Приймальна офісу - це центр роботи фірми, її серце. Найталановитіший і розумний керівник не зможе впоратися з роботою, якщо погано організована робота приймальні. Головне ж особа в приймальні - це секретар. Все частіше посаду секретаря навіть об'єднують з посадою офіс-менеджера.
Якість роботи приймальної прямо пов'язане з грамотною організацією внутрішньофірмового простору в цілому і простору приймальні зокрема. Від того, де розташована приймальня, як вона оснащена, який дизайн її інтер'єрів залежить і швидкість вирішення питань і загальне враження від фірми у її клієнтів, замовників, партнерів по бізнесу.
Сучасний офіс повинен відповідати вимогам економічності, що особливо важливо при високих цінах на офісну площу, високого технічного оснащення, органічного дизайну і безпеки з точки зору як захисту інформації, так і особистої безпеки співробітників фірми. Саме тому питання організації офісного простору зараз хвилюють всіх думаючих керівників.
Тісний, темний, погано обладнаний «передбанник» перед кабінетом керівника відразу представить фірму в невигідному світлі перед можливими цінними клієнтами.
Велике значення має раціональна організація робочого місця секретаря. Для цього спочатку треба уточнити і виявити основні функції секретаря, інформаційні зв'язки, розпорядок робочого дня, перелік матеріалів, які повинен він мати. Потім вибрати меблі, інвентар, технічні засоби, оргтехніку та канцелярські приналежності.
Раціональний її варіант передбачає розміщення 1СТВ і предметів праці в межах зон, найбільш зручних виконання трудових процесів. Їх прийнято називати робочими зонами.
Робоча зона - простір на стаціонарному робочому місця в горизонтальній або вертикальній площинах, в справах яких працівник, який не переміщаючись, може виконувати роботу. Розрізняють нормальну і максимальну (Додаток 1).
Нормальна робоча зона в горизонтальній площині обмежується уявною дугою, окреслює кінцями пальців правої і лівої рук, зігнутих в ліктьовому суглобі при вільно опущеному плечі. така зона
займає близько 1000 мм по фронту і 300 мм в глибину. Тут розташовуються найбільш часто використовувані засоби і предмети праці і виконується основна робота.
Максимальна робоча зона в горизонтальній площині обмежується уявною дугою, окреслює кінцями пальців повністю витягнутої руки людини. У цій зоні (працівник діє витягнутими руками) розташовуються засоби праці, які використовуються рідше. Взаімопере-кривает при цьому площа (для двох рук) визначається близько 1500 мм по фронту і 500 мм в глибину. Зазвичай габарити столу приймаються дещо більшими, ніж максимальна зона досяжності.
У вертикальній площині розрізняють п'ять зон: нижня незручна зона (до 750 мм від підлоги); нижня менш зручна (від 751 до 925 мм); зручна (від 925 до 1675 мм); верхня в зручна (від тисяча шістсот сімдесят п'ять до 1925 мм); верхня незручна (від тисяча дев'ятсот двадцять п'ять мм і вище).
Основна вимога до раціональної плануванні робочого місця, - забезпечити економію часу на пошук засобів і предметів праці і скорочення фізичних зусиль працівника. Для цього необхідно дотримуватися таких правил:
· На робочій поверхні стола не повинно бути нічого зайвого;
· Кожен предмет і засіб праці повинні мати своє місце, оскільки безладне розташування їх викликає зайві рухи і витрати часу. У зарубіжній практиці використовується закон «вільного столу»: на столі може перебувати лише одна робота з необхідними для неї документами і засобами праці, все інше має бути всередині столу;
· Канцелярське приладдя (олівці, ручки, скріпки і т.п.) слід зберігати в ящику столу зі спеціальними роздільниками;
· Документи, з якими працює секретар, поміщаються в зоні, що забезпечує їх огляд, для оброблених документів доцільно мати спеціальні лотки або відділення в ящику;
· Документи і засоби праці розташовуються так, щоб забезпечувалася найкраща послідовність виконання роботи;
· Руху працівника повинні бути оптимальними, тобто коротшими і економними з позицій витрат часу і сил.
Організація робочого місця секретаря з урахуванням вимог наукової організації праці до його плануванні та обслуговування, а також з урахуванням вимог і можливостей використання сучасної оргтехніки, до його обладнання та оснащення є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності протягом усього робочого дня, забезпечення дійсно корисного секретарського обслуговування.
Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в установі. Оскільки секретар - «обличчя установи», то і його робоче місце повинне бути зразком правильної
організації, показником високої культури праці. Адже від того, як виглядає робоче місце секретаря, нерідко судять про роботу всієї установи.
Планування робочого місця секретаря повинна забезпечити максимальні зручності при виконанні покладених на нього обов'язків і в той же час відповідати вимогам економії площі приміщення:
· Робоче місце секретаря в приймальні звичайно розташовується поруч із кабінетом керівника, в центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити всіх вхідних;
· В приміщенні приймальні повинні знаходитися тільки предмети, потрібні секретарю та іншим співробітникам безпосередньо в процесі роботи;
· Меблі для відвідувачів повинна знаходитися в зоні, що добре проглядається секретарем, зручною для її розміщення.
Велику частину робочого часу секретар працює сидячи, а це стомлює, тому він повинен мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу для письма, роботи на друкарській машині, читання.
Робоче місце секретаря - це, перш за все зручний і досить просторий робочий стіл. Фахівці рекомендують використовувати універсальний стіл, за яким можна працювати з документами, а також вести бесіду з відвідувачами. Для цих цілей краще всього підійде стіл, який безпосередньо перед сидячою людиною вже, ніж з боків. Така конструкція дозволяє мати достатньо місця на столі для розміщення знаходяться в роботі документів і в той же час вести бесіду з відвідувачами.