Відповідно до пункту 11 Інструкції № 157н після закінчення кожного звітного періоду (місяця, кварталу, року) первинні (зведені) облікові документи. сформовані на паперовому носії, що відносяться до відповідних Журналам операцій, хронологічно підбираються і сброшюровиваются. На обкладинці вказується: найменування суб'єкта обліку; назва і порядковий номер папки (справи); період (дата), за який сформований реєстр бухгалтерського обліку (Журнал операцій), із зазначенням року і місяця (числа); найменування регістру бухгалтерського обліку (Журналу операцій), із зазначенням при наявності його номера; кількості аркушів у папці (справі).
Таким чином, на рівні нормативного акту встановлено обов'язок установ підшивати документи після закінчення кожного звітного періоду. Для цілей бухгалтерської звітності мінімальним звітним періодом для бюджетних установ є календарний квартал (для казенних - календарний місяць). У тому випадку, коли установа формує собівартість послуг, що надаються (платних, або надаються в рамках приносить дохід діяльності), звітним періодом, як правило, є календарний місяць. Крім того, звітний період тривалістю в один місяць застосовується для цілей оподаткування за деякими видами податків.
Таким чином, найбільш правомірною і обґрунтованою, на мою думку, буде щомісячна підшивка документів.
Вказівка ж в процитованої норми на звітні періоди тривалістю в квартал і на рік, на мою думку, слід трактувати як вказівку на те, що відкриті справи з документами (підшитими) щомісяця можуть не закриватися - брошурування документів в одній папці може проводитися протягом усього фінансового року.
Також вважаю за необхідне звернути увагу на те, що періодичність підшивки (брошюровки) документів слід закріпити в обліковій політиці установи (можливо, із зазначенням тривалості звітного періоду, після закінчення якого проводиться підшивка, і періоду, після закінчення якого справи закриваються).