Особливості оформлення та легалізації документів
Під легалізацією розуміється вчинення ряду законодавчо визначених формальних процедур для надання документу юридичної сили на території іншої держави.
Що таке легалізація документів?
Всякий раз, коли в цілях дотримання різних адміністративних процедур, судових рішень, підтвердження яких-небудь фактів необхідно представити будь-який офіційний документ, виданий державними органами однієї країни, до державних органів іншої країни, такий документ необхідно легалізувати. Фактично вищесказане означає, що офіційний документ, виданий, наприклад, в Російській Федерації, має юридичну силу тільки на території Росії і тільки там його можна повноцінно використовувати, але для його надання офіційним органам іншої країни буде потрібно легалізація. Винятки становлять ті юрисдикції, з якими Росія підписала двосторонні угоди про взаємне визнання офіційних документів.
Угода про визнання та еквівалентність документів
Такі угоди існує, наприклад, між Росією і більшістю держав СНД (Азербайджан, Вірменія, Білорусь, Казахстан, Молдова, Туркменістан, Таджикистан, Узбекистан, Україна), а також між Росією і наступними країнами Албанія, Алжир, Болгарія, Боснія і Герцеговина, Угорщина , В'єтнам, Грузія, Іспанія (АЛЕ! тільки щодо документів, виданих органами ЗАГС), Кіпр, КНДР, Куба, Латвія, Литва, Македонія, Монголія, Панама, Польща, Румунія, Словенія, Туніс, Хорватія, Чехія, Естонія, Сербія , Чорногорія. В цьому випадку для повноцінного використання російських документів в зазначених країнах досить, щоб документ був переведений на мову цієї конкретної країни і виконаний переклад нотаріально завірений державним нотаріусом Російської Федерації.
Алгоритм оформлення легалізації
Слід пам'ятати, що легалізація документа завжди здійснюється на території тієї країни, в якій він був виданий і / або оформлений. Дії по легалізації документів можна описати у вигляді наступного алгоритму:
1. Призначений чи документ для використання на території іншої держави?
2. Якщо ТАК, то чи потрібно його легалізація?
- Підказка. Якщо між Україною і Російською Федерацією і країною призначення пописано двосторонню угоду про правову допомогу і визнання документів, то легалізація не потрібна.
3. Якщо документ підлягає легалізації, то чи є країна призначення учасницею Гаазької конвенції?
- Якщо ТАК, то досить проставити на документі штамп Апостиль.
- Якщо НІ, то потрібна повна консульська легалізація документа.
Коли легалізація не потрібна?
Отже, якщо підводити підсумок, то легалізація іноземного документа, який треба представити в іншій країні потрібно практично завжди, за винятком лише трьох випадків:
- якщо установа / організація, в яку подається документ, не вимагають його легалізації; АЛЕ. Тут потрібно бути гранично обережним і уважним і краще зайвий раз себе перевірити ще раз. Тому що помилка з боку чиновників в цьому випадку може бути чревата для Вас згодом дуже неприємними обставинами, коли зацікавлена сторона в разі, коли легалізація все-таки була необхідна, визнає документ і виникли на підставі його юридичні наслідки недійсними. У підсумку, навіть якщо Ваш правовий статус і буде відновлений, то на це піде дуже багато часу і грошей. Тому не покладайтеся ніколи на чиюсь одна думка. Завжди отримуйте інформацію з кількох джерел!
- якщо між країною, що видала документ і державою, на території якого ви плануєте використовувати цей документ, укладений двосторонній договір, який скасовує вимогу легалізації (як правило, це двосторонні угоди про правову допомогу і взаємне визнання документів);
- якщо легалізація документа не потрібна через характер самого документа (його виду / типу).
У всіх інших випадках легалізація іноземного документа на території іншої країни обов'язкове.