курсова з документоведенію1.doc
Лазерний - це документ, запис і зчитування інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променя (оптичний диск, CD-ROM, компакт-диск, голограма).
3.1.1. Електронний документ
Формується ще один самостійний клас документів - електронний документ як сукупність даних в пам'яті ЕОМ. Електронний документ являє собою зафіксовану на матеріальному носії інформацію у вигляді набору символів, звукозапису або зображення, призначену для передачі в часі і просторі з використанням засобів обчислювальної техніки.
Це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ. Основним способом документування тут виступає не писемність, а екрані, заснована не на лінійному, тобто витягнутому в рядок листі, а на тимчасовому потоці екранних зображень (електронна книга, електронний журнал, диск). Відтворення тексту ЕОМ здійснюється двома шляхами: зображення його на екрані дисплея або у вигляді текстової роздруківки.
Електронний документ може містити будь-які типи даних, що знаходяться в Базах Даних, Електронних таблицях (ЕТ) та інших об'єктах зберігання інформації. Для введення в систему паперових документів використовуються сканери. Будь-які електронні документи повинні створюватися в такому вигляді, щоб вони були зрозумілі як користувачам, так і абонентським системам. Якщо вони спочатку складаються на папері, то переважно застосування машиночитаних шрифтів.
3.2. Матеріальна складова документа
Матеріальна складова документа - його сутність речовини (фізична) форма документа, який забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію у часі та просторі. Призначена документа для зберігання та передачі інформації у часі і просторі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, газет, буклетів, микрофиш, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця специфічна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації в часі, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлення.
Таким чином під матеріальної складової частиною документа мають на увазі:
1. Матеріальну основу документа;
2. Форму носія інформації;
3. Спосіб документування або запису інформації.
Матеріальна основа документа (МОД) - сукупність матеріалів, що використовується для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення) і складових носія інформації.
Залежно від матеріальної основи документи поділяються на природні та штучні. Штучні в свою чергу поділяються на паперові та документи на непаперового основі - полімерні документи (полімерно - плівкові і полімерно - пластикові).
Як МОД спочатку використовувалися природні матеріали, які були під рукою: камінь, шкіра, кості, кераміка, глина, деревина, бамбук, пальма, береста. Пізніше почали створювати спеціальні матеріали, більш придатні для фіксації інформації. Перші документи на штучно створених матеріальних носіях дійшли до нас з далекого минулого у вигляді глиняних табличок, сувоїв папірусу, стародавніх пергаментів. Це були штучні носії з природних матеріалів. Вважається, що першими документами призначеними для зберігання та передачі інформації були шумерські глиняні таблички-бирки V-IV ст. до н.е. з назвами об'єктів та позначенням їх кількості, виконуючи облікові функції при зберіганні та транспортуванні товарів. Ці документи одночасно фіксували перші письмові знаки шумерів. В цілому, природні матеріали не набули широкого вжитку як матеріальний носій інформації через непрактичність у використанні (об'єм, вага, складність в обробці матеріалу, тиражування).
4. Розширення поняття документ з розвитком науки і техніки
У документознавства застосовується таке визначення документа: "Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі".
Згідно з Федеральним законом "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.
Названі в визначеннях ознаки документа припускають:
Історія виникнення і еволюція тлумачення терміна "документ" вивчена недостатньо. За тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося.
У російську мову слово "документ" прийшло за часів Петра I, як запозичене їх німецького і польського мов, - в значенні письмового свідоцтва. На початку XX ст. воно мало два значення:
a) будь-який папір, складена в законному порядку і що може служити доказом прав на що-небудь (майнових, стану, на вільне проживання) або на виконання будь-яких обов'язків (умови, договори, боргові зобов'язання);
б) взагалі будь-яке письмове свідчення.
До другої половини XIX ст. в довідкових виданнях деяких країн світу з'являються похідні від слова "документ" терміни: документація - у значенні підготовки і використання підтверджених документами доказів і повноважень; документний - що відноситься до документа.
В кінці XIX ст. спостерігається тенденція до звуження кордонів поняття "документ": спочатку вона розглядалася як будь-який предмет, що служить для отримання і докази, потім - як письмове свідоцтво, яке підтверджує певні правові відносини. Поняття використовувалося переважно в юридичному значенні.
З початку XX в. в терміносистему вводиться нове, більш широке розуміння поняття "документ": його ввів відомий бельгійський вчений, основоположник документації - науки про сукупність документів і області практичної діяльності - Поль Отле (1868-1944 рр.). Можна виділити наступні значення "документа", введені науковий обіг П.Отле:
а) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від того, втілений він в матеріально-фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі, можна вважати документом. Це поняття охоплює як матеріальні об'єкти - носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні вистави;
б) документами є матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною для створення будь-яких колекцій. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, так і природні, технічні предмети, що знаходяться в музеї;
в) до складу документів входять також матеріальні об'єкти, створені людиною спеціально для фіксування, зберігання та відтворення інформації з метою її передачі в просторі і часі, незалежно від способу фіксування. Це і документи "писані" (тобто з інформацією, зафіксованої знаками письма), і образотворчі, фонозаписи і фільми (результати машинної запису зображення та звуку).
Таким чином, за тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося. І до теперішнього часу застосовуються визначення, то додають йому найширший сенс, то звужують його розуміння до одного якого-небудь виду документа. Оперуючи поняттям "документ", необхідно щоразу уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, для вирішення теоретичних або практичних завдань.
Знання функцій і властивостей документа дозволяє усвідомити цільове (для чого створений конкретний документ) і читацьке (для кого створений документ - для дітей, дорослих, фахівців, студентів і т.д.) призначення документа, з тим, щоб найбільш ефективно використовувати його потенційні можливості . Від цільового і читацького призначення документа залежить характер інформації, що міститься в ньому, тип і вид документа.
Знання функцій і властивостей документа дозволяє:
Список використаної літератури