На зарплату працівника на будь-якому з підприємств головним чином впливають його відпрацьовані години. Дані про час фіксуються в табелі обліку робочого часу. Його ведення можливо як в рукописному вигляді, так і в електронному. Заповнюються вони по-різному, оскільки мають деякі нюанси. Вести такий журнал входить в обов'язки бухгалтера.
Табель обліку робочого часу - що це?
Табель обліку робочого часу - це спеціальний бланк, який веде бухгалтер, що відображає присутність і відсутність працівника на робочому місці, а також відпустки, відгули, понаднормові роботи та інше. Дані цього табеля є основними показниками для нарахування зарплати.
Оплата праці працівника, яка залежить від погодинного тарифу, в основному, нараховується керівному персоналу, працівникам, які відповідають за подальшу процедуру.
Виходячи із законодавства, було введено 2 варіанти формату для заповнення табелів:
- У паперовому вигляді застосовується форма Т-12;
- В електронному вигляді використовується форма Т-13.
Як відміток в табелі використовують різні умовні знаки, які закріплені відповідною постановою. Іноді, коли треба використовувати особливі позначення, начальник після відповідного наказу вводить нові умовні знаки.
Для чого необхідний табель робочого часу?
Оскільки цей табель є важливим документом для будь-якої з організацій, то і його ведення має бути ідеальним.
Через неправильного ведення можуть бути неприємності у керівника, які призводять до відповідальності, в основному, - адміністративної, оскільки цей документ підлягає перевірці перевіряючими організаціями.
Табель робочого часу необхідний для того, щоб правильно контролювалося останнє: дотримання режиму дня працівниками підприємств. Також від правильності внесених записів та відміток в журналі залежить заробітна плата працівників.
Застосовується останній для таких цілей:
- Контролю робочого часу;
- Дотримання режиму дня;
- Записи в журналі впливають на зарплату.
Працівники, які цікавляться своїм дозвіллям на робочому місці, і скільки їм насправді потрібно було отримувати грошей, - завжди можуть звернутися в бухгалтерію для уточнення цих даних.
Час і зарплата тісно пов'язані між собою. Тому не тільки роботодавець зацікавлений в його веденні, але і самі співробітники. Особливо це стосується тих працівників, які працюють за ненормованим робочим графіком.
Уніфіковані форми Т-12 і Т-13 - що це? Відмінності?
Як було сказано раніше, - кожен вид заповнення має свою форму:
- Для паперового вигляду використовується Т-12. Але вона також застосовується, коли розраховують оплату праці. Застосовують таку форму на малих виробництвах, де бухгалтер займається веденням кадрової частини. Якщо ж потрібна інформація тільки про відпрацьовані години або кількість неявок, тоді використовують першу частину форми Т-12;
- Для електронного виду використовують Т-13. Таку форму заповнення використовують ті підприємства, які мають систему контролю, наприклад, - турнікет. У цій формі дозволяється вести лише записи про годинник. Для її заповнення використовується спеціальна програма, що дозволяє вести автоматичне заповнення.
Відрізняються ці форми між собою тільки:
- Зовнішнім виглядом;
- Правилами заповнення.
В основному, звичайно ж, використовується форма Т-12, і вона може бути застосована на будь-якому підприємстві.
Другий варіант простіший в заповненні, оскільки містить лише відомості про облік часу.
Виходячи із законодавства, кожен роботодавець повинен вести форму обліку часу, і не має значення, яка організаційно - правова форма підприємства.
Правила заповнення табеля обліку робочого часу
Щоб уникнути проблем з табелем обліку робочого часу слід уважно і правильно вести записи. Відповідальним за його ведення є співробітник бухгалтерії, якого за відповідним наказом призначає роботодавець.
- На титульному аркуші вказується повна назва підприємства, компанії або фірми. Вказується, коли завели документ і остаточну дату його закриття;
- Таблиця обліку часу і всі відомості про співробітників містяться на другій сторінці;
- Таблиця має стовпці, кількість яких дорівнює днях у місяці. Також в ній прописується порядковий номер і всі відомості про працівника - ПІБ, номер справи;
- Годинники, які були відпрацьовані, або загальна кількість днів відзначаються в осередках. Також вносяться записи про неробочі дні;
- Якщо трапляються інші різні обставини, тоді їх відзначають спеціальними кодами. Всі позначки і записи виконуються тільки якщо співробітник присутній або відсутній на робочому місці.
Людина, що відповідає за табель, контролює особисто все записи.
- Форма Т-12 має два розділи, в яких ведуться відомості про облік робочого часу і розрахунку з персоналом, відомості про виплати і штрафи;
- Супроводжується табель наявністю підписів від керівника і відповідального за табель;
- Табелі можуть заповнюватися в письмовому вигляді і електроном.
Умовні позначення в табелі обліку робочого часу
Якщо трапляються непередбачувані ситуації, тоді можливий варіант додаткових позначень, які встановлює керівник.
Простий може трапитися з безлічі причин. Він може залежати від працівника, начальства або ж бути непідвладним нікому.
Щоб були зроблені правильні виплати працівникові, слід правильно оформляти простий.
Правила щодо оформлення простою:
- Виплати не робляться, якщо в просте винен працівник;
- Простий часто оплачується в розмірі 2/3 від середньої заробітної плати, якщо процес був зірваний через роботодавця;
- Простий не залежить ні від кого, і, в цьому випадку, виплати також здійснюється працівнику.
На сьогоднішній день немає певного документа або форми, де б вносилися причини простою. Тому до наказу оформляється у вільній формі.
Також вказуються всі моменти, з якими пов'язаний простий, і після цього роблять висновки. Залежно від причин простою буде проведена оплата, або ж навпаки трапиться урізання заробітної плати працівника.
Простий в будь-який з компаній може займати різну кількість часу. Це може зайняти від декількох годин до місяця, а то і більше. У зв'язку з цим, щоб зарплата зберігалася і була виплачена, треба правильно записувати час простою.
Як заповнюється бланк простою?
Оскільки спеціального оформлення простою не існує, то акт заповнюється у вільній формі, наприклад:
Відкрите акціонерне товариство «КОЛОСОК»
У зв'язку з тим, що робота цехом № 2 не було виконане через зламаний токарного верстата
Зазначеній особі слід перебувати на робочому місці, поки не будуть з'ясовані всі обставини.
Особливості заповнення табеля робочого часу в окремих випадках
Існують різні випадки на виробництві, і, виходячи з них, заповнюється табель.
Кожен окремий випадок має свої позначки, які уважно вносяться в документ:
- Відрядження ще триває, а працівник приступив до роботи, і відпрацював весь день або деякі годинник. В табель вносяться коди, які позначають знаходження працівника на робочому місці і відрядження. Це код «К» і «Я». Проставляються години, які відпрацював працівник, наприклад «5». Разом з цим, йому треба буде здійснити оплату за день відрядження, відпрацьовані години або ж повний робочий день, а також добові, які покладаються за цей день;
- Додаткова робота. У табелі заводиться ще один рядок, в якій вказується код «С», а в основний «Я». Щоб не було плутанини між нормативною і понаднормової роботою, їх розділяють відпрацьованим часом «7» і «3» години;
- У вихідний день, співробітник повинен відправитися у відрядження. Якщо трапляється така ситуація, що начальство відправляє працівника у вихідний день у відрядження, тоді відповідно до законодавства йому буде нараховуватися заробітна плата в подвійному розмірі від середнього заробітку. В табель вносять коди «К» і «РВ»;
- Якщо співробітник йде на лікарняний, але при цьому продовжує працювати, тоді його праця повинна бути оплачена. Але слід зазначити, що роботодавець може не оплатити лікарняний, оскільки втраченого часу через хворобу не було. Відповідно в дні хвороби в табелі проставляють «Т», що означає непрацездатність працівника, а якщо людина виходить на роботу тоді проставляється код «Я»;
- Працівник проявляє бажання працювати під час відпустки, який пов'язаний з доглядом за дитиною. Ця ситуація цілком може нагадувати роботу під час відрядження. Виходячи з цього, в табелі також проставляються коди, що позначають роботу в денний час - «Я» і «ОЖ». Оплачуються працівнику зарплата тільки за фактично відпрацьовані години;
- День донора. Підприємство зобов'язане звільнити працівника в цей день, і при цьому зберегти його денний заробіток. Після такої процедури співробітнику надається вихідний день, який він може використовувати на свій розсуд: відразу, або додати до щорічної відпустки. У табелі ставлять позначку «Г», що позначає день здачі крові, і «ОВ» - вихідний додатковий день;
- Звільнення працівника. Співробітник звільнився в середині місяця, тоді в табелі, в осередках до кінця місяця, людині ставляться прочерки. Ніякі додаткові коди проставляються.
Хто веде табель робочого часу?
За правилами, на організаціях повинен бути співробітник з посадою табельщика, який відповідає за ведення цього документа.
Але, щоб не витрачатися додатково, керівництво зобов'язало вести табелі робочого часу бухгалтерів, працівників відділу кадрів.
При цьому цей обов'язок в обов'язковому порядку вказується в трудовому договорі. І за це відповідальна особа повинна отримувати додаткову заробітну плату.
Хто підписує табель робочого часу?
Даний документ повинен підписувати співробітник, якого призначили відповідальним за його ведення. В основному це працівник бухгалтерського відділу або ж звичайний кадровик.
Бувають випадки, коли компанія невелика, і штат компанії обмежений, тому підписувати табель, зазвичай, входить в обов'язки бухгалтера.
Отже, кожне підприємство зобов'язане вести табель обліку робочого часу.
Це треба для того, щоб:
- Заробітна плата вірно нараховувалася;
- Чи не виникало різної плутанини в відвідуванні роботи, і відсутності на роботі.
Для зручності заповнення створені спеціальні коди, якими відзначають різні робочі ситуації - явки, неявки, відпустки, прогули, відрядження і т. Д.
У випадках існування додаткових робочих моментів вводять спеціальні позначення - літерні або цифрові знаки.
Якщо підприємством не передбачена посада табельщика, тоді веденням табеля часто займається бухгалтер або кадровик. Також в їх обов'язки входить підписувати табель.
- Різних ситуацій, що трапилося під час робочого процесу, відповідає різне заповнення табеля.
- Табель робочого часу слід заповнювати уважно і правильно, щоб працівник не втратив свої робочі години, від кількості яких залежить розмір зарплати.
- Якщо трапляються простої, тоді відбувається перевірка, з чиєї вини це сталося, оформляється акт у довільній формі. Також обов'язково вносяться позначки в табель про годинник простою, щоб зберегти відомості, і правильно виконати нарахування по заробітній платі.
- У разі відсутності такого документа роботодавець може бути притягнутий до відповідальності, найчастіше, - адміністративної.
- Перевіряючі органи в будь-який момент можуть перевірити наявність табеля в компанії.
- Заповнюється табель відповідно до встановлених нормативів законодавства. У деяких випадках можливі додавання умовних знаків з боку керівника.
Отримайте безкоштовну консультацію прямо зараз
Читайте також
- Журнал реєстрації трудових договорів
- Оформлення відомості по зарплаті
- Журнал обліку вогнегасників
- Журнал з техніки безпеки
- Заповнення трудової книжки
- Особова картка працівника
- Лікарняний лист під час відпустки
- Розраховуємо середню заробітну плату
