Іноді трапляється, що необхідний номер ще не прибраний. В такому випадку керівник служби прийому і розміщення приносить свої особисті вибачення гостю, просить почекати деякий час в холі, запропонувавши при цьому чашечку чаю або кави, газету або ілюстрований журнал. Крім цього їм можуть бути зроблені розпорядження по доставці в номер гостя деяких «приємних дрібничок» (квітів, фруктів, випічки, цукерок і т. Д.).
У деяких висококласних готелях для всіх вперше зупинилися гостей передбачені знаки уваги, такі, наприклад, як: пляшка вина - для чоловіків, набір цукерок - для жінок, а також послання від генерального менеджера з привітаннями та побажаннями приємно провести час в готелі.
При призначенні номера необхідно враховувати національні особливості, традиції, звички, спосіб життя гостей з інших країн. Це допомагає їм відчувати себе в готелі як вдома.
Не можна обійти увагою всілякі мають місце в житті забобони і забобони. Досвідчені менеджери давно помітили, що люди не хочуть селитися в кімнату під номером 13, який би вона не була прекрасною. До речі, в деяких московських готелях, де керівництво замислюється над такими деталями, відсутні кімнати з номером 13. Що стосується забобонів, то в Японії числа «4» і «9» також вважаються невдалими для нумерації кімнат і поверхів. Справа в тому, що японське слово, що означає «чотири», звучить так само, як і слово, що означає «смерть»; слово, що означає «дев'ять», звучить схоже на слово «біль». «3» - щасливе число в Таїланді. У Китаї вдалим вважається «8», а число «9» особливо сприятливо.
Деякі готелі. чекаючи японців і знаючи їх пристрасть до чаювання, постачають номера чайними аксесуарами. Представники цієї нації віддають перевагу ванній, ніж душовій кабіні. Японські подружні пари, за винятком молодят, сплять окремо, тому їм необхідно надавати номери з двома ліжками, на відміну від латиноамериканців, які будуть незадоволені відсутністю двоспального ложа в їх номері.
Інваліду-колясочнику надається, як правило, спеціально обладнаний номер. Бажано, щоб він був розташований на першому поверсі. Від звичайного номера його відрізняють:
- збільшені розміри вхідних дверей та інших дверей в номері;
- відсутність порогів в дверних отворах;
- більш низьке розташування дверних замків, ручок, вимикачів, вічка;
- наявність поручнів на стінах в кімнаті;
- захист гострих кутів в номері спеціальним покриттям;
- спеціально обладнана ванна кімната (поручні на стінах, спеціальне сидіння в самій ванній; якщо душова кабіна - то врівень з підлогою, також забезпечена поручнями і спеціальної табуреткою; поручні поряд з унітазом).
Готелі повинні надавати обладнання та приладдя та для людей з пошкодженням мови, зору, слуху. У готелях з високим рівнем сервісу на прохання клієнтів-інвалідів можуть бути надані:
Тепер про технічну сторону питання розміщення. В даний час інформаційні технології стали невід'ємною частиною управління готелем. Сьогодні на російському Ринку представлена достатня кількість програм автоматизації готельного господарства. Заслуговують на увагу такі прогресивні професійні комп'ютерні системи для готелів, як: «Micros-Fidelio», «Лоджинг Тач Лібікі», «UCS Shelter», «АВК (Genium)», «Kei-Hotel», «Едельвейс» та ін.
Комп'ютерні системи орієнтовані на найбільш повну та рівномірне завантаження номерного фонду. Вони забезпечують добре злагоджену роботу служби бронювання, розрахункової частини, поверховій служби.
Розміщуючи гостей, реєстратор використовує підсистему «Поселення». У цій підсистемі можуть вирішуватися такі завдання:
- реєстрація гостей, їх розміщення, ведення картотеки клієнтів, виписка необхідних реєстраційних документів;
- переселення та корекція даних про клієнта;
- формування звітної документації за зміну;
- отримання інформації про стан номерного фонду;
- швидкий пошук гостей на прізвище або номеру і т. д.
У пошуку потрібного номера реєстратора допомагає графічне комп'ютерне уявлення стану номерного фонду, часто зване серед персоналу служби прийому «мозаїкою» або «електронної шахматкою».
Після цього реєстратор виписує карту гостя і видає її клієнту разом з ключем від номера. З метою збереження конфіденційності проживання номер кімнати вголос не вимовляється. Реєстратор показує гостю карту клієнта з номером його кімнати.
До теперішнього часу карта гостя є одночасно пропуском і пред'являється при вході в більшості готелів. З метою безпеки гостей і їхнього майна, виключення можливості використання карт гостя сторонніми особами в готелях можуть вдаватися до наступних прийомів:
Дані прийоми полегшують службі безпеки візуальний контроль над вхідними в готель, а персоналу Reception - роботу при видачі ключів.
З появою електронних систем замикання дверей в готелях карта гостя стала одночасно і конвертом (кишенькою) або міні-папкою для пластикового (магнітного) ключа. Ключове господарство сучасного готелю вимагає більш детального розгляду, і ця тема буде висвітлена окремо.
Після вручення ключа клерк Front desk бажає гостю приємного перебування в готелі і пропонує допомогу посильного (пажа) і підношувача багажу. Робота посильних і підношувачів багажу організована в готелі цілодобово, що стосується підношувачів багажу, то ними є особи тільки чоловічої статі. Як же посильних поряд з чоловіками можуть працювати і дівчата, і молоді жінки. В обов'язки посильних (пажів) на етапі вселення гостя входить:
Багаж доставляється в номер клієнта протягом 5-9 хвилин з моменту його реєстрації в Reception. Для маркування багажу в готелі повинні бути продумані спеціальні фірмові бирки, які прив'язуються або приклеюються до валізах і сумках із зазначенням номера кімнати та прізвища клієнта.
Підношувач багажу зобов'язаний:
- виробляти доставку багажу, користуючись строго службовим ліфтом або службової сходами;
- не допускати псування особистих речей при транспортуванні багажу. Для цього розміщувати багаж на візку рівномірно, у міру зменшення ваги речей;
- неголосно постукати в двері, привітати гостя, бажано вказувати назву по імені, попросити дозволу увійти;
- помістити багаж на спеціальну підставку (або багажну сітку), а не на ліжко і не на підлозі;
- повісити чохол з одягом в гардероб;
- ввічливо попрощатися.
Отже, гість розміщений. Співробітники ж служби прийому і розміщення продовжують виконувати свою поточну роботу: