Читати далі: Основні проблеми організаційних комунікацій
Процеси комунікації, в яких беруть участь працівники апарату управління, є життєво важливими сполучними ланками між керівником і його підлеглими, між керівниками одного рівня, між організацією і зовнішнім середовищем. В цілому передачу інформації від однієї людини до іншої прийнято називати комунікацією. Обмін інформацією між керівником, органом управління та виконавцями - все це комунікація.
Інформація - це основна умова конкурентної спроможності організації. Керівника цікавить інформація про фізичних та юридичних осіб, передової технології, економічної і фінансової ситуації і т.д. Оперативна, надійна, достовірна та своєчасна інформація є основою управлінського процесу, і від того наскільки вона досконала, багато в чому залежить якість управління підприємством.
Інформація може прийматися керівником до відома, служити основою майбутніх рішень, розширювати знання і кругозір. Без інформації неможлива спільна робота в умовах поділу праці, брак потрібної, як і надлишок непотрібної інформації дезорієнтує будь-яку господарську діяльність.
У повсякденній роботі керівник повинен використовувати інформацію від різних доступних джерел - вищих керівників, підлеглих, керівників того ж рівня, замовників, постачальників і т.д. Процеси комунікацій дозволяють керівникам ефективно виконувати свою роботу і приймати рішення про вибір оптимальної стратегії для досягнення поставлених цілей.
1. Поняття і значення організаційних комунікацій
Перш ніж дати визначення поняття процесу комунікацій потрібно дати поняття інформації. Під інформацією розуміється сукупність відомостей і сигналів про процеси та явища, що відбуваються в зовнішньому оточенні і самому організмі людини, все поведінка людини зумовлена певною отриманої, засвоєної і обробленої їм інформацією. Управлінська ж інформація - це сукупність відомостей про стан і процеси, що протікають всередині і зовні організації.
Комунікації в організаційному контексті включають взаємодію між людьми. Це процес обміну інформацією та передачі відомостей між окремими людьми або їх групами. Організаційна комунікація - це процес, за допомогою якого керівники розвивають систему надання інформації великій кількості людей всередині організації та окремим індивідуумам і інститутів за її межами. Вона служить необхідним інструментом в координації діяльності підрозділів організації, дозволяє отримувати необхідну інформацію на всіх рівнях управління.
Організаційні комунікації важливі для керівників з наступних причин:
1) керівники витрачають велику частину часу на комунікації. Згідно з даними багатьох експертів, на це йде 75-95% часу керівників. Тому вони повинні бути зацікавлені в поліпшенні даного виду діяльності;
2) комунікації необхідні для ефективності управління;
4) добре налагоджені комунікації сприяють забезпеченню організаційної ефективності. Якщо організація ефективна в області комунікації, вона ефективна і у всіх інших видах діяльності.
2. Функції організаційних комунікацій
Прийнято розрізняти чотири основні функції комунікативності в групі або організації в цілому:
Контроль - за допомогою комунікативності здійснюється контроль поведінки членів групи. В організаціях існують ієрархія і формальна підпорядкованість, якій працівники повинні дотримуватися. Коли працівника, наприклад, просять привести свої дії у відповідність зі стратегією компанії, комунікативність виконує контролюючі функції;
Мотивація - організаційна комунікація підсилює мотивацію, доводячи до працівників інформацію про те, що повинно бути зроблено, як поліпшити роботу і т.д .;
І, нарешті, власне функція передачі інформації - ця функція пов'язана з роллю комунікативності в процесі прийняття рішень. Вона дозволяє надавати дані, які необхідні індивідуумам і групам для прийняття рішень, за допомогою передачі інформації для ідентифікації та оцінки альтернативних рішень. В даний час, на думку деяких дослідників перед керівниками стоять серйозні проблеми формування інформаційного простору, пов'язані, зокрема, зі збільшенням кількості інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.
Передача інформації або комунікативний потік йде за трьома напрямками:
· Зверху вниз (постановка завдань, інструктування);
· Від низу до верху (повідомлення про результати перевірки, донесення про виконання завдань, про особисту думку співробітників і т.д.);
· По горизонталі (обмін думками, координація дій).
У комунікаційному процесі виділяються чотири основних елементи:
Відправник або джерело - особа, яка передає інформацію. Джерела інформації можуть бути внутрішні та зовнішні. До внутрішніх відносяться: бухгалтерська і статистична звітність, рахунки клієнтів, поточні спостереження, спеціальні дослідження. Зовнішні джерела більш численні і різноманітні. Перш за все, тут потрібно виділити співробітників зі своїми ідеями, намірами, інформацією і метою комунікації; партнерів; засоби масової інформації та ін.
Варто окремо зупинитися на усній інформації. Психологи вказують, що людина сприймає не всю інформацію, що надходить до нього інформацію. Це залежить від безлічі причин суб'єктивного характеру: особистості передавального інформацію і особистості її сприймає; від фізичних можливостей органів почуттів обох; складу і рис їхніх характерів і ряду інших причин.
Слухаючи людини, слід уважно спостерігати за його поведінкою - жестами, мімікою, позою, поглядом, його одягом і взуттям, манерами і іншими формами зовнішнього вираження індивідуальності;
повідомлення, тобто власне інформація;
одержувач - особа (виконавець, керівник), якому призначена інформація.
У комунікаційному процесі відправник і одержувач інформації постійно міняються місцями.
Крім того, організаційні комунікації включають в себе:
кодування - це переклад ідей джерела в систематичний набір символів на мову, що виражає цілі джерела;
передачу сигналу - мета джерела комунікації виражена у вигляді сигналу, форма якого залежить значною мірою від використовуваного каналу;
розшифровку-прийом - щоб процес комунікації був завершений необхідно, щоб сигнал був розшифрований;
зворотний зв'язок - джерело комунікації сподівається, що його сигнал буде мати високий ступінь точності. Оскільки точність сигналу рідко досконала, бажано забезпечення зворотного зв'язку в комунікаційному процесі.
Читати далі: Основні проблеми організаційних комунікацій
Інформація про роботу «Організаційні комунікації, їх функції та проблеми»
Розділ: Менеджмент
Кількість знаків з пробілами: 14980
Кількість таблиць: 1
Кількість зображень: 0