У цьому розділі описані приклади деяких сучасних інформаційних технологій, які можуть бути реалізовані на персональних комп'ютерах і використані в офісній діяльності.
Інформаційні технології створення, редагування та підготовки до текстів (приклад - Microsoft Word)
Спочатку комп'ютери розглядалися як великі обчислювачі, потім - як засоби роботи з документами, які з часом повинні повністю замінити роботу з паперовими документами. На ділі виявилося, що комп'ютери стали засобом найбільш ефективної роботи з друкованими документами.
Текстові процесори, прикладом яких може служити програма MicrosoftWord, дозволяють користувачеві створювати текст, компонувати його, форматувати, редагувати, вставляти в нього графічні об'єкти, друкувати текст на папері, зберігати у вигляді файлу в електронному вигляді для подальшого використання і т.п.
Технологія роботи з текстовим процесором MicrosoftWordвключает наступні програмні функції: стилі, шаблони, поля, макроси, таблиці та інші.
Стиль - це певний набір параметрів форматування символів і абзаців тексту, який має ім'я. Розробивши свій стиль або встановивши на свій комп'ютер стиль якогось дизайнера, користувач може відповідні тексти автоматично оформлювати обраним стилем. Досить просто вибрати його зі списку встановлених. За замовчуванням документи оформляються стилем «Звичайний».
Шаблон - це зразок документа. За замовчуванням нові документи оформляються за зразком Normal. Але можна розробити або скопіювати шаблони листів, звітів, сторінок книг і т.п. Використання шаблонів дозволяє автоматично оформлювати тексти відповідно до їх призначення і відповідними правилами.
Поле - це фрагмент тексту, відокремлюваний межами від решти тексту, який може заповнюватися змінною інформацією. Наприклад, можна скласти загальний шаблон акту здачі-приймання робіт по будь-якого договору. У тому загальному шаблоні можна сформувати поля назв організацій, періодів початку і закінчення робіт, формулювань можливих претензій замовника до виконавця і т.п. Потім для отримання конкретного акту здачі-приймання робіт потрібно заповнити тільки залишені порожніми поля. Як правило, в таких випадках розробник документа, в нашому випадку акту здачі-приймання робіт, вводить заборону користувачам змінювати щось у ньому, крім інформації в цих полях. Так можна створювати форми для введення інформації у вигляді, максимально точно копіює стандартні форми документів, що використовуються в тих чи інших видах діяльності.
Макрос - це макрокоманда, що виконує певну послідовність натискань клавіш або кнопок миші, названа якимось ім'ям. Макрос зв'язується з деякою послідовністю клавіш і дозволяє просто по їх натискання виконувати досить довгі стандартні послідовності дій.
Таблиці - це фрагменти тексту, організовані по рядках і стовпцях. Текстові процесор обробляє таблиці за допомогою додаткових команд. В клітини таблиць можна поміщати будь-які об'єкти: тексти, числа, графіку і т.п. Таблиці дозволяють естетично грамотно організувати будь-які фрагменти текстів.
Крім того Word має багато додаткових функцій, які прискорюють і полегшують роботу з текстами:
автоматична нумерація сторінок;
створення кордонів навколо тексту і сторінок;
розробка свого стилю і використання його в подальшому для швидкого форматування тексту;