Інструкція з підготовки і проведення інвентаризації в магазинах INDITEX
Інвентаризація - це перевірка наявності товару в магазині і стану фінансових зобов'язань на певну дату шляхом зіставлення фактичних даних магазину з даними теоретичних стоків. Це основний спосіб контролю над збереженням матеріальних цінностей і коригування стоків для комерційного відділу компанії.
МЕРМ (іспанське сл. Merma) - спад, зменшення, скорочення, недостача.
v МЕРМ в одиницях визначається як різниця між теоретичним і реальним стоком.
v Відсоток МЕРМ (в грошовому еквіваленті) розраховується за такою формулою:
Сума втрачених одиниць / суму продажів * 100
Ø Існують два основні чинники впливають на МЕРМ. На ці фактори треба звернути особливу увагу, і на які ми можемо вплинути:
v Адміністративна частина МЕРМ (помилки при створенні розбіжностей, некоректні переклади артикулів з сезону в сезон і т.д.)
v Крадіжка (зовнішнє / внутрішнє).
Ø Згідно корпоративної політики компанії, необхідно, провести 2 циклу інвентаризацій в кожному сезоні:
v 1-й цикл: Інвентаризації проводяться у всіх магазинах (за винятком Zara Home).
v 2-й цикл: Магазини з гіршими результатами за підсумками першого циклу інвентаризацій, нові магазини, що відкрилися в поточному сезоні, також найвищий показник продажів магазини (busy stores) + всі магазини бренду Zara Home.
терміни проведення інвентаризацій
Інструкція з підготовки магазину до
інвентаризації для МЕНЕДЖЕРІВ
Попередня підготовка до інвентаризації.
Ø PDA / TGT пересування
v Переконатися, що всі трансфери і альбарани підтверджені, а транзакції відправлені з ваших пристроїв PDA, TGT в систему / офіс (зв'язатися з відділом Stock Control для перевірки).
v Переконатися, що вся уніформа списана (зателефонувати в Stock Control і продиктувати артикули уніформи). При інвентаризації вважається тільки та уніформа, яка списана.
v Менеджер магазина спільно з HR-менеджером, повинні підготувати розклад роботи співробітників так, щоб на ніч в інвентаризацію залишалося як мінімум 2 людини на відділ (менеджер і консультант).
v Всі товари підготовлені до відправки, відскановані, але з якоїсь причини не відправлені з магазину (Трансфери, Повернення на склад, Шлюб і т.д.) до початку інвентаризації, повинні бути запаковані в коробки по правилам транспортування, дані по ним відправлені в систему, а на коробки покласти аркуш формату А4 з написом «Не перевіряти».
v Менеджери магазинів Zara Home. вам необхідно переконатися, що весь шлюб, який не підлягає відновленню (бите скло) списаний, якщо немає, то списати за день до інвентаризації.
v Товар, який прийшов в магазин в день інвентаризації (Поставка, Трансфер) і не підтверджений за допомогою PDA не перераховується!
v ПОСТАЧАННЯ В НІЧ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ РОЗБИРАТИ СУВОРО ЗАБОРОНЕНО.
Ø Стан СКЛАДУ, МАГАЗИНУ, ТОВАРУ
v Приміщення складу та магазину повинно бути максимально чистим і прибраним від накопиченого за день товару і сміття.
v Зал повинен бути максимально поповнений товаром до початку інвентаризації. Всі пересування товару зі складу в зал, під час сканування складу, заборонені!
v Перевірити максимальну кількість речей на наявність штрих кодів. Додаток 1 - Процедура підготовки штрих кодів - (ви знайдете в кінці інструкції)
v При наявності лейбла на товар, лічильник сторонньої компанії матиме менше контакту з товаром, що допоможе йому швидко здійснювати процес сканування, а ми, таким чином, збережемо охайний зовнішній вигляд нашого товару.
Ø Елементи допомоги
v Надати в допомогу сторонньої компанії кілька табуреток і драбин, для зручності сканування товару з верхніх полиць стелажів.
v Залишити 6-8 порожніх коробок для використання їх під час інвентаризації.
v Також, в магазині повинні бути доступні хоча б 2 розетки для роботи обладнання сторонньої компанії (комп'ютер, принтер).
Ø КІЛЬКІСТЬ ЛІЧИЛЬНИКІВ У СПІВВІДНОШЕННІ до стоку МАГАЗИНУ
v Розрахунок співробітників сторонньої компанії ведеться за спеціальною формулою: СТОК МАГАЗИНУ / на кількість одиниць товару порахованих одним лічильником за годину.
Ø ПОПЕРЕДНІЙ ПЕРЕРАХУНОК ДЕЯКИХ ГРУП ТОВАРУ:
v Попередньо перерахувати аксесуари, хустки, краватки. Необхідно підготувати лист зі штрих кодами для даної групи товарів і поруч з кожним штрих кодом вказати реальну кількість одиниць. Таким чином, співробітники зовнішньої компанії будуть сканувати один штрих-код, і записувати загальна кількість одиниць вручну.
Ці товари повинні бути надані для перерахунку менеджеру сторонньої компанії, щоб підтвердити правильність вашого перерахунку.
v В БУДЬ-ЯКОМУ РАЗІ, усі товари (окуляри, ремені, аксесуари для волосся, відкладений товар), що знаходяться в касовій зоні. повинні бути заздалегідь перераховані магазином. І надані на окремо аркуші формату А4.
У зоні каси стороннім знаходитися строго заборонено!
v Також всі артикули парфум повинні бути заздалегідь перераховані менеджером магазину!
v Роздрукувати штрих коди на все манекени в торговому залі і на вітрині для легкого і швидкого сканування (Листи зі штрих кодами підписати своїми іменами «Манекени», «Вітрини» і т.д.).
v Перевірити наявність речей і підготувати штрих коди на хімчистку, шлюб, речі, що знаходиться - у кравець, в міліції, на зйомках в журналах (Листи зі штрих кодами підписати своїми іменами «Портная», «Міліція», «Хімчистка» і т.д .).
v Для магазіновZara Номі попередній перерахунок полягає тільки в підготовці штрих кодів на товари знаходяться на вітрині і в касовій зоні (якщо такий є).
Ø ДОПОМОГА з боку співробітників магазина:
v У ніч інвентаризації в магазині залишаються як мінімум 2 людини на відділ, щоб допомогти зовнішньої компанії вирішити проблеми, з якими вони можуть зіткнутися під час сканування товару. Завдання менеджера - контроль перерахунку, завдання співробітника - допомога лічильників з товаром без розпізнавальних знаків.
Ø ПРАВИЛЬНИЙ ПРОЦЕС зонування магазину і складу - ДУЖЕ ВАЖЛИВИЙ!
v Менеджер магазину зобов'язаний виконати зонування магазина спільно з менеджером сторонньої компанії, яка проводить інвентаризацію (менеджер компанії наклеює зони, менеджер магазину - перевіряє, чи не пропущено чи який-небудь товар).
Ø ОСНОВНЕ ЗАВДАННЯ менеджера магазина під час інвентаризації - надати до перерахунку ВЕСЬ товар, що знаходиться в магазині!
v Ви повинні бути впевнені, що весь наявний товар, одяг, взуття, парфуми, що знаходяться на стоці магазину під час інвентаризації пораховані.
ЩОДО ПЕРЕРАХУНКУ ВЗУТТЯ:
Наперед за кілька днів, команда магазину повинна провести перевірку вмісту коробок взуття, тобто зовнішній штрих код на коробці повинен збігатися з внутрішнім вмістом, щоб уникнути пересорта взуття.
· У випадку, якщо зовнішній штрих код не співпадає з внутрішнім вмістом коробки, то повинен бути роздрукований правильний штрих код, за допомогою PDA. Також, чинимо з взуттям в пакетах.
· У випадку, якщо взуття в магазині зберігається без коробок, персонал магазину повинен переконатися, що штрих код є на кожній парі взуття.
· Якщо під час інвентаризації буде виявлено пара взуття, на якій буде відсутній штрих код, співробітник магазина повинен оперативно допомогти знайти артикул даної взуття, за допомогою TGT.
· ПЕРЕРАХУНОК РАЗНОПАРОК ВЕДЕТЬСЯ ТІЛЬКИ ПО правого черевика.
· Якщо під час інвентаризації знайдеться лівий черевик і до нього не буде знайдений правий будь-якого іншого розміру (одне парки), то даний черевик перерахунку не підлягає.
v При закритті магазину важливо відкрити всі ящики в меблів торгового залу, що містить продукти так, щоб лічильники зовнішньої компанії бачили товар, де він присутній.
v Також повинні бути надані до перерахунку усі товари, приготовані до відправки, але не відскановані за допомогою PDA і не відправлені в систему (Уніформа, Шлюб, Повернення на склад, Трансфери)
v Всі товари отримані магазином, але не підтверджені в системі за допомогою PDA, не зважають.
Ø Контроль якості ПЕРЕРАХУНКУ
Існує два варіанти перевірки контролю якості:
1. «Артикульний перерахунок» - перевірка за допомогою сканера.
2. «Кількісний перерахунок» - сліпий перерахунок за кількістю.
v При фіскальних інвентаризації використовується тільки артикульним перевірка.
v За допомогою «сліпого перерахунку» (кількісний перерахунок) має бути перевірено не менше 15% зон.
v В кінці інвентаризації ви повинні переконатися, що всі зони, обрані для перевірки були перераховані / перевірені ще раз і потрапили в підсумковий звіт. У разі виявлення Вами розбіжностей, зона, в якій були допущені помилки, перевіряється і коригуються. У звіті вказується кількість перевірених зон співробітниками магазину, а також кількість помилок допущених при перерахунку. Додаток 2 - Детальна процедура проведення перевірки - (ви знайдете в кінці інструкції)
Ø ЗВІТИ ПРО ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ
v Як тільки інвентаризація закінчена, стороння компанія надає менеджеру магазину АКТ (перерахунку товару), в якому будуть вказані наступні дані:
1. Час початку перерахунку, закінчення.
3. Загальна кількість порахували товару в магазині.
АКТ - це офіційний документ про проведення інвентаризації, він обов'язковий до заповнення менеджером магазину! А також всі претензії, не прописані в акті, до уваги і розгляду не приймаються!