Перед оголошенням тендеру необхідно ще раз задуматися, наскільки це необхідно. Робота з тендерами потрібно в разі простою персоналу і обладнання. Відділ продажів повинен мати багато вільного часу, але разом з тим мати можливість виконувати свої основні завдання.
Як почати?
Коли тендерна робота має періодичний характер, то і результати будуть не зовсім очікувані. Чим частіше компанія братиме участь у тендері, тим менше часу буде йти на підготовку, так як з'явиться стандартний пакет пропозицій. В цьому випадку якість почне підвищуватися, як і число перемог.
Щоб досягти бажаного положення на ринку, починати навчання для роботи з тендерами, необхідно з малих замовлень і клієнтів, які не становлять особливої важливості. Керівник підприємства не повинен сильно відволікатися на продажу. Для цього попередньо слід підготувати одного або групу осіб, які зможуть самостійно брати участь у тендері від імені фірми.
Тому, наші партнери по тендерному навчання, які є одними з кращих тренерів в цій ніші, спеціально для наших читачів підготували безкоштовний вебінар на тему "7 простих стратегій як вигравати кожен 4-й тендер за максимальною ціною". Тисни на посилання і почни навчання по тендерним продажу.
Функції тендерного відділу
Для створення тендерного відділу вибирають співробітників, які вміють спілкуватися, мають представницьку зовнішність і не допускають в роботі дрібних помилок. Вони повинні неодноразово пройти шлях створення тендерної пропозиції та участі в торгах.
На початковому етапі тендерний відділ повинен підготувати план роботи компанії, який буде відображати підготовчий і основний процес участі в тендері. Перед подачею заявки на участь керівництво компанії має проконтролювати виконання даного плану.
При роботі з тендером можуть виникнути діалоги, переговори, презентації. У цьому випадку представник підприємства повинен отримати чіткі вказівки по їх веденню і рамкам своїх повноважень. Йому необхідно знати, до якої межі можна знижувати ціну, коригувати терміни і як реагувати на прохання про «відкат».
Як себе вести при роботі з тендером?
Протягом всього процесу проведення торгів необхідно запам'ятатися організаторам. Тут велике значення має особиста зустріч з ними, під час якої слід постаратися в природній формі викликати до себе симпатію і повагу. Можна також постаратися знайти спільну мову з секретарем та іншими представниками замовника.
Перш за все, необхідно з'ясувати інформацію, що стосується фірми, яка оголосила тендер:
- терміни прийому заявок і дату оголошення результатів;
- які компанії раніше і з якої причини уклали договір на поставку з даним підприємством;
- наскільки важливий критерій ціни;
- основні вимоги до пропозицій.
Крім цього, варто подбати і про особисті інтереси продавця:
- з'ясувати імена контактних осіб;
- дізнатися дні народження представників компанії та інші важливі для них дати;
- контактну інформацію продавця і осіб, що приймають рішення.
Коли з'ясовується, що тендера не передбачає відкритого спілкування, і питання приймаються тільки в письмовому вигляді, то необхідно бути максимально пильним. Адже це може означати нечесний тендер - робота щодо участі в таких торгах вже не має сенсу, так як відомий переможець, а всі інші лише частину необхідної масовки.
Завдання тендерної роботи
Під час проведення роботи з тендером, фірма-учасник з'ясовує свої можливості і конкурентоспроможність. Виявлення слабких місць показує, з чим ще необхідно додатково працювати. Неодноразове участь дозволяє стандартизувати документи і процес участі.
Основними завданнями тендеру є необхідність запам'ятатися, придбати нові зв'язки і знайомства для можливої співпраці. А перемога в торгах - це головна мета, досягнувши якої, компанія отримує прибуток, нове обладнання, кваліфікованих співробітників.
Як працювати з тендерною документацією?
Робота по тендерам передбачає підготовку необхідних паперів для участі в торгах, які слід повністю підготувати за три дні до дати подачі заявок на участь. За цей час всі документи перевіряються ще раз тендерним відділом, вносяться поправки і зміни відповідно до вимог фірми-замовника. Після доведення їх до досконалості керівник компанії переглядає папери особисто і запевняє.
При можливості, краще показати підготовлений пакет документів в неофіційній формі кому-небудь з представників замовника. Таким чином, можна отримати цінні поради щодо правильності заповнення та обов'язкових поправок.
Кожен з документів повинен бути оформлений правильно і акуратно. Презентабельний зовнішній вигляд, наявність логотипів і контактної інформації компанії-учасника дозволить мати деяку перевагу - педантичність в дрібницях цінується. Детальніше про те, як правильно виконати підготовку документів для участі в тендерах можна дізнатися тут.
цінові критерії
Запропонована ціна може залежати від декількох факторів і призначатися, виходячи з цілей учасника:
Як готується і які умови обумовлює тендерна документація
- необхідність уникнути простою обладнання і співробітників;
- бажання отримати прибуток;
- отримати зв'язку та рекомендації клієнта.
У будь-якому варіанті можуть бути «підводні камені», які слід враховувати і намагатися їх уникати:
- якщо приймається рішення ставити ціни нижче звичайних, з'являється ймовірність, що про це дізнаються нинішні клієнти компанії;
- тендер, як правило, проводиться в кілька етапів, тому існує ймовірність закладання відсотка для торгу, але при занадто завищеною ціною другого шансу може не бути;
- учасник повинен враховувати кордон рентабельності;
- тендер може зажадати більшу кількість часу, ніж було встановлено на перших його етапах, тому обладнання може простоювати набагато більший часовий відрізок, що спричинить нові терміни виконання, оскільки це поставить під загрозу інші замовлення;
- при роботі з великим замовників термін оплати може зрушуватися.
При неодноразовому участю вже не буде стояти питання: робота з тендерами - що це. Всі учасники тендерного відділу зможуть гідно повторити процес торгів і принести перемогу своїй компанії. При будь-якому результаті торгів необхідно задуматися про результат і зробити висновки для майбутніх тендерів. Коштувати з'ясувати, за якими критеріями відбувався вибір переможця, подякувати замовника за можливість участі в торгах і дізнатися про ймовірність подальшої співпраці.