І тільки після того, як ви будете зацікавлені у співпраці, ви почнете діяти: встановлювати і налагоджувати контакти з майбутніми партнерами. І тут дуже важливо зробити правильне враження з перших хвилин за допомогою свого запиту продукції і, звичайно ж, уявлення про діяльність вашої компанії.
Нижче будуть приведені кілька стійких виразів, фраз за допомогою яких ви зможете написати запит про надання зразків продукції, каталогів, брошур, прайс-листів тощо
Але перш ніж почати складати лист-запит, запам'ятайте такі правила характерні для таких листів:
Ви зацікавлені якнайшвидше отримати відповідь, тому не треба складати поеми. Ви тільки-тільки починаєте вести переговори з компанією, тривати вони - невідомо. Тому не варто розпорошуватися, та й існує ймовірність повідомити зайву інформацію, але представитися необхідно в будь-якому випадку. Та й ще, тому що в таких листах головну роль грає оперативність, вони зазвичай висилаються факсом або на електронну пошту.
- лаконічність, гранична точність
Отримав ваш лист незнайомій людині повинно бути все гранично ясно: хто пише, навіщо пише, що хоче. Врахуйте, що ваш лист, швидше за все, потрапить звичайному менеджеру, чию робочу пошту можуть надрукувати в численних брошурах. У великих компаніях - в спеціальний відділ, але вони отримують за день безліч подібних листів. Врахуйте людський фактор і цінуєте свій і чужий час. Що конкретно ви просите має бути зрозуміло незнайомій людині.
За першого листа, звичайно, судять про компанію в цілому. Ваше завдання, якщо не викликати повагу, то виключити можливість поблажливих усмішок.
Бути ввічливим - золоте правило бізнесу. До того ж складаючи листи-запити ви в ролі прохача.
Вважайте за правило підписувати будь-яке ваше електронного листа. По-перше, ваш лист має легко знаходитися в архіві вхідних листів. По-друге, через спам багато листів, особливо без «імені» видаляють не відкриваючи. Не дозволяйте вашого листа загубитися!
Якщо ви просите вислати вам зразки будь-якої продукції, то пам'ятайте, що далеко не всі компанії готові вислати за свій рахунок свій товар, якщо точно не впевнені у подальшій співпраці. Тверезо оцінюйте ситуацію.
"Name of company" mentioned your name in our business discussion and showed us your company's brochure.
«Назва компанії» згадало вашу компанію при діловій розмові і показало нам брошуру вашої компанії.
One of our business associates ( "name of company") informed us that your company is a major manufacturer of ...
Один з наших ділових партнерів ( "назва компанії") повідомив нам, що ваша компанія є одним з найбільших виробників.
We are "name of company" buying agents for a direct mail organization in Japan offering quality merchandise to consumers at bargain prices.
Ми є «назва компанії» агентами із закупівель для безпосередньої організації пошти (поштових послуг; можна замінити будь-якими іншими) в Японії. І пропонуємо споживачам якісні товари за пільговими цінами.
We are a big company dealing in ...