Головна | Про нас | Зворотній зв'язок
Системний підхід до комунікацій в організаціях. У всіх системних теоріях стверджується, що зв'язку між різними системними одиницями організації є головним моментом в розумінні сутності її функціонування. Для ефективної дії цих зв'язків найважливіше значення мають створення, отримання та переробка інформації. Можна сказати, що всі організаційні системи за своєю суттю комунікаційні.
Комунікація (від лат. Communicatio) буквально означає «загальне» або «поділяє вся» - це процес обміну інформацією (ідеї, факти, думки, почуття і цінності) між двома і більше людьми, що веде до взаємного розуміння, на основі якого керівник отримує інформацію , необхідну для прийняття ефективних рішень і доводить прийняті рішення до працівників організації.
Комунікації в організації - це складна, багаторівнева система.
У найширшому сенсі мета комунікацій - здійснення змін, вплив на діяльність таким чином, щоб досягти процвітання організації. У вузькому ж сенсі мета комунікації - домогтися від приймаючої сторони точного розуміння відправленого повідомлення.
До основних функцій комунікації відносяться:
1) інформативна - передача істинних чи помилкових відомостей, здійснює процес руху інформації;
2) інтерактивна (спонукальна) - організація взаємодії між людьми, (розподіл функцій, вплив на настрої, поведінку співрозмовника шляхом використання різних форм впливу: навіювання, наказ, прохання);
3) перцептивна функція - сприйняття один одного партнерами по спілкуванню і встановлення на цій основі взаєморозуміння;
4) експресивна - збудження або зміна характеру емоційних переживань.
Комунікації в організації класифікуються за такими видами:
1. За формою спілкування - вербальні і невербальні комунікації.
2. По суб'єктам і засобів комунікацій - міжособистісні комунікації і організаційні (комунікації за допомогою технічних засобів, інформаційних технологій).
3. По каналах спілкування - формальні і неформальні.
4. За організаційною ознакою (по просторовому розташуванню каналів): вертикальні і горизонтальні.
5. За спрямованістю спілкування: низхідні і висхідні комунікації.
Вербальні комунікації - комунікації, здійснювані за допомогою усного мовлення як системи кодування. Багато співробітників організацій проводять в стані різних форм вербальних комунікацій більше 50% робочого часу. Комунікація здійснюється вербальним (усний, розмовний) і невербальних (тон мови, пауза, акцентування уваги, рухи тіла) способами. Вербальна комунікація використовує в якості знакової системи людську мову, природний звуковий мову, тобто систему фонетичних знаків, що включають два принципи: лексичний і синтаксичний. Мова є самим універсальним засобом комунікації, оскільки при передачі інформації за допомогою мови менш за все втрачається сенс повідомлення. Правда, цьому повинна супроводжувати високий ступінь спільності розуміння ситуації усіма учасниками комунікативного процесу.
Організаційні комунікації - це сукупність комунікацій, що будуються на основі спілкування, опосередкованого інформацією про саму організацію, її цілі і завдання.
Міжособистісні комунікації - усне спілкування людей в одному з перерахованих видів. Природа міжособистісних відносин істотно відрізняється від природи суспільних відносин, так як їх найважливіша специфічна риса - емоційна основа. Тому міжособистісні відносини можна розглядати як фактор психологічного клімату групи. Емоційна основа міжособистісних відносин означає, що вони виникають і складаються на основі певних почуттів, що народжуються у людей по відношенню один до одного.
Таку комунікаційну модель запропонував німецький вчений В. Трам. У його моделі комунікація виступає як контакт між відправником і отримувачем, що встановлюється за допомогою повідомлення, яке направляється за певним каналу, кодується і декодується одержувачем; крім того, є канал зворотного зв'язку і виділений результат (ефект) комунікаційного процесу.
1. Вантажовідправник - творець повідомлення, той, хто висуває будь-які ідеї (самостійно створює інформацію) або акумулює вже наявну інформацію для подальшої передачі. Вирішуючи, яка значима інформація (ідея) може стати предметом передачі, як її закодувати, по якому каналу направити інформацію, відправник тим самим починає процес комунікаційного обміну. При цьому дуже важлива орієнтація відправника на ситуацію, тобто облік всіх основних компонентів процесу комунікації. В іншому випадку інформація може або не дійти до одержувача, або дійти до одержувача в спотвореному вигляді, або не прийматися одержувачем.
2. Повідомлення - підготовлена до передачі одержувачу інформація, закодована за допомогою символів - слів, спеціальних знакових символів, тони повідомлення, малюнків, жестів, підтексту і т.д. У процесі кодування (перетворення сенсу ідеї в символи) можуть виникати проблеми, дія яких знижує ефективність процесу комунікації. Наприклад, відправник складає повідомлення з символів, які одержувач не розуміє, не зустрічав у своєму минулому досвіді або неоднозначно трактує в контексті даного повідомлення (тобто відправник не налаштований на мову, культуру одержувача і це веде до спотворень в розумінні).
Крім того, канали в організації можуть поділятися на формальні, що передаються по офіційних каналах організації; неформальні - на основі горизонтальних зв'язків (передача з підрозділу в підрозділ, чутки і т.д.).
5. Результат (ефект) комунікаційного впливу - зміни в поведінці і стані одержувача інформації, які виражаються в зміні знання одержувача; зміні установок (щодо об'єкта дії, обумовленого в повідомленні); зміні в видимих діях одержувача (покупка товарів, ставлення до трудової діяльності, своєчасний прихід на роботу і т.д.).
7. Шум - то, що спотворює сенс повідомлення, елемент процесу, присутній практично на кожному етапі передачі інформації. Джерелами шумів, що ускладнюють точне розуміння змісту повідомлення, є відмінності в сприйнятті інформації, що впливають на ясність сенсу при кодуванні і декодуванні, несхожість в посадовому статусі (різне бачення цілей і завдань організації та її підрозділів), особливості культури і мови. У зв'язку з цим одним із важливих завдань керівництва організації і керівників підрозділів по формуванню чіткої системи управління, заснованої на вертикальній комунікації, є ліквідація шумів на всіх етапах проходження повідомлення.
Таким чином, в рамках такого підходу процес комунікації можна розглядати як ряд етапів, послідовно здійснюваних учасниками цього процесу.