Розрахунки з підзвітними особами, 1с бухгалтерія

Видача грошових коштів підзвітним особам може здійснюватися готівковим або безготівковим способом. Видача готівкових грошових коштів оформляється за допомогою документа «Видатковий касовий ордер». Даний документ доступний в програмі «1С: Бухгалтерія підприємства» з меню «Каса». Видача коштів з одного рахунку - за допомогою документа «Списання з розрахункового рахунку».

Видача грошових коштів підзвітним особам може здійснюватися готівковим або безготівковим способом.

Видача готівкових грошових коштів

Видача готівкових грошових коштів підзвітним особам оформлюється за допомогою документа «Видатковий касовий ордер». Даний документ доступний з меню «Каса».

Також «Видатковий касовий ордер» можна зайти в закладці «Каса» панелі функцій програми.

Для того щоб видати з каси грошові кошти підзвітній особі, слід використовувати вид операції документа «Видача підзвітній особі».
Для того щоб видача грошових коштів провелась коректно, слід вказати підзвітну суму і підзвітна особа. Підзвітна сума вводиться користувачем вручну, а підзвітна особа вибирається з довідника «Фізичні особи».
На закладці «Друк» знаходяться реквізити, необхідні для друкованої форми видаткового касового ордера.
«Видати:» - копіює рядок «Підзвітна особа»;
«Підстава», «Додаток» - заповнюється користувачем вручну
«По:» - копіює відомості про документ, що посвідчує особу підзвітної особи »з картки фізичної особи.
Після проведення документа зменшується залишок грошових коштів в касі і збільшується заборгованість перед фізичною особою, яка одержала підзвітну суму.

Видача безготівкових грошових коштів

Видача безготівкових грошових коштів оформляється за допомогою документа «Списання з розрахункового рахунку». Даний документ доступний з меню «Банк» і знаходиться в журналі «Банківські виписки».
Також журнал «Банківські виписки» можна знайти в закладці «Банк» панелі функцій програми.
Для того щоб видати безготівкові грошові кошти підзвітній особі, слід використовувати вид операції «Перерахування підзвітній особі».
Для того щоб операція перерахування грошових коштів пройшла коректно, потрібно правильно заповнити такі обов'язкові реквізити документа "Списання з розрахункового рахунку»:

1. Сума - сума грошових коштів, що перераховується підзвітній особі.
   
2. Підзвітна особа - працівник, якому перераховується підзвітна сума. Цей реквізит вибирається з довідника «Фізичні особи».
   
3. Одержувач - співробітник, якому перераховується підзвітна сума. Цей реквізит вибирається з довідника «Контрагенти».
   
4. Рахунок одержувача - рахунок, на який буде перераховано підзвітна сума. Інформація про рахунок доступна з картки контрагента в закладці «Рахунки і договори».
   
5. Призначення платежу - заповнюється користувачем вручну.

Після проведення документ зменшує залишок грошових коштів на розрахунковому рахунку, а також збільшує заборгованість підзвітної особи.

Заборгованість підзвітних осіб

Оформлення авансового звіту

Авансовий звіт оформляється для того, щоб закрити заборгованість підзвітної особи, т. Е. Відбити витрата виданих йому грошових коштів на потреби підприємства.
Документ «Авансовий звіт» доступний з меню «Каса».

Також даний документ можна знайти в закладці «Каса» панелі функцій програми.

Для того щоб документ «Авансовий звіт» провели коректно, слід правильно заповнювати такі обов'язкові реквізити документа:

1. Фізична особа - вибирається з довідника «Фізичні особи» і відповідає співробітнику, який звітує за отриману суму
2. 2. Таблична частина «Аванси»: Необхідно вибрати документ, за яким було отримано аванс. Після вибору документа прописується «Сума авансу», «Валюта», «Видано» і «Витрачено». Значення витраченої суми можна змінювати вручну.
   
3. Табличні частини «Товари», «Оплата» і «Інше» передбачені для оформлення витрат підзвітної особи. Підзвітна особа може витратити видані йому грошові кошти на придбання товарно-матеріальних цінностей, оплату послуг сторонніх організацій і т. Д.
   

Після проведення даного документа зменшується заборгованість підзвітної особи.

Оформлення перевитрати коштів

Найчастіше буває ситуація, коли підзвітній особі не вистачає виданих йому грошових коштів для того, щоб оплатити витрати за потребами документа. В цьому випадку підзвітна особа вимушена використовувати власні кошти, які підприємство зобов'язане йому повернути.

Сума перевитрати також відбивається в оборотно-сальдової відомості.
Повернення коштів, витрачених понад виданих, проводиться документами «Видатковий касовий ордер» або «Списання з розрахункового рахунку» за тією ж технологією, що і видача грошових коштів підзвітній особі.

Оформлення залишку грошових коштів

Також може виникнути ситуація, при якій видані кошти витрачаються не повністю. В цьому випадку у підзвітної особи залишається частина підзвітної суми, яку співробітник повинен повернути підприємству.

Заборгованість підзвітної особи також можна бачити в оборотно-сальдової відомості.
Як правило, повернення залишку авансу відображається документом «Прибутковий касовий ордер». Даний документ доступний з меню «Каса».
Також даний документ можна знайти в закладці «Каса» панелі функцій програми.
Для повернення залишку підзвітних сум слід використовувати вид операції документа «Повернення від підзвітної особи».
Для коректного проведення даного документа необхідно правильно заповнити такі реквізити:
1. Сума - сума залишку підзвітних коштів, яка вноситься до каси (заповнюється користувачем вручну).
2. Підзвітна особа - співробітник, який повертає залишок підзвітної суми (вибирається користувачем з довідника «Фізичні особи»).
Закладка «Друк» призначена для коректного формування друкованої форми даного документа.
«Прийнято від» копіюється з рядка «Підзвітна особа».
«Підстава» і «Додаток» заповнюються користувачем вручну.
Після проведення документа зменшується заборгованість підзвітної особи, а також збільшується залишок по касі. Динаміку заборгованості підзвітної особи можна простежувати в звіті «Оборотно-сальдова відомість по рахунку 71».