При різних життєвих ситуаціях виникає необхідність в завірених копіях документів. Щоб уникнути зайвого клопоту, кожен грамотний людина повинна знати, де і як зробити завірену копію трудової книжки. Завірений документ може знадобитися вам:
Проте, кожна працююча людина повинна знати, як виглядає завірена копія трудової книжки, щоб, отримавши копію на руки, переконатися в правильності її оформлення.
До кого звернутися, щоб отримати завірену організацією копію трудової книжки
Оригінал трудової книжки працюючого громадянина зберігатися в організації, де він працює на даний момент. Хто відповідає за ведення трудової книжки, до кого звернутися?
велика організація
У великій організації існує власна кадрова служба: це може бути департамент по кадрам, кадровий відділ або просто фахівець з кадрів. Саме у них знаходиться трудова книжка, вони відповідають за своєчасне і грамотне заповнення цього вашого документа. Саме вони, на вашу письмовою заявою, зобов'язані надати запитану копію вашої трудової книжки, попередньо запевнивши її, в термін, що не перевищує 3 днів.
Невелика організація
Невеликі організації не мають можливість тримати ціле структурний підрозділ, який би займався кадровими питаннями - ці обов'язки зазвичай передоручаються або секретарю керівника, або бухгалтеру. Слід написати заяву на ім'я директора з проханням надати вам завірену організацією копію вашої трудової книжки. Співробітник, що виконує обов'язки кадровика знає, як правильно завіряти копії трудової книжки.
Можливі кілька способів виготовлення копії:
- ксерокопія документа>
- сканкопію документа>
- комп'ютерний набір інформації, що міститься в трудовій книжці>
- переписування від руки.
Залежно від того, яка організація запросила завірену копію, слід прийняти рішення, як правильно зняти копію трудової книжки. При серйозних випадках слід настояти на виготовленні комп'ютерної копії - в книжці можуть міститися записи, складні для прочитання в зв'язку з нерозбірливим почерком, яким вони виконані, або неяскраві друку, при копіюванні яких втратиться чіткість відбитка. Наявність будь-якого з цих недоліків може стати причиною відхилення документа організацією, яка її запросила.
Прийнявши рішення, як оформити копію трудової книжки, слід мати на увазі, що існує 2 способи запевнити документ.
- На копії кожної сторінки робиться запис «Копія вірна», розпис з розшифровкою відповідальної особи, дата і печатка організації. Часто виникає питання, чи потрібно завіряти кожну сторінку копії трудової книжки - при такому оформленні документа це необхідно.
- Копії сторінок книжки нумеруються і брошуруються. Шнур прошивки виводиться на останню сторінку і проклеюється листочком паперу, на який і ставиться завіряє печатку і підпис відповідальної особи. Нижче пишеться «пронумеровано і прошнуровано» із зазначенням кількості аркушів.
Часто працівники, які виконують за сумісництвом функції кадровика, не впевнені, чи потрібно ставити дату запевнення на копії трудової книжки. Не зайвим буде перевірити наявність дати запевнення або на кожній сторінці (1 спосіб засвідчення), або на останній (2 спосіб), в зв'язку з тим, що юридично копія є дійсною протягом 1 місяця.
Необхідно знати, що писати на копії трудової книжки:
- в разі, якщо ви працюєте в організації, пишуть «Продовжує працювати»>
- якщо не працюєте, пишуть «Не працює» із зазначенням дати звільнення>
- якщо ви пенсіонер - «Не працює, призначена пенсія» із зазначенням підстави і датою призначення.
Отримавши на руки копії трудових книжок, не суттєво, завіряються чи організацією або нотаріально ці документи, слід витратити додатковий час, щоб переглянути грамотність запевнення документа щоб уникнути наявності помилок. Невірно зроблена або завірена копія не буде прийнята за місцем вимоги і доведеться все робити заново, втрачаючи час, яке часто вельми обмежена.