Якщо ви приймаєте дзвінки, відповідайте дружньо твердо і професійно безпристрасним голосом. Назвіть своє ім'я і назву фірми: абонент завжди повинен знати, куди він подзвонив і з ким говорить. Якщо ж сталася якась помилка при наборі номера, непорозуміння відразу ж вирішиться і не спричинить за собою зайву витрату часу.
Розмовляючи з людиною, з яким вам необхідно буде продовжити розмову, домовтеся про точний час наступного дзвінка, ввічливо цікавлячись, коли буде зручніше для нього ваш наступний дзвінок. Це дозволить вашому клієнтові відчути вашу турботу про його часу.
При прийнятті дзвінків слід дотримуватися деяких правил етикету:
ü представитися, назвавши готель (або службу готелю) і своє прізвище;
ü не змушуйте клієнта чекати інформацію з обмеженим доступом 45 секунд;
ü якщо на заданий вам питання потрібно більше часу, необхідно запитати клієнта, чи згоден він почекати або ж слід зв'язатися з ним пізніше. Повертаючись до розмови, подякуйте вашого співрозмовника за очікування. Ваша люб'язність дозволить клієнтові відчути вашу турботу про його часу. [1, c.320]
Також потрібно пам'ятати про те, що людина, якій ви телефонуєте, може бути зайнятий вирішенням будь-якого іншого важливого справи і тоді є можливість того, що ви не будете вислухані. І не має значення, наскільки була змістовна ваша інформація. Невдалий вибір часу означає невиправдані результати. Тому, куди б ви не дзвонили, завжди цікавтеся, чи не відволікає ви людини від інших справ.