В CRM програмі "Клієнтська база" є можливість створення шаблонів у форматі ODT, DocX. Формат ODT це основний тип документів програми Open office.
Таким чином з'явилася можливість використовувати багатий можливостями документ, в якому можна легко налаштувати необхідний вид документа, або просто взяти вже готовий документ, без втрати якості документа.
Використання даних з таблиць відбувається з використанням внутрішніх змінних документа.
Важливо: Шаблон ODT не може бути сформований за кількома записами.
У разі використання формату odt вам необхідно виконати наступну послідовність дій.
1. Підготуйте документ в форматі odt який ви хотіли б використовувати в якості шаблону, наприклад в разі використання шаблон договору, підійде ваш поточний договір, який ви роздруковуєте клієнтам.
2. Перейдіть в налаштування потрібної таблиці і виберіть вкладку "шаблони друку". Якщо в цій таблиці вже були створені шаблони, то ви побачите список. Для того щоб створити новий шаблон друку, натисніть на кнопку «Додати шаблон». Після цього у вікні буде відображена форма додавання шаблону. В якості типу шаблону виберіть формат odt (OpenOffice), а потім введіть ім'я.
3. У графі «Завантажити файл», натисніть на кнопку «Виберіть файл» і в діалоговому вікні виберіть підготовлений файл. Потім натисніть на кнопку «Завантажити». Після цього буде відображено наступне вікно:
Таким чином при завантаженні файлу сталося автоматичне збереження шаблону і відкрився режим редагування.
4. За посиланням "Завантажити файл" скачайте "файл шаблону". Ви отримаєте ваш вихідний документ, в якому будуть заповнені змінні.
5. Відкрийте отриманий шаблон в OpenOffice. Натисніть CTRL-F2, для виклику діалогу "Поля". Виберіть вкладку "Змінні", поле користувача. Виберіть необхідну змінну, натисніть вставити.
6. Після вставки необхідних змінних збережіть документ. Збережено документ знову збережіть в шаблоні.
7. Відкрийте таблицю і виконайте друк з новим шаблоном. Змінні повинні бути замінені відповідними значеннями.
Також зручно редагувати деталі шаблону, коли в документі ви бачите не імена змінних, а їх безпосередні значення. У цьому випадку просто виконайте друк договору клієнта. Відкрийте його знову в OpenOffice відредагуйте документ і завантажте змінений документ в шаблон.
Буває необхідно обчислити деякі значення, які можна було б використовувати в шаблоні, для цього введено розділ "Обчислювані змінні" в режимі редагування шаблону. В поле обчислення необхідно вписати необхідний php код.
Обчислення значення буде вставлено в змінну в шаблон документа. Ви можете також вписувати константи в даному випадку не потрібно писати return, наприклад:
Для швидкого відображення результату обчислення змінної натисніть на зелений значок. В даному випадку не потрібно натискати зберегти, щоб побачити результати обчислень.
Важливо: Додавати обчислювані змінні можуть тільки користувачі з правами адміністратора.
Дуже часто в шаблонах друку виникає необхідність виведення числової інформації в буквеному варіанті (прописом). В такому випадку слід скористатися таким рішенням
1. Додає обчислюється змінну
2. Вносимо Ім'я змінної, а в поле "Обчислення" включаємо наступний код
$ Cur_rec = data_table ( "Ваша таблиця", "id =");
return num2str ($ cur_rec [ 'Ваше поле з числом'], "", "", 0);
Замість "Ваша таблиця" і "Ваше поле з числом" поставте відповідне значення.
3. Зберігаємо і вставляємо ім'я змінної в потрібне місце шаблону друку.