PR - заходи: планування і проведення заходів, вибір заходи відповідного типу.
Захід апріорі не є самодостатнім, проведення заходів ніколи не є самоціллю зв'язку з громадськістю - завжди слід мати на увазі даний факт.
Якщо розглядати PR-захід. то це інструмент для вирішення PR-завдання, які, в свою чергу, реалізують комунікаційні цілі Вашої компанії або клієнта.
Тонкощі PR-заходів
Невдале планування або факт проведення захід без достатньої на те необхідності, може знизити ймовірність успішного проведення заходів їх в майбутньому.
При плануванні PR заходи необхідно чітко визначити: Мета заходу
Розглядаючи актуальність запланованого заходу, потрібно бути гранично об'єктивним. Необхідно визначити, а чи дійсно необхідне проведення заходу. це питання може задати не тільки Ваше начальство, а й запрошені на нього гості - навіщо Ви його проводите?
Для кого Ви проводите Ваш захід?
Ключове повідомлення заходи
Визначившись з аудиторією, Ви повинні сформулювати ключове повідомлення, яке хочете до неї донести. Чи буде цей захід формою подяки Вашим клієнтам за відданість? Чи збираєтеся Ви представляти якийсь новий продукт або послугу? Потребують чи повідомляється інформація особливої уваги і настрою у гостей?
Рівень витрат на проведення заходу
Будь-які витрати, які несе організація, повинні бути ефективними з точки зору одержуваних вигод (не важливо матеріальні вони чи ні).
Сформулювавши відповіді на дані питання і визначивши завдання, можна приступати до вибору типу заходу.
Типи проведених заходів
Заходи можуть проводитися для:
зовнішньої аудиторії (преса, клієнти (замовники), акціонери, жителі сусідніх з вашим підприємством будинків і т. п.)
внутрішньої аудиторій (співробітники і члени їх сімей).
зовнішньої і внутрішньої аудиторії разом.
Прес-конференція. брифінг. прес-ланч
Факторів, які слід враховувати при підготовці прес-конференції. інформація
Якщо Ви хочете додати Вашої інформації вага, Ви можете запросити на прес-конференцію яскравого фахівця Вашої компанії або визнаного експерта у Вашій області.
При виборі місця Ви можете дати собі волю, головне щоб місце прес-конференції співвідносилося з поданого інформацією. Серйозна ділова прес-конференція виглядала б недоречно в нічному клубі. А ось конференція, на якій представляється новий альбом модної групи - Цілком природно. А головне пам'ятайте, новини не прощають бідних умов, незручне розташування та поганого харчування.
Умійте цінувати чужий час. Пам'ятайте, що журналісти дуже зайняті люди і їм важливо швидко отримати свій матеріал. Середня тривалість офіційної частини не повинна перевищувати годину. Вона повинна включати основні доповіді спікерів (не більше 3-4 чоловік по 5-10 хвилин кожен). Важливо щоб спікери були лаконічні і виступали у справі. Далі демонстрація товару або щось інше (5 хвилин) і сесія питань і відповідей (20-30 хвилин). Після офіційної частини починається фуршет і неформальне спілкування. На фуршеті Ви можете організувати кілька міні-інтерв'ю Ваших спікерів.
Роздатковий і наочний матеріал
Відразу після прес-конференції
Розішліть прес-реліз в ті видання, які не змогли бути присутніми на прес-конференції. Зателефонуйте кожному журналісту, який відвідав прес-конференцію. Можливо, комусь потрібна додаткова або уточнююча інформація або фотографії (ілюстрації).
Семінари, технічні презентації
Одна маркетингова мудрість говорить, що часом для людини важливий не сам факт проведення подібного семінару, а важливий факт отримання запрошення (факт Вашої уваги). Зазвичай такі заходи проводяться для детального ознайомлення потенційних споживачів і продавців з пропонованим продуктом або послугою. Природно краще не збирати обидві аудиторії разом. На семінарі для споживачів більший упор робиться на перевагах даного товару / послуги, його експлуатації. Для продавців - на техніках продажів. Важливо щоб Ваш семінар був цікавий. Не забудьте підготувати роздаткові матеріали з копіями доповідей.
Організація поїздки прес-тур проводиться у випадках, якщо виробництво Вашого продукту територіально знаходиться далеко від журналістів, які висвітлюють Ваш ринок або Ваш головний офіс проводить конференцію в іншій країні. Всі витрати по організації такого туру Ви повинні взяти на себе. Але завжди важливо пам'ятати, що журналісти не зобов'язані писати про цю поїздку, тільки тому, що Ви оплатили витрати. Такій незручній ситуації можна уникнути, якщо запрошувати в поїздку видання, які дійсно зацікавлені в отриманні цієї інформації.
Вечірки. презентації. прийоми
Коли проводити вечірку
Вечірку треба проводити, якщо є, що відзначити в неформальній обстановці і коли Ви хочете привернути до себе аудиторію (зовнішню, внутрішню або і ту і іншу разом). Приводом Ви можете вибрати будь-які свята і важливі дати як державні, так і внутрішні корпоративні.
Коли проводити презентацію
До презентації Ви звернетеся, коли Вашої компанії є не тільки що розповісти, а й показати. Залежно від того, що ви показуєте публіці, презентація може бути серйозною і урочистій або веселою і невимушеною.
Коли проводити прийом
Саме слово «прийом» асоціюється з чимось ексклюзивним. Його Ви проведете «з нагоди», для особливого кола, якщо Вам необхідно підкреслити, що випадок не рядовий і заслуговує на особливу увагу. Прийом завжди урочистий і проводиться строго за протоколом.
Нехай для Вас стане правилом - на вечірці. презентації, прийомі не повинно бути нудно. Люди прийдуть до вас перш за все розважитися і тільки в другу чергу дізнатися вашу новина.
Ретельно і наполегливо працюйте з постачальниками послуг з організації заходу. Переконайтеся самі (спробуйте, подивіться, послухайте), чи відповідає те, що Вам пропонують на словах, тому, що є на ділі і необхідно Вам. Знайдіть можливість зробити «прогін» заходи, щоб уникнути проблем. Пам'ятайте, що навіть така накладка, як затягнуте всього на 15 виступ артиста, запізнення фокусника, штовханина при з'їзді гостей і інші «дрібниці» можуть непоправно зіпсувати все враження від події.
Помічено, що інформаційний привід заходи запам'ятовується набагато краще після гарного столу. Обов'язково смачно погодуєте Ваших гостей. Вони отримають більше задоволення і будуть вам вдячні. Не забудьте приготувати гостям подарунки (проявіть фантазію: нехай це будуть милі, не обов'язково дорогі, сувеніри) - немає людини, яка б їх не любив.
Даний вид заходу використовується при просуванні нового продукту. Ви можете сформувати команду з кількох людей, які за короткий проміжок часу (1-2 тижні) відвідають найбільш важливі для Вас населені пункти. Програма перебування в кожному місті може складатися з прес-конференції для місцевої преси, семінарів для клієнтів та Ваших ділових партнерів і вечірнього прийому для всіх.
333 222PR - заходи: планування і проведення заходів, вибір заходи відповідного типу.