Зі статті ви дізнаєтеся про важливі моменти, пов'язаних з облаштуванням та ремонтом архівного приміщення, про те, які вимоги необхідно враховувати, підбираючи матеріали, меблі та обладнання, а також про те, як організувати приміщення з точки зору зручності і створити навігацію по архіву.
Визначатися з приміщень під АРХІВ
Не секрет, що під приміщення для зберігання архівної документації в порівняно невеликих організаціях часто пристосовують кабінети, що знаходяться далеко від центральної частини офісу. При цьому самі приміщення в плані технічного оснащення і стану залишають бажати кращого. В таких умовах з часом не тільки збережена документація втрачає початковий вигляд, а й саме приміщення вимагає контролю технічного стану:
• один раз на рік при проведенні санітарно-гігієнічної обробки приміщення архіву;
• один раз в 5 років під час проведення перевірки наявності і стану документів.
Ремонтні роботи проводять як в діючих архівосховищах, так і в тих приміщенні, де тільки планується розміщення документації (при переїздах організації в інший офіс, розширенні і т.д).
Проведення ремонтних робіт в використовуваному приміщенні архіву - процес складний і тривалий, але дає ряд можливостей:
• при переміщенні документації на тимчасове зберігання (на період ремонтних робіт) можна виявити пошкодження документації, які раніше не були помітні;
• при перенесенні папок з'являється зручна можливість відібрати документи з простроченим терміном зберігання, щоб не заносити їх після ремонту назад до архіву;
• при необхідності можна змінити план розстановки стелажів для більшої зручності, провести роботу по оптимізації приміщення (установка вентиляції, заміна приладів освітлення і т.д.), замовити (змінити) обладнання: роздільники для папок, ящики для зберігання електронних документів, ідентифікаційні таблички на стелажі, драбини.
Подібна «генеральне прибирання» архіву при якісному виконанні дозволить зберегти документацію в необхідному вигляді і надовго забезпечить приміщенню доглянутий вигляд.
Ремонтні роботи як в порожньому приміщенні, так і в приміщенні, заповненому документацією, необхідно проводити з урахуванням вимог, що пред'являються до зберігання архівної документації, що, на жаль, не завжди дотримується. Як показують перевірки, «практичний стиль освоєння (пристосування) приміщень під архівні служби, в більшості випадків, є поверховим і непрофесійним», тому підготовка і проведення ремонтних робіт повинні проходити під керівництвом фахівця, відповідального за організацію архіву.
# 9689; Що робити з документацією? Це питання потрібно буде вирішити в першу чергу.
Перемістити документацію, а також елементи обстановки і конструкцій, забезпечивши їх збереження, можна двома способами:
• пристосувати для тимчасового зберігання інше відповідне приміщення;
• скористатися послугою тимчасового зберігання за межами організації (аутсорсинг).
У першому випадку необхідно оцінити обсяг документації і трудовитрати по її переміщенню, у другому - фінансові можливості фірми. При виборі другого варіанту витрати збільшуються в рази, так як крім щомісячної оплати за віддалене зберігання необхідно буде також оплатити виїмку і перевезення документації.
# 9689; Розраховуємо площу архіву. Якщо ви тільки облаштовуєте архівне приміщення, важливо розрахувати його площу. Для зручності проведення розрахунків площ, необхідних для архівосховища, фахівцями розроблена наступна методика:
Для розрахунку також необхідно знати кількість справ, що зберігаються в архіві і підлягають зберіганню, а також враховувати, скільки нових справ надійде в найближчі роки (від трьох до п'яти років).
Приклад розрахунку. Припустимо, в архіві зберігаються справи тимчасового (понад 10 років) і постійного зберігання. Щороку утворюється 60 справ тимчасового (понад 10 років) зберігання та 45 - постійного (кількість взято з номенклатури справ організації). У такому випадку для розміщення справ в архіві організації, що утворилися за один рік, знадобиться 3,5 полки стелажа довжиною 1 метр: по 30 папок типу «Корона» на кожній. Тобто, на 5 років знадобиться 17,5 полиць. Округляем кількість необхідних полиць до цілого числа: мінімум 4 полки стелажа необхідно залишити резервними. При регулярному знищенні справ, терміни зберігання яких минули, які вперше влаштувалися справи займуть звільнені місця на стелажах.
# 9689; Вимоги до приміщення архіву. Не всі приміщення придатні для розміщення архівних документів.
Не допускається використовувати старі, сирі, неопалювані, що не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам приміщення, а також приміщення будівлі, зайнятого службами громадського харчування, харчовими складами і організаціями, що зберігають агресивні і пожежонебезпечні речовини або застосовують небезпечні або хімічні технології.
Приміщення архівів повинні бути безпечними в пожежному відношенні, гарантовано захищеними від затоплення, мати запасний вихід. У приміщеннях не повинно бути газових і водоносних магістральних трубопроводів.
Приміщення архівосховища до розміщення в ньому документів повинно бути прийнято в експлуатацію після експертизи спеціальної комісії. Експертиза оцінює стан приміщення і встановлює його придатність. До складу комісії входять представники архівних, експлуатаційних, пожежних, охоронних, санітарних та інших профільних служб. Результати експертизи оформлюються актом.
Електропроводка у сховищах повинна бути прихованою, штепсельні розетки - герметичними, переносна електроапаратура повинна мати гумову ізоляцію шнурів.
Загальні і поверхові рубильники розташовують поза приміщеннями сховищ. Світильники повинні бути закриті суцільними плафонами.
У сховищах забороняється застосування вогню, нагрівальних приладів, розміщення сторонніх об'єктів.
Ремонтно-монтажні роботи проводяться з дотриманням заходів захисту, охорони і збереження документів. Приміщення архівосховища повинно бути обладнане пожежно-охоронною сигналізацією.
Відсутність вікон допускається при наявності в сховищі природної або штучної вентиляції, що забезпечує 2-3-кратний повітрообмін в годину. У приміщеннях сховищ, обладнаних системами кондиціонування повітря, повинен підтримуватися оптимальний температурно-вологісний режим, що враховує специфіку видів документів: для паперових документів - температура 17-19 ° С, відносна вологість повітря 50-55%; для чорно-білих плівкових матеріалів - 15 ° С і 40-55%), для кольорових - 2-5 ° С і 40-55%; для документів на магнітних стрічках і дискових носіях - 15-20 ° С і 50-65%. Температурно-вологісний режим контролюється за допомогою термометрів і гігрометрів.
СТВОРЮЄМО навігацію по архівах
# 9689; Малюємо схему розміщення архівного фонду. На основі проведених розрахунків площі архіву малюємо (можна і від руки) графічну схему розміщення фондів в нових сховищах, тобто на плані розстановки стелажів вказуємо номери фондів, які планується розмістити на даній стелажній площі (Приклад 1). До графічного плану можна додати відповідні пояснення (текстові розшифровки). Наявність і ретельне опрацювання такої схеми є однією з умов якісного переміщення великих масивів архівних справ.
# 9689; Нумеруємо стелажі, полиці і справи. Для того щоб уникнути плутанини в розстановці документації після ремонту, необхідно до його початку пронумерувати всі стелажі і полиці, якщо це не було зроблено раніше. У кожному окремому приміщенні стелажі і шафи мають свою нумерацію: вони нумеруються в певній послідовності зліва направо від входу. Полиці на стелажах і в шафах нумеруються зверху вниз зліва направо (рис. 1).
У двосторонніх стелажах нумерація справ починається з одного боку від стіни, доводиться до зовнішнього краю стелажа і триває з іншого боку.
# 9689; Складаємо постеллажние і пофондового указателіс позначенням місця зберігання документів. Для зручності пошуку документів в архіві необхідно скласти пофондового і постеллажние топографічні покажчики. При цьому картка пофондового топографічного покажчика складається окремо на кожен архівний фонд (Приклад 2), а картка постеллажного топографічного покажчика - на кожен стелаж (Приклад 3).
# 9689; Вимоги до розташування стелажів. Для співробітників організації важливо, щоб вони могли якомога швидше знайти необхідні документи, а для цього при розстановці стелажів в приміщенні повинні дотримуватися певних вимог:
Для зберігання документів, що мають грифи обмеженого доступу, в сховище повинні бути встановлені сейфи або металеві шафи. Для розміщення подібних документів може бути виділено окреме сховище.
ЩО ЩЕ ПОТРІБНО ПЕРЕДБАЧИТИ при облаштуванні АРХІВУ
# 9689; Вимоги до підбору матеріалів. Вам як фахівцеві, відповідальному за архів і бере участь в підборі матеріалів, необхідно вказати на технічні вимоги - інше довірте професіоналам. Важливо, щоб це були сертифіковані матеріали, що не збирають пил і не є джерелом пилу або агресивних хімічних речовин.
Правильний підбір матеріалів - найважливіша умова успішного ремонту. Підбираючи матеріали для ремонту архівного приміщення, необхідно враховувати, що існує перелік матеріалів, які підлягають сертіфікаціі5:
• 2523 - Цемент;
• 4863 - Обладнання кондиціонерів;
• 2388 - Матеріали лакофарбові;
• 3530 - Кабелі силові для стаціонарної прокладки на напругу понад 1 кВ;
• 5331 - Пиломатеріали якісні;
• 5620 - Меблі спеціальні.
Якщо використовувати несертифікованої продукції, можуть виникнути неприємні ситуації.
Наприклад, після неякісно проведеного ремонту підлоги в архівосховищах архівної служби Новосибірської області документи постійно забруднювались пилом, яка утворювалася через руйнування покриття підлоги від коліс візків, які використовуються для перевезення архівних справ.
# 9689; Вимоги до обладнання приміщення архіву.
1. Двері сходових кліток і ліфтових холів повинні бути такими, що зачиняються з ущільненням в притворах. Пристрої для самозачинення дверей повинні знаходитися в справному состояніі6.
Архівосховища (за винятком архівосховищ, розташованих на території, що охороняється) обладнуються дверима з підвищеною технічної укріпленістю проти можливого злому, оснащеними замками підвищеної секретності. Вікна приміщень першого поверху повинні бути обладнані замикаються гратами. Двері евакуаційних виходів з поверхових коридорів, холів, фойє, вестибюлів, сходових клітин та приміщень архіву повинні відкриватися вільно і у напрямку виходу з будівлі, за винятком дверей, відкривання яких не нормується вимогами нормативних документів з пожежної безпеки (п. 3.1 Спеціальних правил).
2. У місцях перетину стін, перекриттів і огороджувальних конструкцій різними інженерними комунікаціями отвори, що утворилися і зазори повинні бути закладені будівельним розчином або іншими негорючими матеріалами (п. 2.15 Спеціальних правил).
4. Килими та килимові доріжки в приміщеннях з масовим перебуванням людей (50 і більше осіб) повинні бути жорстко прикріплені до підлоги (п. 3.4 Спеціальних правил).
5. Приміщення архіву повинні бути забезпечені первинними засобами пожежогасіння.
Вогнегасники. Все архівосховища, лабораторно-виробничі, складські та службові приміщення, а також технологічні установки повинні бути забезпечені вогнегасниками, які повинні використовуватися для локалізації і ліквідації невеликих загорянь, а також пожеж в їх початковій стадії розвитку. На кожному поверсі повинна розміщуватись не менше двох ручних вогнегасників.
При захисті приміщень архівосховищ слід переважно використовувати хладонові і вуглекислотні вогнегасники з урахуванням гранично допустимої концентрації вогнегасної речовини.
Приміщення, обладнані автоматичними стаціонарними установками пожежогасіння, забезпечуються вогнегасниками на 50% виходячи з їх розрахункової кількості. Відстань від можливого осередку пожежі до місця розміщення вогнегасника не повинна перевищувати 20 м (п. 9.5 Спеціальних правил). При цьому кожен вогнегасник повинен мати порядковий номер, нанесений на корпус білою фарбою, а також паспорт за встановленою формою.
Вогнегасники слід розташовувати на видних місцях поблизу від виходів з приміщень на висоті не більше 1,5 м (п. 9.6 Спеціальних правил).
# 9689; Вимоги до пожежної безпеки.
# 9689; Вимоги до меблів архівосховища. Архівосховища повинні бути обладнані металевими стелажами. Допускається на період до проведення реконструкції (ремонту) будівель (приміщень) архівосховища експлуатація існуючих стаціонарних дерев'яних стелажів, оброблених вогнезахисними складами (п. 4.2 Спеціальних правил).
У продажу можна зустріти стелажі з електроприводом, пересувні і стаціонарні, але з огляду на дорожнечу перших двох найбільш популярні металеві поличні архівні стелажі (рис. 2).
Подібні стелажі мають ряд переваг:
• мінімальна вага конструкції;
• можливість нарощування секцій;
• кутові полиці;
• стелажі можуть додатково комплектуватися задніми і бічними стінками, роздільниками і обмежувачами.
В якості допоміжного або спеціального обладнання можуть використовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а також відсіки-бокси з металевими перегородками і полицями. Для зберігання науково-довідкового апарату та облікових документів архіву необхідно придбати сейфи або металеві шафи. Існують також шафи для зберігання електронних документів (рис. 3).
До супутнього обладнання можна віднести архівні візки (рис. 4), сходи-драбину (рис. 5).
Меблі та обладнання повинні встановлюватися так, щоб вони не перешкоджали евакуації людей, ширина проходів між обладнанням повинна бути не менше 1 м.
