За цей рік мені і моїм друзям з Improve Group довелося багато поспілкуватися з організаторами різних айтішной і Діджитал-конференцій. Досвід був різний, але в цілому від нього залишилося одне загальне враження: ніколи не знаєш, чого від них очікувати.
Може, в цьому і полягає одна з проблем організаторів, у кого не виходить якісно підготувати спікерів? І як цю проблему вирішити?
У мене був досвід підготовки спікерів до конференцій в дуже різних ролях: я багато разів була адженда-менеджером (головним за програмою конференції), а в останні два роки більше виявлялася «по той бік барикад» - подавала заявки на виступи, готувала спікера, погоджувала деталі і оргпитання з організаторами.
Давайте подивимося на всю ситуацію з боку спікера.
Кожному організатору хочеться, щоб у нього на конференції виступили експерти, професіонали своєї справи. Тому найчастіше класний затребуваний спікер - це керівник / власник бізнесу або дуже досвідчений фахівець в своїй області. Здогадуєтеся, що у такої людини не так багато вільного часу?
Крім того, що ідеальний спікер - досить зайнята людина, він, швидше за все, розуміє роль виступу в просуванні його компанії, створенні правильного іміджу.
Можливо, у нього навіть є люди в компанії, які саме цим і займаються: вибирають конференції, на яких стоїть виступити, щоб досягти своїх піар-і маркетингових цілей (ми з відділом маркетингу як раз цим і займаємося час від часу).
Але як часто організатори конференцій демонструють розуміння цих двох потреб спікера: ефективно витрачати час і досягти піар-цілей для себе самого або свого бізнесу?
З нашого досвіду, на жаль, майже ніколи. Ну, може, за рідкісним винятком. Хоча на ділі не вистачає всього лише двох базових і дуже простих речей:
- Чіткості в комунікаціях і таймлайне підготовки
- Ясності в доступні інструменти піару до, під час і після конференції
Якщо ви не хочете тонути в болоті посередності і вести себе як справжні професіонали-організатори, то нижче про кожному пункті трохи докладніше.
Чіткість у комунікаціях і таймлайне підготовки
І спікеру, і тим, хто його готує до виступу, важливо розуміти, які у організаторів конференції очікування, скільки часу відводиться на кожний етап підготовки, які взагалі ці етапи і хто за що відповідає.
Ось кілька простих правил, які допоможуть досягти потрібної чіткості:
1. Ви - господар конференції, ставте свої умови
- Якщо ви запрошуєте спікерів самі, чітко опишіть в запрошенні своє очікування. Яким ви бачите ідеальне виступ спікера? Які є вимоги (тривалість виступу, наявність слайдів, роздаткових матеріалів, згадка реальних прикладів і кейсів і т.п.)
- Якщо ви оголошуєте про відкрите наборі спікерів і приймаєте заявки, зробіть те ж саме в анонсі набору. Швидше за все, такий анонс - це ваш сайт конференції з формою заявки, там якраз саме місце описати всі очікування.
2. Сплануйте етапи і час підготовки заздалегідь
3. Постійність - запорука успіху
- Постійно нагадуйте спікеру, на якому етапі підготовки він зараз, коли головні дедлайни, що він вже надіслав, а що ви ще чекаєте від нього. Він же зайнята людина, пам'ятаєте? Він може замотатися і забути про дедлайни, але ви собі такого дозволити не можете.
- Проявляйте сталість у використанні каналів комунікації. Якщо ви завжди спілкуєтеся через email, не треба раптово писати в личку VK або Facebook. Винятком може бути лише ситуація, коли спікер абсолютно перестає реагувати на основний канал комунікації, і потрібно знайти інші способи зв'язку з ним.
А поки - про другий потреби спікера.
Ясність в доступні інструменти піару до, під час і після конференції
1. Опишіть якомога детальніше аудиторію конференції
- Хто ваші слухачі? Скільки їх?
- З якої вони галузі?
- Який їхній професійний рівень?
- Чим вони можуть бути цікаві спікеру?
2. Опишіть, які інструменти просування спікера будуть доступні
Цей список можна продовжувати нескінченно. Спробуйте зібратися з командою організаторів і поштурміть, які ще є ідеї можливостей піару для спікерів.
Вони не обов'язково повинні бути платними. Щось не буде коштувати вам ні копійки, але втягне учасників і буде приємним моментом для спікерів. Як, наприклад, голосування лайками на конференції HappyDev або дерево контактів на конференції «Груша»:
Дерево контактів від Флампа: кожен міг залишити свою візитку або написати про пошук співробітників в команду. Файл з контактами організатори розшарено на всіх, хто поділився своїми. Фото з блогу Флампа
Якби мені як людині, відповідальному в компанії за підготовку спікера до конференції, організатори з самого початку надіслали відповіді на всі ці питання, то я б їх відразу поважати.
Я б ще більше поважати їх, якщо б вони зберігали такий же рівень професіоналізму протягом всієї підготовки. І мені б точно захотілося відправити спікера на їх конференцію ще раз.
Якби я була спікером, з яким працюють подібним чином, я б сказала: слава богу, нарешті хоч хтось підійшов до підготовки з розумом!
Ну а для вас як для організатора робота зі спікерами стала б в рази простіше і комфортніше, якби ви заздалегідь знали, що, коли і в якому вигляді ви від них очікуєте, а також чому їм захочеться вибрати саме вашу конференцію.
Мене звати Аня Дворнікова. я вивчаю теорію і практику створення та організації унікальних подій, ділюся досвідом і запрошую всіх небайдужих до активного спілкування.
ХОЧЕШ БУТИ В КУРСІ?
Приблизно раз на тиждень я пишу нові пости, а раз на місяць відправляю передплатникам добірку новин і посилань на свіжі записи. Хочеш отримувати апдейт від UXevent собі на email? Підписуйся: Натискаючи на кнопку, даю свою згоду на обробку персональних даних.
Консультації для організаторів
