Комерційний акт - це документ, який є підставою для несення відповідальності за невиконання договору перевезення. Дані в комерційному акті зазначаються на підставі перевізних чи інших документів. Існують загальноприйняті норми складання таких актів.
1.несоответствія найменування, маси, кількості місць вантажу даним, зазначеним в транспортній залізничної накладної;
2.поврежденія і псування вантажу;
3.обнаруженія вантажу без документів і \ або документів без вантажу;
4.возвращеніе перевізнику викраденого вантажу;
5. непередача перевізником вантажу на залізничну колію незагального користування протягом 24 годин після оформлення документів про видачу вантажу.
Будь-який комерційний акт складається в 3 примірниках, заповнюється без помарок і виправлень. Цей документ повинен містити точне і докладний опис вантажу і обставин його виявлення. Відповідальність за достовірність відомостей, зазначених у комерційному акті, несуть відповідальність особи, які склали його.
Якщо складається комерційний акт під час перевезення продовольчих і швидкопсувних вантажів до першого примірника додається копія сертифіката якості.
Якщо складається комерційний акт про псування продовольчих і швидкопсувних вантажів, що перевозяться в спеціально обладнаних контейнерах, до першого примірника комерційного акта додається виписка про температурний режим з робочого журналу.
Якщо складається комерційний акт під час перевезення тварин, до першого примірника додається копія ветеринарного свідоцтва.
Примірники комерційного акта, складеного перевізником на станції призначення, розподіляються наступним чином:
-перший екземпляр використовується перевізником для розслідування обставин, що стали підставою для його складання;
-другий примірник комерційного акта видається одержувачу на його вимогу;
-третій примірник комерційного акта залишається на зберігання в справах перевізника.
Примірники комерційного акта, складеного перевізником на станції відправлення, розподіляються точно так же, як і при відправленні.
Якщо мова йде про проміжній станції, тоді другий примірник акта додається до перевізним документом і слід до станції призначення. У цьому випадку також робиться відмітка на зворотному боці накладної в графі "Відмітки перевізника" із зазначенням номера комерційного акта, дати його складання і причини його складання.
Терміни складання комерційного акта:
-під час перевезення він повинен бути складання на добу виявлення обставин, що підлягають оформленню комерційним актом,
-протягом доби вивантаження,
-протягом доби передачі.