У даній статті буде коротко викладено процес створення, збереження і відкриття документа.
створення документа
- Клацніть «Файл» - «Створити» і виберіть тип документа (стандартний документ або один з шаблонів). або натисніть
- Натисніть «ОК».
Основні шаблони
В області основних шаблонів представлені п'ять зразків.
Малюнок 1. Створення нового документа, доступні шаблони.
Новий документ - сенс випливає з назви, але як не дивно це звучить, це теж шаблон, який зберігається в файлі під назвою NORMAL.DOT. Це шаблон документа за замовчуванням, до якого не застосовувалися додаткове редагування та налаштування.
Запис блогу - за допомогою цього шаблону, ви можете швидко і ефективно створювати нові записи блогів.
Після подвійного клацання відкриється нове вікно, де будуть доступні лише три вкладки - «Вставка», «Запис блогу» і «Файл». Проте, набору цих інструментів цілком достатньо для успішного оформлення блогів.
Малюнок 2. Запис блогу.
Останні шаблони - недавно використовувалися шаблони. Список зручний при роботі з часто використовуваних набором шаблонів. Клацніть «Файл», потім «Відомості» і виберіть потрібний шаблон.
Малюнок 3. Останні шаблони.
Малюнок 4. Зразки шаблонів.
Мої шаблони - набір створених вами шаблонів. Якщо ви ще не створили шаблон, то після клацання по кнопці «Мої шаблони» з'явиться вікно «Створити». Виберіть, що хочете створити - документ або шаблон (в будь-якому випадку ви можете використовувати будь-який документ як шаблон), потім внесіть відповідні зміни в документ і збережіть його.
З існуючого документа - завантажує документ на ваш вибір, з відповідними настройками форматування, що зручно використовувати при роботі з одним і тим же типом документів. Так вам не потрібно буде постійно форматувати документ, оскільки ці настройки вже задані в відкривається документі.
Відкрийте шуканий документ і видаліть непотрібні в новому документі дані (
додаткові шаблони
Малюнок 5. Додаткові шаблони Office.com.
Зауважте, що ви можете редагувати шаблон на свій розсуд, тобто змінювати практично всі. Важливо пам'ятати призначення шаблону - це готова конструкція документа, в який користувач потім вносить свої корективи, економлячи час на введенні стилів, форматуванні і створенні зображень.
збереження документа
Після створення документа необхідно його зберегти, і робити це бажано кожні 10 хвилин роботи, щоб уникнути втрати даних через різних непередбачених ситуацій (виключення світла, перепад напруги в мережі). Для цього потрібно скористатися функцією автозбереження - клацніть «Файл» - «Параметри» - «Збереження».
Поставте прапорець у «Автозбереження кожні ... хвилин» і виставте тривалість тимчасового інтервалу. Рекомендується значення в 10-15 хвилин. Також поставте прапорець в області «Зберігати останню автоматичне збереження версію файлу при закритті без збереження», це дозволить зберегти внесені зміни в документ, в разі якщо ви забули його зберегти перед закриттям.
Зберігати документ можна чотирма різними способами.
- У вікні відкритого документа клацніть на кнопці «Зберегти» на панелі швидкого доступу.
- Вкладка «Файл» - «Зберегти».
- Вкладка «Файл» - «Зберегти як».
.
Ви також можете вивести додаткові кнопки команд на стрічку і панель швидкого доступу, і використовувати їх для збереження документа.
Задавайте ім'я документу відповідне тематиці, так вам буде простіше його запам'ятати і відшукати (якщо забудете куди зберегли). Ім'я документа може бути довжиною до 255 символів і не містити символів # 92; <> *. "/;. |. За замовчуванням документ зберігається в папці «Мої документи». Рекомендується уважно вибирати місце збереження файлу. Не полінуйтеся створити пару зайвих папок - в результаті вам буде набагато легше знаходити свої файли. У той же час ви можете використовувати функцію пошуку.
Ви можете використовувати шаблон не по смисловому призначенню. Так з шаблону «Календар» можна зробити розклад в довгостроковій перспективі, а з шаблону «Звіт» - чудове резюме.
Збереження документа, створеного в попередніх версіях Word
відкриття документа
Для відкриття збереженого документа:
- комбінація клавіш
- Панель швидкого доступу - прапорець на «Відкрити» - клацаємо кнопку «Відкрити».
- Вкладка «Файл» - «Відкрити».
Малюнок 8. Відкриття документа з використанням панелі швидкого доступу.
Вікно відкриття документа надає ще ряд можливостей. В області «Сервіс» ви можете вибрати мережевий диск, на якому розташований шуканий документ. Ви можете вибрати формат документа, що відкривається. Це дозволить знайти документ швидше, так як будуть відображатися файли тільки цього типу. А область вибору режиму відкриття документа дозволить відкрити документ одним з семи способів.
Малюнок 9. Відкриття документа з різними умовами.
Нещодавно використані документи
Щоб відкрити документи, з якими ви недавно працювали, зробіть наступне:
- Клацніть «Файл» - «Відкрити останній», потім клацніть на шуканому файлі.
- Клацніть «Файл» - «Відкрити» - «Нещодавно змінені».
- Послідовно натисніть Alt, A, G і потім за списком 1,2 або 3 - відкриється відповідний документ. Одиниця означає документ використовувався останнім, двійка - попередній і т.д.
Налаштування списку останніх документів
Щоб налаштувати список останніх документів, зробіть наступне:
- Клацніть «Файл» - «Параметри» - «Додатково».
- У розділі «Екран» задайте «Число останніх використалися».
Максимум може бути представлено 50 документів.
Налаштування відображення відкритих вікон на панелі завдань
Ви можете звільнити панель задач, відключивши відображення всіх відкритих документів Word.
- Клацніть «Файл» - «Параметри» - «Додатково».
- У розділі «Екран» поставте або зніміть прапорець «Показувати всі вікна на панелі завдань».
висновок
У даній роботі розглянуті основи роботи зі створенням, збереженням і відкриттям документів, а також наводяться різні способи виконання цих завдань. Також коротко розглянуті можливості створення документів з використанням різних шаблонів. Розкрито питання збереження файлів в різних форматах Word, перетворення файлів з старших форматів в сучасні, а також настройка списку останніх документів і відображення вікон на панелі завдань.