Особливості ведення фізособами - СПД трудових книжок найманих працівників
Не всі фізичні особи - суб'єкти підприємницької діяльності (далі - приватні підприємці), які використовують працю найманих працівників, чітко знають і виконують існуючі вимоги щодо ведення трудових книжок працівників, виправлення невірних записів або помилок, внесених в них, а також про порядок зберігання трудових книжок, які є документами суворої звітності.
Відповідно до ст. 48 КЗпП і на підставі п. 1.1 Інструкції № 58, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Та ж ст. 48 КЗпП зобов'язує приватних підприємців вести трудові книжки на всіх працівників, які працюють у них понад 5 днів. Зразки бланків трудової книжки і вкладиша до неї затверджені постановою № 301.
При оформленні трудових книжок необхідно керуватися Інструкцією № 58. Однак ця Інструкція містить в собі чимало протиріч і неточностей, що нерідко призводить до помилок.
При працевлаштуванні на роботу працівники зобов'язані подати трудову книжку, оформлену в установленому порядку (п. 2 постанови № 301).
Заповнення трудової книжки на осіб, які працевлаштовуються вперше
Зазначені особи приймаються на роботу без трудової книжки. За загальним правилом таким працівникам трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийому на роботу.
Слід зазначити, що ні в КЗпП, ні в Інструкції № 58 нічого прямо не сказано про можливість приватними підприємцями оформити трудову книжку (заповнити чистий бланк трудової книжки) найманому працівнику, який починає вперше свою трудову діяльність у цієї фізичної особи. Трудове законодавство також не передбачає можливості оформлення таких трудових книжок центрами зайнятості, в яких реєструються договору між фізичними особами, які використовують найману працю, та найманими працівниками.
Однак, відповідно до вимоги ст. 2 КЗпП працівники реалізують своє право на працю шляхом укладення трудового договору про роботу на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи. Значить, і на найманих працівників і на фізичних осіб, які використовують працю найманих працівників, поширюється дія трудового законодавства. Незважаючи на те, що з питання оформлення вперше трудової книжки найманого працівника безпосередньо приватними підприємцями є прогалини, які потребують коригування.
Практика показує, що багато приватних підприємців вимагають від осіб, які вперше починають у них свою трудову діяльність і не мали раніше трудової книжки, пред'явити чистий бланк трудової книжки для внесення до неї відомостей про роботу.
Однак на підставі п. 6.3 Інструкції № 58 власник або уповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них. При цьому п. 6.1 Інструкції № 58 встановлено, що при виписуванні трудової книжки або вкладиша до неї, або дубліката трудової книжки з працівника стягується сума її вартості.
На титульному аркуші трудової книжки відповідно до п. 2.11 Інструкції № 58 записується повністю прізвище, ім'я, по батькові працівника (скорочення не допускаються), а також дата народження. Ці відомості зазначаються на підставі паспорта або свідоцтва про народження. Після зазначення дати заповнення трудової книжки, відповідно до п. 2.12 працівник своїм підписом завіряє правильність внесених записів. Крім працівника, першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудової книжки.
Слід зазначити, що Інструкція № 58 не містить роз'яснень про можливість оформлення фізичною особою - СПД трудової книжки. Але і заборони з оформлення першого запису в трудовій книжці приватними підприємцями в законодавстві також не існує.
Ведення трудових книжок найманих працівників
Порядок ведення трудових книжок на працівників, які працюють у приватних підприємців, визначено п. 2.20-1 Інструкції № 58.
Поширеною помилкою при заповненні трудових книжок фізичними особами, які використовують працю найманих працівників, є оформлення записів тільки на одній мові, як правило, російською. Відповідно до п. 2.1 Інструкції № 58 трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами.
Згідно п. 14 Порядку № 260 записи про реєстрацію та зняття з реєстрації трудового договору дають право приватному підприємцю внести записи до трудової книжки працівника про прийняття та звільнення його з роботи.
При прийомі на роботу вноситься запис: «Прийнято на роботу (далі вказується професійна характеристика робіт) за трудовим договором (зазначаються дата і номер договору), зареєстрованому в державній службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості)». При цьому в графі 4 вказується, на підставі чого внесено запис (дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: «Трудовий договір (номер), зареєстрований (дата)»).
При звільненні роблять такий запис: «Звільнений з роботи (далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП України)», при цьому в графі 4 вказується дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: «Трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата) ». Відповідно до п. 2.26 Інструкції № 58 днем звільнення вважається останній день роботи. Записи про звільнення вносяться до трудових книжок працівникам в день їх звільнення, і видаються працівникові в цей же день. При затримці видачі трудової книжки з вини приватного підприємця з винуватця стягується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки.
Внесені приватним підприємцем записи до трудових книжок працівників завіряються підписом і печаткою посадової особи органу державної служби зайнятості, який реєстрував договір (п. 15 Порядку № 260).
Відповідно до п. 2.20-1 Інструкції № 58 трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у приватного підприємця, зберігаються безпосередньо у працівників.
На відміну від підприємств, установ і організацій, приватні підприємці не вносять відомості про трудові книжки своїх найманих працівників (при їх прийомі) в Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом № 277. Пояснюється це тим, що трудові книжки протягом усієї трудової діяльності у фізичної особи, як ми вже говорили, знаходяться безпосередньо у працівників.
На осіб, які працюють у фізичної особи - СПД за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за основним місцем роботи.
При переведенні працівника на іншу роботу або посаду відповідний запис окремим рядком вноситься в його трудову книжку фізичною особою - СПД (наприклад, переведений на посаду бухгалтера). У графі 4 вказується документ, яким працівник переведений на іншу посаду, а також дата видання даного зміни або доповнення до укладеного з працівником раніше трудовим договором. Всі зміни або доповнення до трудового договору, зареєстрованому державною службою зайнятості, повинні бути також зареєстровані цією службою, причому зміни і доповнення вносяться в усі три екземпляри чинного трудового договору, укладеного між фізичною особою - СПД і найманим працівником.
На підставі п. 2.13 Інструкції № 58 зміна записів у трудовій книжці про прізвища, імені, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміні прізвища, імені, по батькові) з посиланням на номер і дату цих документів. Відповідні зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідний документ на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Таким чином, якщо у працівника в період його трудової діяльності у приватного підприємця, змінилася прізвище на підставі свідоцтва про реєстрацію шлюбу, то дана фізична особа має повноваження внести до трудової книжки даному працівнику відповідну зміну.
Законодавцю слід було б звернути на цей факт увагу і ліквідувати в Інструкції № 58 наявні суперечності по праву внесення підприємством таких записів, закріпивши конкретно таке ж право за фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності, які використовують найману працю.
Усунення помилок в записах, внесених до трудової книжки
У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення і ін. Виправлення виконуються власником підприємства або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис (п. 2.6 Інструкції № 58). Таким чином, якщо фізична особа - СПД допустило помилку або внесло в трудову книжку невірну запис, то це ж фізична особа повинна її виправити.
У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.
На підставі п. 2.10 Інструкції № 58 у разі потреби зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі 3 пишеться: «Запис за № (таким-то) недійсна. Прийнято на таку-то посаду (професію) »і в графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника підприємства або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки. Слід зазначити, що в Інструкції № 58 також не передбачено виправлення невірної запису або внесеної помилки безпосередньо фізичною особою - суб'єктом підприємницької діяльності. Однак з огляду на, що на всіх фізичних осіб, зареєстрованих суб'єктами підприємницької діяльності, поширюється дія трудового законодавства, значить, виправлення цими особами невірних записів у трудовій книжці юридично не суперечить законодавству.
Звертаємо увагу! Для виправлення неправильного або неточного запису Інструкцією № 58 не передбачено і не врахований той факт, що фізична особа - СПД, яке допустило в трудовій книжці працівника помилку і виправляє її, накази про прийом, переведення і звільнення не видає, а тільки укладає з працівниками трудової договір, зареєстрований в державній службі зайнятості. А при звільненні працівника знімає в цій же службі договір з реєстрації.
Якщо фізична особа - суб'єкт підприємницької діяльності не виправить неправильний запис або внесену в трудову книжку помилку, то іншій юридичній особі або іншому суб'єкту підприємницької діяльності, якщо працівник в подальшому буде прийнятий до них на роботу, виправити дану запис згідно з Інструкцією № 58 неможливо.
У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення, переведення на іншу постійну роботу (тимчасове переведення до трудової книжки не заноситься), в разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, що розглядає трудові спори, відновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення.
Для виправлення вказаних прогалин доцільніше було б до Інструкції № 58 внести зміни, відповідно до яких дати право підприємствам, установам і організаціям, а також фізичним особам - суб'єктам підприємницької діяльності, які допустили помилку або неправильний запис в трудовій книжці, на видання нового наказу (з дати виявлення такої хибної записи) і таким чином виправити внесену ними ж помилку.
Багато фізичні особи - СПД не знають вимога п. 3.1 Інструкції № 58, відповідно до якого, в разі, якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, то трудова книжка доповнюється вкладкою, але не новим бланком трудової книжки, як це помилково здійснюється суб'єктами підприємницької діяльності. Вкладиш вшивається в трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний.
Сподіваємося, що наведені вимоги і рекомендації допоможуть уникнути приватним підприємцям помилок, що допускаються при заповненні трудових книжок найманим працівникам.