1. «З агентством виходить набагато дорожче» ...
Це одне з найсерйозніших Клієнтських помилок.
При організації заходу необхідно враховувати не тільки фінансові витрати, але і тимчасові, і трудові. Всі ці витрати можна оптимізувати, якщо грамотно підійти до події, а саме комплексно і професійно.
Event-агентство, яке проводить багато різних типів заходів для різних компаній і з різними підрядниками, здатне найкращим способом оптимізувати бюджет заходу, домовитися на більш вигідні умови для Замовника.
Персонал компанії-Замовника, виконуючи свої безпосередні функції, буде більш корисний на своїх робочих місцях: організація заходу пройде не на шкоду бізнесу Замовника і особистого часу співробітників, відповідальних за організацію.
Також персонал компанії-замовника, не маючи достатнього досвіду, при організації спеціальних заходів може не врахувати ряд нюансів, які «випливуть в найнесподіваніший момент» і негативно позначаться на загальному ефекті від заходу - і буде вже не важливо, що на початковому етапі економія була очевидна.
Формула гарного свята ніяк не може зводитися тільки до підбору належної шоу-програми, тобто виступи артистів, хоча саме ця точка зору, на жаль, досить широко поширена не тільки серед замовників, але і серед «неправильних» агентств.
Організація заходу - це, перш за все, цікава актуальна ідея, під яку підбирається місце проведення, визначається формат і пишеться сценарій заходу, в якому шоу-програма є лише однією зі складових частин і повинна належним чином інтегруватися в центральну ідею.
Потім починається тривала низка організаційних робіт, спрямованих на те, щоб на високому рівні втілити в життя все перераховане вище.
І в кінцевому підсумку захід - це і концепція, основне повідомлення в купе з її візуальним рішенням, це і запрошення, і зустріч гостей, і передбачений план розсадження і маса інших, на перший погляд дрібних, деталей.
3. «Витрати на спеціальні заходи - гроші на вітер»
Якщо клієнт так щиро вважає, то переконати його завдання не тільки складна, але і, в деяких випадках, нікому не потрібна.
Даний міф існує ще почасти через «довгограючого» і менш очевидного ефекту заходи. Результат вкладення в нематеріальні цінності складно оцінити відразу, але це не означає, що ці заходи менш ефективні, в тому числі і в сенсі майбутньої комерційної вигоди. Просто різні ефекти необхідно оцінювати різними способами. Вибір способу залежить від мети, яку переслідують замовники заходи.
4. «Своїми силами все одно краще ...»
Найчастіше заходи організовуються внутрішніми силами колективу Компанії.
Парадокс полягає в тому, що важко сформувати думку про роботу з агентством і про якість заходу, так і не давши шансу професіоналам і продовжуючи йти по шляху «художньої самодіяльності та народної творчості».
Або ж, що ще сумніше, так думають фірми, які зіткнулися з агентствами певного рівня, не здатними запропонувати, організувати, реалізувати повноцінне свято - «осад залишився», як то кажуть.
5. Домовимося з артистами безпосередньо ... для економії
Так, але спочатку їх знайдемо, а ще проконтролюємо їх своєчасний приїзд, кілька разів зателефонуємо і нагадаємо, з'ясуємо, які номери підійдуть і як впишуться в загальний хід заходу, візьмемо на себе відповідальність, якщо все виявиться не так, як передбачалося, вирішимо питання з формою оплати - тобто зробимо все, щоб на самому заході метушитися, а не відпочивати.
А хто сказав, що у агентства ціни на артистів вище. Багато агентства, будучи постійними Замовниками для артистів, працюють з виконавцями за іншими цінами, ніж кінцеві клієнти.
Типові помилки при організації заходів:
1. Неправильне агентство, або чого немає в творця, не може бути і в творінні
Так, на жаль, «неправильні» агентства існують і «псують життя» «правильним».
Такі агентства легко розпізнати по заходам з кричущими порушеннями не тільки законів жанру, а й звичайного здорового глузду; по розважальним програмам, організованим всупереч всім правилам побудови шоу; по презентаціях, проведеним «тамадою».
Єдине рішення і рада: будьте вимогливими, вивчіть портфоліо агентства. Відгуки компаній-Замовників також допоможуть сформувати Вам свою думку, звертайте увагу на те, як виглядає, що говорить і обіцяє представник агентства, як веде себе в конфліктних ситуаціях.
Увага. Всі інші помилки можуть витікати з помилки № 1.
2. «Неправильний» провідний, виступаючі персони
У такому випадку можливі «небезпечні жарти» зі сцени, абсолютно зайві обійми з переможцями, «низькосортне» і вельми сумнівне шоу.
І ще: важливо розуміти, що запитуваний гонорар відповідає рівню і затребуваності артиста, а також видовищності номера. Іноді різниця в рівні не порівнянна різниці в ціні.
3. «Неправильне» місце проведення
Обрана площадка повинна відповідати духу і формату заходу: навряд чи варто організовувати проект, орієнтований на бізнес і передбачає виключно робочу атмосферу, в нічному клубі. В першу чергу, приміщення повинно мати зручне розташування і потрібну місткість. Слід враховувати, чи зручно гостям буде добиратися до місця проведення заходу, а також продумати наявність парковки і відповідність іміджу гостей і приміщення.
4. Бажання здивувати переважує здоровий глузд
Захід не повинно бути перевантажено технологічними, креативними, інформативними інноваціями, половину з яких аудиторія просто не зможе зрозуміти.
5. Неузгодженість дій - відсутність чіткого розмежування зон відповідальності між Клієнтом та Виконавцем (агентством)
При організації заходу на самому початку слід позначати, хто відповідає за той чи інший фронт робіт, щоб далі уникнути ситуації, коли через непорозуміння Клієнт-Виконавець «страждає» кінцевий результат.
Дуже добре, якщо практично всі функції на етапі підготовки проекту виконує агентство. В такому випадку координувати всю діяльність набагато простіше.
6. Шлях організації за принципом «Корпоративна весілля - два притупування, три плескання» або чергове застілля з уже легко читаним наперед сценарієм, позбавленим своєї «родзинки»
Захід має дарувати нові емоції та враження, а не бути черговим «застіллям» за схемою стіл-торт-феєрверк. Віддача від такого «застілля» дорівнює нулю і таке корпоративний захід не виконує свої завдання і є марною тратою грошей.
7. Фінансова невизначеність
Важливо визначити бюджет, в рамках якого агентство може пропонувати будь-які рішення. Це допоможе не витрачати час на обговорення та розробку заходу, який потім може бути відкинуто через брак коштів.
8. Неправильне планування термінів заходи
Існують певні терміни підготовки різного роду заходів, в які входять рішення низки організаційних та адміністративних питань. Розумне визначення термінів допоможе уникнути ситуації, коли агентством здійснюється екстремальна підготовка до заходу за три дні з ризиком «провалити завдання».