Щорічний оплачуваний відпочинок - невід'ємне право кожного працівника. Однак буває так, що скористатися ним повною мірою не виходить. Нерідко співробітники змушені переносити свої законні відпустки на більш пізні терміни або дробити їх на кілька частин. Розберемося, як правильно діяти в кожній з таких ситуацій, якими документами слід оформляти перенесення відпустки на наступний рік. і що слід зробити для дотримання норм вітчизняного законодавства.
Коли можна змінити дату виходу у відпустку
Щорічний відпочинок гарантований всім працівникам незалежно від виду та організаційно-правової форми компанії, де вони працюють. Така норма закріплена положеннями ст. 114 ТК РФ. Також див. «Порядок надання щорічних оплачуваних відпусток».
Послідовність, в якій персонал фірми буде відсутній на роботі, на практиці закріплюють спеціальним графіком виходу у відпустку. За правилами його складають за 14 днів до настання нового календарного року і стверджують від імені керівника. З цього моменту графік стає обов'язковим до виконання для персоналу організації.
Зрозуміло, що бездоганно спланувати майбутній відпочинок всіх працівників компанії не виходить. Так, у великих організаціях має місце постійна ротація кадрів, а в невеликих фірмах хвороба або звільнення одного із співробітників можуть поставити під загрозу дотримання графіка в цілому. Також див. «Графік відпусток».
- виробнича необхідність;
- хвороба або травма, підтверджена листком непрацездатності;
- виконання державних обов'язків;
- несвоєчасна оплата відпустки;
- повідомлення співробітника про початок відпочинку пізніше двотижневого терміну або відсутність відповідного повідомлення;
- інші випадки, передбачені українським законодавством.
Сповістити роботодавця про зміну дати початку відпочинку допоможе спеціальний документ - заяву про перенесення відпустки на наступний рік. Його зобов'язаний написати кожен співробітник, який не має можливості піти відпочивати в запланований проміжок часу.
Як правильно оформити
Документ, що фіксує цей факт, не має законодавчо встановленого зразка. Якщо в компанії розроблені відповідні шаблони, то для написання заяви на перенесення користуються ними. Якщо ж локальним нормативним актом форма цього документа не встановлена, його складають відповідно до звичаїв ділового обороту.
Прохальна частина заяви зазвичай трансформується в залежності від того, з чиєї ініціативи коригується час відпочинку співробітника.
На вимогу начальства
Найчастіше дата виходу на відпочинок зсувається з ініціативи організації. Щоб грамотно оформити перенесення відпустки у зв'язку з виробничою необхідністю. слід обов'язково отримати згоду працівника. Для цього потрібно в письмовій формі повідомити його про причини зміни часу відпочинку.
Зверніть увагу, що в даній ситуації законодавці захистили інтереси працівника відповідної нормою ст. 124 ТК РФ. Якщо відпочинок пересувається з ініціативи організації, співробітник має право використовувати перенесені дні відпустки в будь-який зручний для нього час протягом 1 року.
побажання співробітника
Працівник організації також може бути зацікавлений в тому, щоб пересунути дату початку відпочинку. В цьому випадку перенесення відпустки за бажанням працівника відбувається на підставі власноручно написаної ним заяви на ім'я керівника.
У змістовній частині документа необхідно відобразити такі моменти:
- дати початку і закінчення відпустки відповідно до графіка;
- поважну причину перенесення;
- посилання на підтверджуючий документ (при його наявності) або мотивоване пояснення причин, що спонукають працівника просити про усунення дати початку відпочинку;
- період часу, на який планується зрушити відпустку.
Якщо приводом для перенесення стали причини, передбачені нормами законодавства, до заяви слід додати підтверджуючі документи або їх копії. Це може бути лікарняний лист, довідка про виконання державних обов'язків та інше.
Наймач зазвичай погоджується на зміну термінів відпустки з особистих причин, якщо це не потягне за собою негативних наслідків для фірми в цілому. В іншому випадку працівник відправиться у відпустку за затвердженим графіком.
Чому деякі зможуть відпочити лише в майбутньому році
Нерідко у співробітників компанії виникає сумнів: чи можна переносити відпустку на наступний рік. В силу об'єктивних причин така ситуація цілком можлива. Причому змінити період відпочинку допустимо як на вимогу роботодавця, так і з ініціативи персоналу. В обох випадках для подібних дій необхідні вагомі причини.
Якщо ви не стикалися з такою ситуацією на практиці і сумніваєтеся, чи переноситься відпустку на наступний рік. загляньте в ч. 3 ст. 124 ТК РФ. Там прямо вказано: якщо працівник не зумів використати належні йому дні відпочинку в поточному році, вони можуть бути надані йому протягом 12 місяців після закінчення відповідного робочого року.
Врахуйте. що заборонений відмову в наданні щорічної відпустки протягом двох років поспіль.
шаблон заяви
Щоб спростити документообіг, а також виключити надходження в кадрову службу організації невірно оформлені документи, рекомендується розробити і затвердити бланк заяви на зміну дати початку відпустки. Заповнюючи його, співробітники витратять набагато менше часу і не допустять помилки.
У великих організаціях, крім бланка, бажано скласти зразок заповнення відповідної заяви. В цьому випадку працівники компанії зможуть написати прохання про зрушення відпочинку на більш пізній термін без допомоги фахівця кадрової служби.
Візьміть до уваги, що будь-яка заява на перенесення відпустки має відповідати наступним вимогам:
- У шапці документа вказують посаду, прізвище та ініціали керівника, а також посаду, прізвище та ініціали співробітника, що звертається з проханням.
- У змістовній частині формулюють прохання про перенесення із зазначенням дат запланованого і передбачуваного періоду відпустки, а також описують причину, по якій необхідне коректування часу відпочинку.
- В кінці документа ставлять дату його складання. Написане завіряється власноручним підписом працівника.