Оформлення справи - це підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил.
Оформлення справи - це комплекс робіт по:
· Складання засвідчувального напису,
· Складання (в деяких випадках) внутрішнього опису документів,
· Внесення уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, діловодного індексу та заголовка справи, дати справи та ін.).
Оформлення справ починається з моменту їхнього закладу в діловодстві і завершується в процесі підготовки до здачі в відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення організації і структурних підрозділів.
Оформлення справи залежить від цінності зібраних в ньому документів і, відповідно, термінів їх зберігання, може бути частковим або повним.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років) обробляються спрощено (частково). Вони можуть зберігатися в папках з будь-яким типом і матеріалом кріплення, наприклад, в скоросшивателях; в них може не проводитися пересістематізація документів всередині справ; аркуші не нумеруються; завірчі написи не складаються; здаються в архів за номенклатурою справ. Але справи можуть і не здаватися в архів, а зберігатися в структурних підрозділах для використання в довідковій роботі.
Справи постійного і довготривалого зберігання. понад 10 років, підлягають повному оформленню. Повинні бути повністю оформлені також справи конфіденційні і по особовому складу.
Основні вимоги до оформлення справ. Підшивка справ. Нумерація аркушів. Засвідчувальний напис. Внутрішній опис. Оформлення обкладинки справ постійного і длговременного зберігання.
Оскільки на зберігання документи передаються на тих носіях, на яких вони розроблені (паперових, плівкових, магнітних і ін.), То для кожного носія застосовується свій варіант упаковки. Однак більшість документів, що мають постійний або тривалий термін зберігання, оформляється на папері стандартних форматів.
Оформлення таких справ включає:
· Палітурка або підшивку справи,
· Нумерацію аркушів у справі,
· Складання засвідчувального напису (аркуша-завірителя),
· Складання внутрішнього опису справи,
· Оформлення всіх реквізитів обкладинки.