створіть запит

Імпорт таблиці в додаток Microsoft Access

Створення простих запитів на вибірку

Запит на вибірку - це об'єкт бази даних, який служить для відображення даних в режимі таблиці (Режим таблиці. Подання, в якому дані з таблиці, форми, запиту, подання або збереженої процедури відображаються у форматі рядків і стовпців. В режимі таблиці підтримується зміна значень полів, додавання або видалення даних і пошук даних.). Запит може отримувати дані з однієї або декількох таблиць, з існуючих запитів або з комбінацій таблиць і запитів. Таблиці або запити, які використовуються для отримання даних, називаються джерелами записів.

Створення простих запитів на вибірку при використанні майстра і при роботі в режимі конструктора відбувається однаково. Для цього слід вибрати джерело записів і поля, які потрібно включити в запит. При необхідності можна задати умови для уточнення результатів запиту.

Після створення запиту на вибірку його слід виконати, щоб отримати результати. Щоб виконати запит, досить відкрити його в режимі таблиці. Згодом запит можна використовувати повторно в міру необхідності, наприклад в якості джерела записів для форми, звіту або іншого запиту.

Існує кілька типів запитів, кожен з яких призначений для певної мети. Наприклад, запит на вибірку служить для відображення даних або для створення нової таблиці. Повідомлення про порушення служить для зміни даних в джерелі даних. При запуску запиту з параметрами потрібно задати умови. У цьому розділі описані тільки запити на вибірку.

Загальні відомості про умови запиту

У наведених нижче таблицях містяться приклади умов і опис принципів їх дії.

Ця умова може бути застосовано до поля типу полю типу «Числовий», наприклад, до поля «Ціна» або «НаСкладе». При використанні цієї умови в результати запиту включаються тільки ті записи, в яких поле «Ціна» або «НаСкладе» містить значення більше 25 і менше 50.

DateDiff ( "yyyy", [ДатаРожденія], Date ())> 30

Ця умова може бути застосовано до полів типу «Дата / Час», наприклад, до поля «ДатаРожденія». В результати запиту включаються тільки ті записи, в яких кількість років, що минув з дати народження співробітника до поточної дати, перевищує 30.

Цю умову можна застосувати до поля будь-якого типу, щоб відобразити записи з нульовим значенням поля.

Як видно з наведених вище прикладів, умови можуть бути абсолютно різними в залежності від типу даних поля і вимог користувача. У простих умовах використовуються базові оператори та константи. У складних - функції, спеціальні оператори та посилання на поля.

У цьому розділі наводиться список деяких найбільш часто вживаних умов для типу даних. Якщо наведені приклади не відповідають вимогам, можливо доведеться скласти власні умови. Попередньо необхідно вивчити повний список функцій, операторів, спеціальних знаків і синтаксис виразів, що включають посилання на поля і текстові константи.

У цьому розділі пояснюється, як і де додавати умови. Щоб додати в запит умова, необхідно відкрити запит в режимі конструктора. Потім слід визначити поля, на які поширюється ця умова. Якщо в бланку запиту відсутня потрібне поле, його можна додати самостійно, перетягнувши його з вікна конструктора запитів або двічі клацнувши його. (При подвійному натисканні поле автоматично додається в наступний порожній стовпець сітки полів.) Нарешті, слід ввести тип умови в рядку Умови.

Умови, задані для різних полів в рядку умови. об'єднуються за допомогою оператора AND. Наприклад, умови, задані в полях «Місто» і «ДатаРожденія», інтерпретуються наступним чином:

Місто = "Чикаго" AND ДатаРожденія

Поля «Місто» і «ДатаРожденія» включають умови.

Цій умові будуть задовольняти тільки ті записи, в яких поле «Місто» приймає значення «Чикаго».

Цій умові будуть задовольняти тільки ті записи, в яких вік людини становить не менше 40 років.

В результат будуть включені тільки ті записи, які задовольняють обидві умови.

Як зробити, щоб виконувалося тільки одна умова? Іншими словами, як ввести взаємовиключні умови?

Якщо при наявності взаємовиключних умов або двох наборів незалежних умов потрібно, щоб виконувалося лише одна умова або набір умов, в бланку запиту слід використовувати такі рядки Умови та або.

Умова «Місто» зазначено в рядку «Умови».

Умова «ДатаРожденія» зазначено в рядку «або».

Умови, задані в рядках умови і чи. об'єднуються за допомогою оператора OR, як показано в прикладі:

Місто = "Чикаго" OR ДатаРожденія

Якщо потрібно задати кілька умов, слід використовувати такі рядки, розташовані під рядком або.

Перш ніж приступати до вивчення прикладів, зверніть увагу на наступне:

  • Якщо умова є тимчасовим або часто змінюється, можна не змінювати його, а фільтрувати результати запиту. Фільтр - це тимчасове умова, яке дозволяє змінити результати запиту без зміни його структури. Додаткові відомості про фільтри см. В статті Фільтр: обмеження кількості записів в поданні.
  • Якщо поля для умови не змінюються, але при цьому часто змінюються потрібні значення, можна створити запит з параметрами. В такому запиті користувачеві пропонується ввести значення поля, які потім використовуються для створення умови запиту. Додаткові відомості про параметричних запитах см. В статті Використання параметрів в запитах і звітах.

Нижче наведені приклади використання поля «Країна» в запиті, сформованому на основі таблиці відомостей про контакти. Умова задається в рядку Умова для даного поля в бланку запиту.

Записи, в яких дата операції вказана.

Умови для інших полів

Поле типу «Логічний» У рядок Умови введіть значення Так. щоб включити в результати записи, для яких встановлено відповідний прапорець. Введіть значення Немає. щоб включити в результати записи зі знятим прапорцем.

Вкладення У рядок Умови введіть значення Is Null. щоб включити в результати записи без вкладень. Введіть термін Is Not Null. щоб включити в результати записи з вкладеннями.

Поля підстановок Існують два типи полів підстановок: поля, значення для яких витягуються з існуючого джерела даних (за допомогою зовнішнього ключа), і поля, які сформовані на основі списку значень, заданого при створенні поля підстановок.

Поля підстановок останнього типу є текстовими; до них можна застосовувати ті ж умови, що й до інших текстових полів.

Умови для поля підстановок, який сформований на основі значень з існуючого джерела даних, залежать від типу даних зовнішнього ключа, а не від типу шуканих даних. Припустимо, що поле підстановок служить для відображення імені співробітника; при цьому зовнішній ключ має тип даних «Числовий». Оскільки в цьому полі зберігаються числа, а не текст, для нього слід використовувати умови, застосовні до чисел, т. Е.> 2.

  1. Знайдіть вихідну таблицю в області переходів.
  2. Відкрийте таблицю в режимі конструктора, виконавши одну з таких дій.
    • Виділіть таблицю і натисніть сполучення клавіш CTRL + ENTER
    • Клацніть таблицю правою кнопкою миші і виберіть пункт Конструктор.
  3. Типи даних для кожного поля перераховані в стовпці Тип даних бланка таблиці.
  1. Створіть запит, який містить поле, що допускає кілька значень, і відкрийте його в режимі конструктора.
  2. Розгорніть поле, одночасно допускає кілька значень, клацнувши знак «плюс» (+) поруч з ним. Якщо поле розгорнуто, поруч з ним відображається знак «мінус» (-). Безпосередньо під ім'ям поля буде відображено поле з окремим значенням. Ім'я цього поля збігається з ім'ям поля, допускає кілька значень, але до нього додано рядок .Value.
  3. Перетягніть поле, одночасно допускає кілька значень, і поле з окремим значенням в різні стовпці бланка запиту. Якщо в результати потрібно включити все поле, що допускає кілька значень, зніміть прапорець Показати для поля з окремим значенням.
  4. У рядку Умови для поля з окремим значенням введіть умова, що відповідає типу даних цього значення.
  5. Кожне значення поля, що допускає кілька значень, буде порівнюватися з заданим умовою. Наприклад, припустимо, що в поле, одночасно допускає кілька значень, зберігається список чисел. Якщо задана умова> 5 AND <3. ему соответствуют все записи, в которых хотя бы одно значение больше 5 и хотя бы одно значение меньше 3.

Мета цієї вправи - створити запит на вибірку «Контакти в Твері». Для цього можна використовувати або режим конструктора, або майстер. Крім того, якщо користувач знайомий з створенням інструкцій SQL (Інструкція (рядок) SQL. Вираз, що визначає команду SQL, наприклад SELECT, UPDATE або DELETE, і у тому числі пропозиції, наприклад WHERE або ORDER BY. Інструкції / рядки SQL зазвичай використовуються в запитах і в агрегатних функціях.), можна створити запит в режимі SQL за допомогою інструкції SELECT.

Для початку роботи необхідно мати таблицю, яка містить інформацію. Приклад інформації наведено в наступній HTML-таблиці.

Введення зразка даних вручну

Примітка. Цей крок слід виконувати не при відкритті нової пустої бази даних, але при додаванні таблиці в базу даних.

  1. Двічі клацніть першу клітинку в рядку заголовка і введіть ім'я поля зі зразка таблиці.

За замовчуванням додаток Access позначає порожні поля в рядку заголовка текстом Додати поле. наприклад:

  1. Використовуючи клавіші зі стрілками, перейдіть до наступної порожній клітинці заголовка і введіть ім'я другого поля (також можна натиснути клавішу TAB або двічі клацнути новий осередок). Повторюйте цю процедуру для введення всіх імен полів.
  2. Введіть дані в таблицю прикладу.
  1. Після завершення введення даних, натисніть кнопку Зберегти.

Клавіші швидкого доступу Натисніть клавіші CTRL + S.

З'явиться діалогове вікно Зберегти як.

Скопіюйте таблицю в програму електронних таблиць, а потім імпортуйте її в додаток Access.

  1. Запустіть програму електронних таблиць і створіть новий порожній файл. Якщо використовується додаток Excel, то нова книга буде створена за замовчуванням.
  2. Скопіюйте представлену в попередньому розділі таблицю прикладу і вставте її в перший осередок першого аркуша.
  3. Дотримуючись інструкцій програми електронних таблиць, надайте листу ім'я «Клієнти».
  4. Збережіть файл таблиці в зручному місці і переходите до наступного кроку.
  1. У новому або існуючому базі даних виконайте наступні дії.

На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт виберіть команду Excel.

Клацніть пункт Додаткові параметри. а потім виберіть зі списку програму електронних таблиць.

З'явиться діалогове вікно Зовнішні дані - Ім'я програми Електронна таблиця.

  1. Натисніть кнопку Огляд. відкрийте файл таблиці, створений в попередніх кроках, а потім натисніть кнопку ОК.

Відкриється вікно майстра імпорту електронних таблиць.

  1. За замовчуванням майстер вибирає перший лист в книзі (в розглянутому прикладі - лист «Клієнти»), і дані з цього листа з'являються в нижній частині сторінки майстра. Натисніть кнопку "Далі .
  2. На наступній сторінці майстра виберіть пункт Перший рядок містить назви стовпців. а потім натисніть кнопку Далі.
  3. На наступній сторінці майстра користувачеві буде запропоновано змінити імена полів і типи даних, щоб виключити поля з імпорту за допомогою текстових полів і списків в розділі Опис поля. Для даного прикладу цього не потрібно. Натисніть кнопку "Далі .
  4. На наступній сторінці майстра в поле Опис поля виберіть варіант Так (Збіги не допускаються) зі списку Індексовані поле і Довге ціле зі списку Тип даних. Щоб продовжити, натисніть кнопку Далі.
  5. На наступній сторінці майстра виберіть елемент Визначити ключ. виберіть зі списку значення КодКліента. а потім натисніть кнопку Далі.
  6. За замовчуванням в додатку Access до нової таблиці застосовується ім'я листа. Переконайтеся в тому, що таблиця називається «Клієнти». а потім натисніть кнопку Готово.
  7. На останній сторінці майстра можна зберегти процедуру імпорту для подальшого використання. Так як виконується імпорт таблиці прикладу, зберігати процедуру імпорту не рекомендується.

У додатку Access всі записи про контакти будуть відображені в режимі таблиці. В результати включаються всі записи, але при цьому відображаються лише чотири поля, зазначені в запиті.

Огляд вихідної інструкції SQL

Натисніть кнопку Режим SQL в рядку стану програми Access або клацніть правою кнопкою миші ярлик об'єкта запиту, а потім виберіть команду Режим SQL. У додатку Access запит відкривається в режимі SQL і відображає наступні дані:

SELECT Customers. [Contact], Customers. [Address], Customers. [Phone], Customers. [City] FROM Customers;

Як видно з прикладу, SQL-запит складається з двох основних частин: оператора SELECT, яке перераховує все поля, включені в запит, і оператора FROM, яке перераховує таблиці, що містять ці поля.

Примітка. Якщо поля додавалися в порядку, відмінному від описаного на попередньому кроці, це буде відображено в операторі SELECT.

  1. Закрийте запит. Зверніть увагу на те, що він зберігається автоматично.

Додавання умов в запит

Щоб обмежити результати запиту певними записами, можна задати одне або кілька умов.

Критерій запиту можна використовувати в якості умови для поля. В умови вказуються значення поля, які потрібно включити в запит, наприклад «відображати тільки записи, в яких поле« Місто »має значення« Твер »».

Примітка. Умова Is Not Null AND <>"" Є істинним, якщо поле містить будь-яке відоме не порожнє значення. Умова є хибним, якщо поле не містить відомого значення (Null) або значення свідомо порожнє ( ""). Цим виразом можна перевіряти поле на наявність відомої не порожнього значення.

Натисніть кнопку Режим SQL в рядку стану програми Access або клацніть правою кнопкою миші ярлик документа запиту, а потім виберіть команду Режим SQL. У додатку Access відображається наступний SQL-код:

SELECT Customers. [Contact], Customers. [Address], Customers. [Phone], Customers. [City] FROM CustomersWHERE (((Customers. [Address]) Is Not Null And (Customer. [Address])<>"") AND ((Customer. [Phone]) Is Not Null And (Customer. [Phone])<>"") AND ((Customer. [City]) = "london"));

Зверніть увагу на те, що тепер SQL-вираз містить оператор WHERE. Зазначені для полів запиту умови в SQL відображаються в операторі WHERE. В даному випадку вони пов'язані оператором AND.

Що необхідно зробити, щоб умови не об'єднувалися оператором AND? Іншими словами, що слід зробити, щоб повертаються записи задовольняли одному з умов або обом?

Схожі статті