Порядок інкасації, обробки, формування та пакування готівки.
Створення власної структури інкасації готівки вимагає великих витрат і не завжди недоцільно, перевагою послуг сторонніх організацій є їх відповідальність за несвоєчасну інкасацію грошових коштів. Як ведеться облік інкасується готівки в страховій організації?
Організація, до складу якої входять відособлені підрозділи, які мають розрахункового рахунку, самостійно визначає ліміт залишку готівки в цих підрозділах. По кожному з них організація веде свій розділ касової книги.
Здача коштів на відповідні рахунки в банках може здійснюватися:
- безпосередньо в каси банків;
- за допомогою послуг інкасаторської служби банків;
- за допомогою спеціалізованої інкасаторської служби, яка має ліцензію
- через організацію федеральної поштового зв'язку;
- в автоматичні сейфи.
Відокремлений підрозділ (філія, представництво) організації, яка має рахунок у банку, інкасується в тому ж порядку, що і юридична особа. При цьому в касі необхідно обов'язково документально оформляти оприбуткування виручки (прибутковими ордерами) і здачу її в банк (видатковим ордером). Записи вносяться до розділів касової книги відокремленого підрозділу.
Для перевезення готівки кредитна організація може залучати організації, які надають послуги з перевезення цінних вантажів. І якщо для здійснення інкасації потрібна наявність ліцензії, то до транспортування грошових коштів такі вимоги не пред'являються. Однак її можуть здійснювати лише спеціалізовані організації, які надають послуги з перевезення цінних вантажів.
Відносини з інкасаторськими працівниками, які здійснюють перевезення готівки та інкасацію, визначаються договором про повну матеріальну відповідальність. Якщо операції з перевезення та інкасації готівки здійснюються спільно кількома інкасаторськими працівниками і немає можливості розмежувати їх відповідальність за заподіяння шкоди, укладається договір про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність.
У разі здійснення інкасаторських послуг укладається договір на інкасацію, перерахунок та зарахування (перерахування) готівки на банківські рахунки організації. Якщо інкасація здійснюється співробітниками банку, підписується двосторонній договір, якщо залучається небанківська кредитна організація, підписується тристоронній договір. Від кожної з трьох сторін призначається відповідальна особа.
Як правило, за договором інкасації організації ставиться в обов'язок забезпечення вільних і освітлених під'їзних шляхів, входів, виходів і коридорів, ізольованого і непросматріваемих касового приміщення, замикати зсередини, безперешкодного пересування озброєних інкасаторів у будівлі по маршруту вхід - каса - вихід, супровід працівником охорони або іншою посадовою особою організації.
Правила проведення інкасації
З урахуванням обсягу інкасуються готівки визначається кількість порожніх сумок, які видаються організації. Кожній сумці присвоюється індивідуальний номер. Керівником інкасації за погодженням з організацією встановлюються час і періодичність заїздів інкасаторів.
Інкасатор в присутності касира перевіряє цілість сумки і пломби, відповідність пломби наявним зразком, правильність заповнення накладної і квитанції. Після заповнення касиром явочній картки інкасатор перевіряє відповідність суми готівки, проставленою в явочній картці, накладній і квитанції. А також звіряє номер сумки з готівкою з номером, вказаним в явочній картці, накладній і квитанції. Неправильний запис в явочній картці закреслюється, на полях проставляється новий запис, завірена касиром. Інкасатор не має права робити записи в явочній картці.
При прийомі сумки з готівкою інкасатор підписує квитанцію до сумки, проставляє штамп, дату прийому сумки з готівкою і повертає квитанцію касиру. Якщо інкасатор виявив порушення цілості сумки або пломби або неправильне складання супровідної відомості до сумки, то прийом сумки не проводиться.
Дефекти упаковки і помилки в складанні супровідної відомості до сумки усуваються в присутності інкасаторів, якщо це не порушує графік їх роботи. В іншому випадку прийом сумок з готівкою в організації здійснюється при повторному заїзді інкасаторів у зручний для них час. Відповідний запис заноситься в розділ «Повторні заїзди» явочній картки.
Якщо сумка не здана інкасатору, касир організації зобов'язаний в явочній картці в рядку за цю дату зробити запис «Відмова», привести причини відмови і завірити своїм підписом.