За грифу обмеження доступу всі документи діляться на відкриті (Не секретні документи) і з грифом обмеження доступу, які в свою чергу діляться на:
· Для службового використання (інформація, призначена тільки для працівників даної організації)
· Комерційна таємниця (документи з інформацією розголошення якої може завдати шкоди її власнику)
· Конфіденційно (документи доступ, до яких обмежений законодавством Російської Федерації)
· Таємно, цілком таємно, особливої важливості (інформація, яка становить державну таємницю)
1. «Про факти, події і обставини приватного життя громадянина, що дозволяють ідентифікувати його особу (персональні дані), за винятком відомостей, що підлягають поширенню в засобах масової інформації у встановлених федеральними законами випадках;»
3. «Складові таємницю слідства і судочинства»;
4. «Інформація, пов'язана з комерційною діяльністю, доступ до якої обмежується відповідно до Цивільного Кодексу Російської Федерації і федеральними законами (комерційна таємниця)»;
6. «Інформація, що міститься в підготовлених в федеральних органах виконавчої влади проектах указів і розпоряджень Президента Російської Федерації, постанов і розпоряджень Уряду Російської Федерації, інших службових документів, також є конфіденційною і не підлягає розголошенню (розповсюдження)».
У діючих нормативних актах не відображені ступеня доступу (таємності) конфіденційних документів (в документах, що відносяться до державної таємниці, ступеня секретності визначені). Тому ступінь доступу конфіденційних документів використовують виходячи зі сформованої практики організацій та підприємств незалежно від форми власності та організаційно - правової форми.
Тема організації роботи з конфіденційними документами актуальна на даний період часу, тому що в досить бурхливого розвитку економіки Росії і в умовах посилення конкурентної боротьби на ринку, все частіше організації піддаються різним видам комерційне шпигунство, в тому числі і промислового. Як правило, в більшості випадків, організації та підприємства використовують паперові носії інформації (в тому числі і конфіденційної) через їх більш зручного, практичного і довговічного зберігання. Однак паперові носії не мають ніяких спеціальних ступенів безпеки, як електронні та інші види носіїв, тому вся відповідальність за збереження паперових документів лягає на правильну організацію конфіденційного документообігу зокрема.
1.1 Робота з конфіденційними документами
Конфіденційна інформація, в тому числі комерційна таємниця, як правило, міститься у вигляді будь-яких документів - традиційних, паперових, або електронних. Ці джерела інформації можуть бути об'єктами неправомірних посягань і, отже, потребують захисту. Конфіденційна інформація на великих підприємствах, підприємствах мають кількох власників є більш складний об'єкт захисту.
Порядок роботи з документами, що становлять комерційну таємницю, регламентується спеціальною інструкцією по закритому діловодства, яка регулює порядок документування і організації роботи з конфіденційними документами, що включає наступні розділи: "Загальні положення" - на основі чинного законодавства і нормативно-методичних документів визначається поняття комерційної таємниці, встановлюються цілі даної інструкції, визначаються люди або підрозділи, відповідальні за роботу з документами, складовими оммерческую таємницю; "Документування діяльності фірми, що становить комерційну таємницю" - визначаються види конфіденційних документів, порядок їх підготовки та оформлення, що привласнюються грифи обмеження доступу до документів; "Організація роботи з документами" - встановлюється порядок присвоєння грифів і правила роботи з документами, що містять комерційну таємницю.
Процес забезпечення схоронності інформації в документах містять комерційну таємницю здійснюється у відповідності з основними стадіями "життєвого" циклу документа. Цими стадіями є наступні.
2. Зберігання документа. Всі документи, що містять конфіденційну інформацію, повинні зберігатися в спеціально відведених, що закриваються приміщеннях, в замкнених шафах, столах або ящиках. Документи ж становлять комерційну таємницю - тільки в металевих сейфах, обладнаних сигналізацією. Всі приміщення повинні опечатуватися. Слід мати на увазі, що при визначенні ступеня конфіденційності документа проводиться також визначення терміну протягом якого вона діє Після закінчення терміну можливі різні дії: 1) гриф може бути продовжений, 2) гриф може бути знятий і документ стає відкритим, 3) документ знищується.
3. Використання документа. Система доступу співробітників, які не мають відповідних прав за посадою, до конфіденційних документів повинна мати дозвільний характер. Кожна видача таких документів реєструється (розписуються обидва співробітники - і той, хто бере документ і той хто його видає) і перевіряється порядок роботи з ними (наприклад, порушенням вважається залишення цих документів на столі під час обіду, передача іншим особам, винос за межі службових приміщень).
4. Знищення документа. Конфіденційні документи, що втратили практичне значення і не мають будь-якої правової, історичної або наукової цінності, термін зберігання яких закінчився (або не закінчився), підлягають знищенню. Для цього створюється комісія (не менше 3 осіб) в присутності якої проводиться знищення. Потім члени комісії підписують акт про знищення. Паперові документи знищуються шляхом спалення, дроблення, перетворення в безформну масу, а магнітні і фотографічні носії знищуються спаленням, дробленням, розплавленням і ін.
5. Контроль за дотриманням правил зберігання та використання документів, що містять конфіденційну інформацію, здійснюється за допомогою перевірок. Вони можуть бути як регулярними (щотижневими, щомісячними, щорічними), так нерегулярними (вибірковими, випадковими). У разі виявлення порушень складається акт і вживаються заходи, що дозволяють в майбутньому запобігти порушенням такого роду.
1.2 Відомості, що відносяться до комерційної таємниці
Відомості комерційної таємниці підприємства можна умовно розділити на два великі блоки:
1. Науково - технічна (технологічна) інформація;
2. Ділова інформація.
Науково - технічна інформація включає:
- відомості про конструкції машин і обладнання; креслення; схеми;