Оформлення авіаперевезення складається з наступних етапів:
1) отримання інформації;
3) виписка авіаквитка або оформити електронний квиток.
Оформлення авіаперевезення можливо в офісі авіакомпанії, у спеціалізованому авіа агентстві або на сайті авіакомпанії.
Бронювання і виписка авіаквитків здійснюється за правилами авіаційного тарифу. Якщо квиток заброньовано, то поки він не оплачений і не оформлений, може змінитися все: тариф, податки аеропортів, час вильоту і прильоту (розклад), тип літака. Якщо квиток виписаний і оплачений, також можуть змінитися тип або компонування літака, розклад, проте вартість перельоту змінитися не може, оскільки оформлений авіаквиток - це договір, за яким авіакомпанія зобов'язується доставити пасажира в пункт призначення.
Форми взаємодії туроператора та авіакомпанії:
1) організація чартерних рейсів;
2) придбання м'яких або жорстких блоків на регулярних рейсах авіакомпаній;
3) придбання авіаквитків на регулярні рейси для індивідуальних клієнтів;
4) продаж авіаквитків на регулярні та чартерні рейси, організація відділу з продажу авіаквитків;
5) продаж ексклюзивної перевезення: замовляється тип повітряного судна, його компонування, маршрут і ін.
Жорсткий блок - це договір на продаж (заповнення) певної кількості крісел або на період договору (1 або 2 місяці, сезон) або потижнево, помісячно і ін. При цьому оплата проводиться або повністю одноразово, або за затвердженим графіком. Ніякі зміни ні в кількості крісел, ні в вартості неможливі.
М'який блок - за умовами договору можна відмовитися від певної кількості місць без штрафу або зі штрафом, можливо варіювання термінів оплати. Ціна крісла в м'якому блоці буде вищою за ціну в жорсткій домовленості.
Одним із суттєвих недоліків повітряного транспорту є необхідність нерідко подорожувати з пересадкою. Подорож з пересадкою в авіаційному транспорті називається трансфером, якщо в аеропорту пересадки пасажир продовжує подорож бортом авіакомпанії, якій він вилетів з аеропорту пункту відправлення в аеропорт пересадки. Якщо відбувається зміна авіакомпанії, така подорож називається транзитом.
Крім того, в агентстві здійснюється моніторинг усієї подорожі. Якщо пасажир запізнився, не з'явився на рейс, поміняв дату зворотного вильоту і ін. Ця інформація повідомляється по системі бронювання в спеціальному вигляді в розділі екстреної інформації. Агент може зв'язатися з рідними або колегами пасажира в Росії, повідомити про змінений часу прибуття і ін. З введенням електронного авіаквитка можливості професійних авіа агентств розширилися.