Композиція ділового листа зазвичай трехчастна. Перша частина вступна (зачин), друга частина основна, інформативна, третя частина заключна, резюмує інформацію і містить побажання подальшої співпраці.
Всі мовні дії в діловому спілкуванні можна розділити на прохання, повідомлення, пропозиції і підтвердження. Структура листа може виглядати наступним чином:
Просимо.
Також просимо.
А також просимо.
Повідомляємо.
Одночасно повідомляємо.
Виділення кожного мовного дії в самостійний аспект необхідно тому, що по кожній прохання, за кожною пропозицією приймається самостійне рішення.
Багатоаспектне лист - це послідовно повторювані змістовні аспекти, синтаксично оформлені у вигляді абзаців.
Для зв'язку аспектів і змістовних фрагментів одноаспектному листів використовуються стандартні вирази:
По перше. Насамперед.
По-друге. Потім.
По-третє. На закінчення.
Переходячи до наступного питання.
Що стосується питання про.
Враховуючи все вищесказане.
Виходячи з вищесказаного.
У зв'язку з необхідністю повернутися до питання про.
Підводячи підсумки, слід зазначити.
На закінчення висловлюємо надію на.
На закінчення хочемо нагадати Вам про.
Стандартні вирази ділової переписки
Першою частиною будь-якого листа (аспекту) є мотивація, що пояснює спонукальні мотиви, причини складання тексту.
Вказівка на мету
У целяx якнайшвидшого вирішення питання.
З метою виконання розпорядження.
Для узгодження спірних питань.
Для узгодження питань участі.
Для найповнішого висвітлення діяльності Вашої oрганізаціі в ЗМІ.
Для вирішення спірних питань.
З метою безпеки проходження вантажу.
У відповідь на Ваш запит.
Щоб уникнути конфліктних ситуацій.
Всі перераховані вирази необхідно використовувати з урахуванням контексту і мовної ситуації.
Стандартні фрази випереджають основну інформацію, виражену дієслівної конструкцією, і відповідають стандартним мовним ситуацій:
етикетні ритуали: дякую, висловлюю надію, висловлюємо подяку, бажаємо успіхів, приносимо вибачення, висловлюємо співчуття;
повідомлення: повідомляємо, ставимо Вас до відома, сповіщаємо, повідомляємо;
підтвердження, заяви: підтверджуємо, запевняємо, заявляємо, оголошуємо;
вимоги, прохання: наказую, постановляю, наполягаємо, прошу, звертаємося до Вас з проханням;
обіцянки: гарантуємо, запевняємо, зобов'язуємося;
нагадування: нагадуємо;
пропозиції: пропонуємо.
Співпраця найчастіше буває плідним, взаємовигідним, діяльність - успішною, внесок - значним, позиції - конструктивними (міцними), доводи - вагомими, необхідність - нагальною, спектр (послуг) - широким, знижки - значними / незначними, пропозиція - конструктивним, розбіжності - істотними / несуттєвими, рентабельність - високою / низькою, розрахунки - попередніми або остаточними і т. п.