вантажному приміщенні, в порядку черговості їх вивантаження. Вантажний помічник капітана становить люкові записки складає на основі коносаментів і виконавчого вантажного плану.
На момент відходу судна з експортним вантажем на борту повинні бути наступні документи: «Доручення», в якому стоїть позначка штурмана про прийом вантажу ( «штурманської розписка»), копії коносаментів, тальманської листи, маніфести і виконавчий вантажний план.