Мета роботи: отримати уявлення про бази даних; ознайомитися з програмою MICROSOFT ACCESS і входять в неї об'єктами; отримати практичні навички по створенню баз даних.
Основною частиною кожної бази даних є її таблиці. Таблиця бази даних багато в чому схожа на електронну таблицю. На малюнку 17.1 показана таблиця даних ACCESS.
Малюнок 17.1 - Таблиця даних ACCESS
У ACCESSвсе елементи бази даних зберігаються в окремому рядку. Цей рядок називається записом. Наприклад, інформація про кожен трансформаторі (його тип, номінальна потужність, номінальна напруга обмотки, активний і реактивний опір) є окремим записом.
Кожен вид відомостей зберігається в своєму стовпці, званому полем.
На перетині поля і рядки розташовується частина даних певного запису. Ця область називається осередком.
В кожному файлі бази даних може бути кілька таблиць.
Форми, Звіти, Запити
Інформація, введена в базу даних, поміщається в таблиці, в яких вона буде зберігатися. Інформацію можна вводити безпосередньо в таблицю, але це не зовсім зручно. Простіше створити на екрані спеціальні форми і вводити дані в таблицю з їх допомогою.
Форма являє собою звичайний бланк з полями, який необхідно заповнити. ACCESSсвязивает форму з таблицею. На малюнку 17.2 наведено форму, по якій створювалася таблиця, показана на малюнку 17.1.
Малюнок 17.2 - Форма для введення даних в таблицю трифазні двохобмотувальні трансформатори
Звіт призначений для виведення інформації на друк. Це спеціально оформлені дані, організовані відповідно до опису, заданим користувачем.
Запит - це спосіб відбору з бази даних потрібної на даний момент інформації. Він являє собою фільтр, який відсіює зайві дані.
Детальніше складання форм, звітів і запитів буде розглянуто в лабораторній роботі №19.
Майстер являє собою програму, яка, ставлячи питання про те, що б Ви хотіли зробити, на основі Ваших відповідей створює таблицю, звіт, запит та ін. Відповідно до заданого Вами описом. На малюнку 17.3 зображено приклад того, як виглядає екран Майстра звітів.
Малюнок 17.3 - Одне з діалогових вікон Майстра звітів
Кожен раз при створенні нового об'єкта (таблиці, форми, звіту) Ви можете або самостійно створити його "з нуля", або скористатися допомогою Майстра.
Для початківців користувачів рекомендується звертатися до Майстрам якомога частіше, так як вони істотно полегшують роботу.
Запуск і зовнішній вигляд програми ACCESS
Для запуску ACCESSвГлавном меню виберіть Microsoft Access. Вікно програми, як і багато інших вікна программWindows, содержітСтроку меню, Панель інструментів, Робочу область іСтроку стану (малюнок 17.4).
Кнопки панелі інструментів використовуються для швидкого виконання деяких команд і змінюються в залежності від об'єкта, з яким Ви в даний момент працюєте. Для того щоб зрозуміти, які дії можна виконувати за допомогою кожної з кнопок панелі інструментів, підведіть до неї курсор миші. Поруч з покажчиком з'явиться назва кнопки (малюнок 17.4).
Малюнок 17.4 - Зовнішній вигляд вікна ACCESS
Створення нової бази даних
Після першого запуску ACCESSна екрані з'являється діалогове вікно ACCESS (рисунок 17.5), за допомогою якого можна створити нову або відкрити вже існуючу базу даних. Для того щоб створити нову базу даних, виберіть Нова база даних і натисніть кнопку ОК.
Малюнок 17.5 - Створення нової бази даних
Якщо Ви до цього вже працювали з будь-якою базою даних, то, щоб створити нову базу даних, виберіть у меню Файл команду Створити або клацніть напанелі інструментів кнопку Створити базу даних. З'явиться діалогове вікно Створення файлу.
При необхідності виберіть вкладку Загальні. Потім клацніть двічі значок Нова база даних. З'явиться діалогове вікно Файл нової бази даних. Введіть назву нової бази даних і клацніть кнопку Створити. ACCESSсоздаст нову порожню базу даних.
17.1.6 Створення бази даних за допомогою Шаблонів
Шаблон автоматично може створити майже всі таблиці, форми та звіти, які передбачені в ACCESS. Для того щоб створити базу даних за допомогою шаблону, виконайте наступні дії:
· Якщо Ви тільки що запустили програму ACCESSі діалогове вікно (рисунок 17.5) все ще знаходиться на екрані, клацніть кнопку Загальні шаблони, а потім ОК .Якщо Ви вже закрили це вікно, виберіть команду Файл, Створити. З'явиться діалогове вікно Створення;
· Клацніть вкладку Бази даних, щоб відобразити список Шаблонів (рисунок 17.6);
Малюнок 17.6 - Діалогове вікно вибору шаблону
· Знайдіть потрібний вам Шаблон (наприклад, Контакти), а потім натисніть кнопку ОК;
· Вдіалоговом вікні Файл нової бази даних натисніть кнопку Створити. Запуститься Шаблон і з'явиться діалогове вікно 1, що пояснює, що цей Шаблон буде робити (рисунок 17.7);
· Натисніть кнопку Далі .Появітсядіалоговое вікно 2 (рисунок 17.8) .У лівому списку вказані таблиці, які може створити Шаблон, а в правому - поля, які буде включати в себе таблиця. Клацнувши по ним мишею, їх можна включити в таблицю;
Малюнок. 17.7 - Діалогове вікно 1 Створення баз даних
Малюнок 17.8 - Діалогове вікно 2 Створення баз даних
· Натиснувши кнопку Далі виберіть вид оформлення звіту для друку;
· В наступному діалоговому вікні Ви можете ввести заголовок бази даних, яку вона визначить у всіх звітах, а також вибрати малюнок, який буде поміщений в усі форми і звіти;
· Після натискання кнопки Готово буде створена нова база даних.
Коли створення бази даних буде завершено, з'явиться вікно Головна кнопкова форма (рисунок 17.9), за допомогою якої Ви можете виконувати спільні завдання з використанням бази даних, клацнувши одну з кнопок.
Малюнок 17.9 - Головна кнопкова форма бази даних, створеної за ШаблонуКонтакти
Збереження баз даних
Щоб після відключення комп'ютера введена Вами інформація не була загублена, необхідно її зберегти. При створенні бази даних вона зберігається, коли їй дається назва. Крім того, після введення кожного запису ACCESSавтоматіческі буде зберігати введену інформацію. Тому в ACCESSнет необхідності зберігати роботу перед закриттям бази даних. Однак якщо Ви змінили структуру таблиці, форми або іншого об'єкта, з'явиться діалогове вікно, із запитом, зберігати чи ні внесені зміни.
Порядок виконання роботи
1. Вивчіть теоретичні відомості.
2. Запустіть програму ACCESSі ознайомтеся з меню.
3. На диску, зазначеному викладачем, створіть нову базу даних за допомогою Майстра.
4. Закрийте кнопкову форму і подивіться, які елементи створені в базі даних.
5. Видаліть базу даних, створену Майстром.
6. Створіть нову порожню базу даних, в якій на наступних заняттях Ви створите таблиці, форми, звіти і дайте їй назву.
8. Дайте відповідь на контрольні питання.
2. Короткий опис ходу виконання лабораторної роботи.
3. Письмові відповіді на контрольні питання за вказівкою викладача.
17.4 Контрольні питання
1. Які об'єкти входять до складу ACCESS і для чого вони призначені?
2. З яких елементів складається вікно ACCESS?
3. Які кнопки знаходяться на панелі інструментів і які дії вони дозволяють виконувати?
4. Які команди містяться в Строке меню і яке їхнє призначення?
5. Яке призначення рядка стану?
6. Для чого призначені Форми?
7. Яке назначеніеОтчетов?
8. Які функції виконують Запити?
9. Яке призначення Шаблонів?
10. Як можна створити нову базу даних?
11. Як створити базу даних за допомогою шаблону?
12. Що являє собою Головна кнопкова форма?
Лабораторна робота № 18
РОБОТА З таблицями ACCESS
Мета роботи: навчитися створювати таблиці за допомогою Майстрів і в режимі Конструктора; отримати навички роботи з таблицями.
У ACCESS вся введена інформація зберігається в таблицях, які є основою всієї бази даних.
Для того щоб вибрати режим роботи, потрібно в меню Вид вибрати Конструктор або Режим таблиці, в залежності від того, як Ви хочете працювати. Крім того, переключити режим можна, використовуючи кнопку Вид напанелі інструментів.
Створити таблицю можна за допомогою режиму Конструктора таблиць або використовувати Майстер таблиць.