В процесі облаштування офісу і формування його просторового середовища слід виходити з того, що кожне робоче приміщення ділиться на зони - вхідну, вихідну, інформаційну та зону зберігання документації. Площа робочого місця повинна бути достатньою для розміщення всіх елементів оснащення даного робочого місця і для того, щоб секретар в умовах комфортності і безпеки міг ефективно і з мінімальними витратами праці і часу виконувати свої посадові обов'язки. Визначивши на ескізах планування функціональних зон, можна приступати до розміщення меблів і устаткування.
Робоче місце секретаря складається з трьох зон:
- основна, де знаходиться стіл з приставками і необхідною оргтехнікою;
- зона обслуговування відвідувачів;
- допоміжна зона, де розташовані шафи, копіювальний апарат, факс і т.д.
Якщо в кімнаті працюють кілька людей, то відповідно до чинних нормативів норма площі службових приміщень повинна становити не менше 4 квадратних метрів на 1 працівника. Загальна площа приймальні, де знаходиться секретар, повинна бути не менше 12-16 квадратний метрів.
Допоміжна зона обладнана шафами, найчастіше вбудованими, як для зберігання справ, так і платтяним і сейфом.
Розташовується робоче місце секретаря поруч з входом в кабінет керівника, обов'язково так, щоб добре бачити всіх вхідних в приймальню, зустрічати їх обличчям, а не спиною. Так як секретарю протягом робочого дня доводиться багато сидіти, він повинен мати можливість змінювати пози. З огляду на необхідність секретаря повертатися до столів-приставок, стілець або робоче крісло обов'язково повинне бути підйомно-поворотним, а для розширення робочої зони - на коліщатках. Такі крісла можна регулювати по висоті, забезпечуючи зручну посадку.
В робочому столі повинен бути строгий порядок. Верхній ящик з відділеннями для канцелярського приладдя, спеціальний ящик для чистого паперу, бланків, конвертів і карток, окремий ящик для документів.
Справи і папки, що зберігаються як в столі, так і в шафах, на полицях, повинні мати яскраву маркування різних забарвлень, з кодовими позначками, номерами справ по номенклатурі, що допоможе швидко знайти потрібний документ або справа.
Окремо в столі під рукою секретар повинен мати довідники типу:
- довідник по місту;
Ці довідкові дані можуть бути і в комп'ютері.
Крім раціональної організації робочого місця секретаря не варто забувати про рекомендації «Тимчасовими санітарними нормами і правилами для працівників обчислювальних центрів», розроблених Інститутом гігієни праці та профзахворювань Академії медичних наук. Вимоги до організації праці та відпочинку користувачів ПЕОМ встановлюють максимальну тривалість роботи. Для забезпечення оптимальної працездатності і збереження здоров'я професійних користувачів протягом робочого дня повинні встановлюватися регламентовані перерви. Безперервна робота без перерви не повинна перевищувати двох годин. Перерви повинні влаштовуватися через кожні 1,5-2 години. Для попередження і зниження таких небажаних явищ, як нервово-емоційне та психологічне напруження, зоровий дискомфорт, гіподинамія, монотония і ін. Слід продумати систему профілактичних заходів, комплекси вправ і заходи психологічного розвантаження.
Необхідність знання і неухильного постійного дотримання у своїй роботі правил охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту повинна також вказуватися в посадовій інструкції секретаря.
Крім раціональної організації робочого місця секретаря не варто забувати про рекомендації «Тимчасовими санітарними нормами і правилами для працівників обчислювальних центрів», розроблених Інститутом гігієни праці та профзахворювань Академії медичних наук. Вимоги до організації праці та відпочинку користувачів ПЕОМ встановлюють максимальну тривалість роботи. Для забезпечення оптимальної працездатності і збереження здоров'я професійних користувачів протягом робочого дня повинні встановлюватися регламентовані перерви. Безперервна робота без перерви не повинна перевищувати двох годин. Перерви повинні влаштовуватися через кожні 1,5-2 години. Для попередження і зниження таких небажаних явищ, як нервово-емоційне та психологічне напруження, зоровий дискомфорт, гіподинамія, монотония і ін. Слід продумати систему профілактичних заходів, комплекси вправ і заходи психологічного розвантаження.
Необхідність знання і неухильного постійного дотримання у своїй роботі правил охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту повинна також вказуватися в посадовій інструкції секретаря.
Природно, що мрія кожного керівника - зробити свою роботу комфортніше, надати офісу особливу неповторність, створити сприятливе робоче середовище для себе, своїх співробітників і партнерів.
Один з основних творчих питань створення інтер'єру - це як зробити відбір елементів інтер'єру і знайти принцип композиційного поєднання.
У практиці бізнесу склалися певні традиції і принципи, дотримуватися яких бажано при оформленні офісу. Довгі роки приміщення будь-якої контори представляло собою велику неразгороженное приміщення. У кращому випадку одне робоче місце відокремлювалося від іншого невисокими перегородками. В даний час багато підприємств відмовляються від цього рішення і повертаються до традиційного офісу з окремими кабінетами. З'явилися нові ідеї облаштування контор - «ландшафтні офіси» і так звані «приміщення без території», в яких не буде письмових столів. Офіси обладнуються м'якими диванами і кріслами з відкидними і пересувними столами.
Інтер'єр робочого приміщення офісу слід розглядати як один з елементів іміджу підприємства та ділового етикету, нехтування якими неприпустимо. Характер оформлення приміщення повинен строго відповідати його призначенню, а ступінь і рівень оформлення - рангу підрозділу або статусу співробітника. При виборі розкішних варіантів оформлення офісу не варто забувати про традиційно притаманному діловому світу консерватизмі, хоча в даний час популярний і ультрасучасний стиль. В інтер'єрі офісу має бути продумано і узгоджено все до найменшої дрібниці. Навіть самі незначні предмети, забезпечені фірмовою символікою, можуть підкреслити імідж.
Основними позиціями інтер'єру офісу є: стіни, підлоги і стелі; меблі та інше спеціальне обладнання; освітлення і колірне рішення; віконні отвори і їх обладнання; інформаційні та технічні засоби; візуальна комунікація; декоративні засоби; озеленення; носії фірмового стилю. При загальній стандартних меблів і обладнанні, які повинні бути максимально комфортні і багатофункціональні, доцільно зробити акцент на специфіці діяльності підприємства. В даний час можна вибрати типові набори офісних меблів для кабінету керівника, для робочого місця секретаря-референта, програміста, фахівця, а також для холів і зон відпочинку.
Раціональне розташування предметів меблів і обладнання в кабінеті прораховується за допомогою спеціальних комп'ютерних програм. Для такого розрахунку необхідно знати параметри, складові площа приміщення, висоту стель, кількість і розмір вікон.
Організація робочого місця секретаря з урахуванням вимог наукової організації праці до його плануванні та обслуговування, а також з урахуванням вимог і можливостей використання сучасної організаційної техніки, до її обладнання та оснащення є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності протягом усього робочого дня.
Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в установі. Оскільки секретар - "обличчя установи", то і його робоче місце повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.
Планування робочого місця секретаря повинна забезпечити максимальні зручності при виконанні покладених на нього обов'язків, в той же час відповідати вимогам економії площі приміщення.
Робоче місце секретаря в приймальні звичайно розташовується поруч із кабінетом керівника, в центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити всіх вхідних.
У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, потрібні секретарю та іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи.
Меблі для відвідувачів повинна знаходиться в залі, добре проглядаються секретарем, зручна для розміщення в приміщенні.