Втілення розробленої стратегії в поточну діяльність організації здійснюється за допомогою розробки системи планів.
План - завчасно намічений комплекс заходів, який передбачає терміни, відповідальних і послідовність виконання певних робіт в рамках обраної стратегії, спрямованої на досягнення поставленої мети.
Залежно від періоду планування розрізняють:
- Довгострокові плани - плани, розраховані на перспективу 3-5 років і враховують зміни у зовнішньому середовищі організації та її своєчасну реакцію на них.
- Короткострокові плани - плани, які складаються на період до 1 року і, як правило, не змінюються.
- Оперативні плани - плани, в яких стратегія деталізується у розрахованих на короткий термін рішеннях щодо змісту, виконавців і способів виконання певних дій.
Залежно від їх призначення виділяють:
- Стратегічні плани - визначають головні цілі організації, стратегію придбання та використання ресурсів для досягнення її цілей;
- Тактичні плани, спрямовані на систематичне впровадження стратегічних планів організації.
Залежно від необхідності повторення розрізняють:
- Одноразові плани, що визначають певний курс дій і зазвичай не повторюються в майбутньому
Особливості умов їх застосування і різні форми планових документів розглянуті в табл. 5.6.
Програми - це плани, які охоплюють достатньо велику кількість дій (кілька проектів), які не повторюються в майбутньому і розробляються на кілька років:
- Програма, на відміну від поточних планів, що розробляються тоді, коли з'являється міжфункціональна проблема, яка не відноситься до компетенції одного з підрозділів, але заважає роботі всіх; метою програми є рішення цієї проблеми (її ліквідація, локалізація, обмеження)
- Програма - ряд пов'язаних проектів, управління якими координується для досягнення переваг, недоступних при управлінні ними окремо; на відміну від проекту, заходи щодо програми не пов'язані один з одним, а пов'язані лише з метою програми, і можуть реалізовуватися окремо;
- Наявність наскрізних (пов'язують різні підрозділи) програм свідчить про використання в роботі компанії командного підходу.
Види планових документів, які використовуються при реалізації одноразових і багаторазових планів
Приклади програм - програма розвитку стратегічних навичок в топ менеджменту, програма боротьби з курінням на робочих місцях, програма поліпшення мотиваційного клімату в головному офісі, програма підвищення продуктивності праці, програма зниження витрат, програма впровадження нової продукції, програма розробки нової технології, програма створення нових виробничих потужностей і т.
Проекти - це плани, за своєю суттю схожі на програми, але відрізняються від них меншою масштабністю, складністю та часу виконання; звичайно, проекти є складовою частиною більш широкої програми;
- Плановий документ, спрямований на реалізацію стратегії;
- Проекти, на відміну від поточних планів, припускають впровадження систем, процедур, правил, матеріальних об'єктів, яких раніше не було в компанії; але які необхідні для реалізації загальнийкорпоративної стратегії;
- Проекти, як правило, починаються зі слів "впровадити" або "запустити";
- Проекти можуть бути "внутрішніми" (стосуватися одного підрозділу) і "зовнішніми" (стосуватися всіх або багатьох підрозділів);
- Необхідними атрибутами проекту є мета проекту, керівник проекту, терміни проекту, бюджет проекту (за видами робіт, за структурою проекту), тимчасова проектна команда, мережевий графік (паралельність робіт), графік критичного шляху (мінімальний термін виконання проекту), матриця відповідальності, розбивка за видами робіт, проектні завдання.
Приклади проектів: відкриття нового супермаркету в обласному центрі, впровадження в компанії процедури оцінки виконання, відкриття філії (представництва) в регіоні, впровадження в компанії системи управлінського обліку, запуск нової виробничої лінії, впровадження системи ICO тощо.
Поточні плани - це річний план роботи підрозділу з розбивкою по кварталах і місяцях відповідно до його призначення (місією) і цілям (деревом цілей) на даний рік:
- Поточний план означає якісне і в терміни виконання функцій і обслуговування клієнтів (внутрішніх і зовнішніх)
- У поточний план не включаються проекти і програми, які мають окремий бюджет.
Бюджети - це плани, у яких здійснюється розподіл ресурсів між окремими видами діяльності та підрозділами організації.
Основні форми бюджетів:
- Бюджет руху грошових коштів - показує платоспроможність організації;
- Бюджет доходів і витрат - показує наскільки організація є рентабельною;
- Бюджет-баланс - містить інформацію про вартість організації.
Системи - це єдність закономірно виконуваних в певному порядку дій, що знаходяться у взаємному зв'язку і сприяють консолідації зусиль і досягнення загального результату.
Приклади систем: система стратегічного планування; система бюджетування; система контролю; система знижок; система управління виконанням, що включає постановку цілей, оцінку результатів виконання, оцінку компетенцій, оціночні інтерв'ю тощо.
Політики - це загальне керівництво для дій і прийняття рішень, своєрідний кодекс законів організації, на який спираються лінійні менеджери при прийнятті управлінських рішень
- Пояснюють ставлення компанії в особі її керівництва до тих чи інших аспектів діяльності, ситуацій і т.д .;
- Дозволяють уникнути короткозорих рішень, які випливають з вимог даного моменту;
- Обов'язкові для дотримання всіма, для кого вони розробляється.
Приклади політик: політика якості, кредитна політика, інвестиційна політика, облікова політика, цінова політика, політика закупівель, політика продажів і обслуговування клієнтів, технічна політика, кадрова політика, інформаційна політика та політика безпеки тощо.
Процедури (технологічні карти) - послідовність конкретних дій, які повинен здійснити виконавець за певних обставин; головне в них - хронологічна послідовність доби, які потрібні. На практиці процедури - це випробувані способи дій у ситуаціях, які часто повторюються. Процедури призначені для тих, хто не має права самостійного прийняття рішень.
Приклади процедур: процедура захисту бюджетів, процедура прийому товару на склад, процедура прийому готівкових коштів в касу, процедура пошуку, відбору і прийому та адаптації нових працівників, процедура контролю якості продукції тощо.
Стандарт - документ, затверджений уповноваженим органом, що встановлює призначені для загального і багаторазового використання правила, інструкції або характеристики, які стосуються діяльності чи її результатів, включаючи продукцію, процеси або послуги дотримання яких є обов'язковим.
Приклади стандартів: стандарт якості сировини по її технологічним чи іншими параметрами, стандарт якості готового продукту, поведінковий стандарт обслуговування клієнтів в магазині.
Правила - опис змісту дій, які вимагаються від виконавця. Сутність будь-якого правила полягає в тому, що воно вказує - слід не слід виконувати певні дії. Правила найчастіше ставляться до вузької сфери діяльності.
Приклади правил: правила техніки безпеки, правила проходження медогляду, правила компенсації відпустки, що залишилася правила поведінки і т.
вказівки, звід правил, що встановлює порядок і спосіб здійснення, виконання чого для тих, хто не має права приймати самостійні рішення.
Приклади інструкцій: посадова інструкція, інструкція по роботі з касовим апаратом, інструкція для користувача по роботі з програмним забезпеченням тощо.