Поїздки за кордон здійснюються з метою працевлаштування, навчання, відпочинку, на постійне місце проживання і т.д.
При цьому у громадян виникає необхідність у вивозі документів, які повинні бути надані в іноземних державах у різні органи в залежності від мети поїздки (до органів державної влади, роботодавців, до навчальних закладів, до органів реєстрації актів цивільного стану і т.д.).
Перелік документів визначається, як правило, організацією, куди документ буде пред'явлений, або посольством відповідної іноземної держави.
Призначені для дії в іноземній державі документи підлягають легалізації - тобто підтвердженню того, що документ, що виходить від посадової особи держави, відповідає законодавству цієї держави.
Залежно від того, в яку державу документ призначається, юридична сила даного документа може бути підтверджена по-різному.
Наприклад, Росія є учасником ряду міжнародних договорів, повністю скасовують порядок легалізації документів, що виходять з держав - учасників цих договорів.
Учасниками Мінської Конвенції є: Азербайджанська Республіка, Республіка Вірменія, Республіка Білорусь, Грузія, Республіка Казахстан, Киргизька Республіка, Республіка Молдова, Республіка Таджикистан, Туркменістан, Республіка Узбекистан, Україна). Документи, які виходять із цих держав дійсні на території Росії, так само як і російські документи на території цих країн і мають юридичну силу без будь-яких процедур визнання.
Деякими Двосторонніми угодами Росії з рядом країн (Албанія, Болгарія, Боснія і Герцеговина, колишня Югославська Республіка Македонія, Угорщина, Північна Корея, Латвія, Литва, Польща, Румунія, Сербія, Словенія, Хорватія, Чорногорія, Чехія, Естонія, Іспанія, Словаччина) також передбачено, що всі документи, складені або засвідчені компетентними органами, скріплені офіційною печаткою і підписом уповноваженої особи, приймаються на території іншої Договірної Сторони без легалізації.
З деякими державами Росія не має домовленостей про спрощені процедури легалізації документів. До документів, які направляються в ці держави, застосовуються правила консульської легалізації. Консульська легалізація полягає у встановленні і засвідченні справжності підпису посадових осіб на документах на підтвердження їх відповідності законам держави.
Для підтвердження достовірності офіційних документів, виданих на території іноземних держав - учасниць Гаазької Конвенції, передбачена проста юридична процедура - посвідчення «справжності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, і автентичності відбитку печатки або штампа, якими скріплено документ», шляхом проставлення штампа «Апостиль».
Згідно Гаазької Конвенції апостиль має форму квадрата зі стороною не менше 9 см і повинен відповідати зразку, що додається до Конвенції.
Текст апостиля містить такі реквізити:
- найменування держави, що видала апостиль
- прізвище особи, яка підписала засвідчується апостилем документ
- посада особи, яка підписала засвідчується апостилем документ
- найменування установи, печаткою / штампом якого скріплений документ, що засвідчує апостилем
- назва міста, в якому проставлено апостиль
- дата проставлення апостиля
- назва органу, що проставив апостиль
- номер апостиля
- друк / штамп установи, що проставив апостиль
- підпис посадової особи, що проставив апостиль.
Апостиль може бути складений як на одному з офіційних мов Конвенції (французький або англійський), так і на національному мові держави, поставили апостиль, написи на апостиль також можуть дублюватися на двох мовах (одному з мов Конвенції та національному).
Тема «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» повинен бути викладений французькою мовою.
Відповідно до Конвенції, апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріплюється з документом.
На практиці в різних державах використовуються різні способи проставлення апостиля: гумовий штамп, клей, (різнокольорові) стрічки, сургучна друк, рельєфна друк, самоклеючі стікери і т.д. а також в якості додатку до документа, що здійснюється за допомогою клею, кріпильних кілець, скріпок і т.д.
У Російській Федерації апостиль має форму штампа. проставляється на документ.
Документ, засвідчений штампом «Апостиль» визнають чинним на території всіх країн, що приєдналися до Гаазької Конвенції, в той час як документ, що пройшов консульську легалізацію, може бути застосований тільки на території однієї держави.
Апостиль як спеціальний штамп проставляється за заявою будь-якого пред'явника документа. Самі підпис і друк на апостилі не потребують ніякого засвідчення та подальшої легалізації.
У Російській Федерації право на проставлення апостиля надано
Міністерству юстиції - на офіційних документах, що виходять від федеральних органів державної влади, за винятком випадків, коли вони самі наділені повноваженнями з проставлення апостиля;
на копіях офіційних документів, що виходять від конституційних (статутних) судів суб'єктів Російської Федерації, федеральних судів Російської Федерації і світових суддів, вірність яких засвідчена в порядку, передбаченому законодавством Російської Федерації;
на копіях офіційних документів, що виходять від федеральних органів державної влади, їх територіальних органів, органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, органів місцевого самоврядування, конституційних (статутних) судів суб'єктів Російської Федерації, федеральних судів Російської Федерації і світових суддів, вірність яких засвідчена нотаріусами Російської Федерації або особами, уповноваженими здійснювати нотаріальні дії відповідно до законодавства Російської Федерації;
на копіях інших російських офіційних документів, вірність яких засвідчена нотаріусами Російської Федерації або особами, уповноваженими здійснювати нотаріальні дії відповідно до законодавства Російської Федерації;
на російських офіційних документах, виданих, посвідчених або засвідчених нотаріусами Російської Федерації або особами, уповноваженими здійснювати нотаріальні дії відповідно до законодавства Російської Федерації.
Територіальним органам Міністерства юстиції Російської Федерації -
на офіційних документах, що виходять від територіальних органів федеральних органів державної влади, за винятком випадків, коли вони самі наділені повноваженнями з проставлення апостиля, органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, органів місцевого самоврядування (крім органів реєстрації актів цивільного стану);
на копіях офіційних документів, що виходять від конституційних (статутних) судів суб'єктів Російської Федерації, федеральних судів Російської Федерації і світових суддів, вірність яких засвідчена в порядку, передбаченому законодавством Російської Федерації;
на копіях офіційних документів, що виходять від територіальних органів федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, органів місцевого самоврядування (крім органів реєстрації актів цивільного стану), конституційних (статутних) судів суб'єктів Російської Федерації, федеральних судів Російської Федерації і світових суддів, вірність яких засвідчена нотаріусами Російської Федерації або особами, уповноваженими здійснювати нотаріальні дії відповідно до за конодательством Російської Федерації;
на копіях інших російських офіційних документів, вірність яких засвідчена нотаріусами Російської Федерації або особами, уповноваженими здійснювати нотаріальні дії відповідно до законодавства Російської Федерації;
на російських офіційних документах, виданих, посвідчених або засвідчених нотаріусами Російської Федерації або особами, уповноваженими здійснювати нотаріальні дії відповідно до законодавства Російської Федерації.
Територіальні органи Мін'юсту Росії проставляють апостиль на перерахованих вище в цьому пункті офіційних документах за умови, що зазначені документи виконані в суб'єкті Російської Федерації, на території якого діють ці територіальні органи.
У разі, якщо російський офіційний документ виданий, засвідчений або посвідчений нотаріусами Російської Федерації або особами, уповноваженими здійснювати нотаріальні дії, різних суб'єктів Російської Федерації, заявник має право на свій розсуд звернутися для надання адміністративної послуги в територіальний орган Мін'юсту Росії, що діє на території суб'єкта Російської Федерації , де було скоєно одне з нотаріальних дій.
Міністерству оборони Російської Федерації (на документи про військову службу (роботу) в Збройних силах Російської Федерації, Збройних силах СРСР, об'єднаних збройних силах СНД, які видаються в Росії;
Органам виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації, які здійснюють повноваження Російської Федерації з підтвердження документів про освіту, про вчені ступені і вчені звання;
Федеральному архівному агентству Росії (Росархів) на архівних довідках, архівних виписках і копіях архівних документів, підготовлених державними архівами;
Уповноваженим органам виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи - на архівні довідки, архівні виписки і копії архівних документів, виконані за документами підвідомчим їм архівів;
Генеральній прокуратурі Російської Федерації - на документах, що оформляються по лінії прокуратури;
Міністерству внутрішніх справ Російської Федерації і його територіальним органам у суб'єктах Росії - на документах по лінії МВС Росії.
Органам виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації, уповноважених на вчинення державної реєстрації актів цивільного стану - на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виконаних на території суб'єкта Російської Федерації, на яких діють відповідні органи ЗАГС.
На території Кіровської області штамп «Апостиль» проставляється:
1. Управлінням реєстрації актів цивільного стану (РАЦС) Кіровської області - на офіційних документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих на території регіону.
2. Інформаційним центром Управління внутрішніх справ по Кіровській області - на офіційних документах, що походить із ІЦ УВС по Кіровській області (довідка про наявність / відсутність судимості, виписка з реєстру дискваліфікованих осіб, архівні документи (архівні довідки, виписки або копії документів)).
3. Управлінням Мін'юсту Росії по Кіровській області - на офіційних документах, що виходять від територіальних органів федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, в тому числі судових органів, нотаріусів, органів місцевого самоврядування, виконаних в Кіровській області.
Винятком є оригінали документів, які виходять із органів прокуратури (апостиль проставляє Генеральна прокуратура Росії); Міністерства внутрішніх справ (УВС по Кіровській області), про освіту, про вчені ступені і звання (Федеральна служба з нагляду в сфері освіти і науки (Рособрнадзора)), про державну реєстрацію актів цивільного стану (управління ЗАГС по Кіровської області), документах державних архівів (Федеральне архівне агентство Росії (Росархів)), на документах про військову службу (Міністерство оборони Російської Федерації).
4. Департаментом освіти Кіровської області - на документах державного зразка про освіту, про вчені ступені і вчені звання.
Відповідно до Конвенції апостиль проставляється на вимогу особи (заявою) будь-якого пред'явника документа.
Офіційними документами Конвенція розглядає:
документи, які виходять від органу або посадової особи, у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця;
адміністративні документи (зокрема свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану);
офіційні свідоцтва, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, певну дату; засвідчення підпису на документах, засвідченому у нотаріуса.
Офіційні документи, пред'явлені для проставлення апостиля, повинні містити реквізити, наявність яких відповідно до законодавства Російської Федерації є обов'язковим (номер, дата, підпис, печатка), повинні бути виконані чітко без виправлень; підписи посадових осіб та відбитки печатки, що містяться на документах, представлених для проставлення апостиля, повинні бути виразними.
Якщо документ має поправки і (або) приписки, вони повинні бути обумовлені особою, яка підписала документ. Зазначені приписки і (або) поправки повинні бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім виправлене і їх можна було прочитати в первісному вигляді.
Разом з тим Конвенція не поширюється на:
документи, складені дипломатичними або консульськими агентами;
адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій (рахунки, документи про переміщення товарів через кордон, митні декларації, угоди про поставки товарів і надання послуг і т.п.);
Конвенція по її буквальним змістом не поширюється також на документи, які не є офіційними (тобто не виходять від державних органів і не мають нотаріального посвідчення).