Раціональне планування робочого місця передбачає встановлення зручних зон досяжності для виконання певних операцій.
В робоче місце секретаря входять стіл з приставками, поворотний стілець або крісло, стілець для відвідувача, який безпосередньо спілкується з секретарем. Також секретаря повинен бути забезпечений огляд всіх вхідних відвідувачів. У зв'язку з цим робоче місце зручно розташовувати поруч з входом в кабінет і навпаки дверей в приймальню. Розташування має відповідати технічному процесу обробки документів, щоб уникати непотрібних переміщень як документів, так і секретаря. Слід уникати захаращеності простору непотрібними для безпосередньої роботи предметами. Забезпечення вільного та безпечного доступу до місць включення засобів оргтехніки в електричну мережу - необхідна умова облаштування робочого місця секретаря.
Все, що постійно потрібно під час роботи, повинна розміщуватись в межах витягнутої руки. Кожен предмет повинен мати постійне місце. Розташування предметів має бути систематизовані за видами виконуваних робіт. Це допоможе заощадити час, також буде перешкоджати зникнення документів.
На робочому місці слід розташовувати документи і обладнання для роботи з ними - настільну лампу, календар-тижневик, блокнот для запису. Необхідним атрибутом є настільний органайзер для розміщення ручок, олівців, ножиць, лінійки, коробочки зі скріпками і кнопками. Також під рукою повинні бути розташовані засоби «малої» оргтехніки: дирокол, сшиватель документів - степлер, конвертовскривающая машина, клейніца.
На робочому місці секретаря повинен перебувати необхідний набір довідників:
* Словники (белоукраінского, української мови, іноземної мови, орфографічний, синонімів, антонімів, іноземних слів, економічний, спеціальні, галузеві, виробничі довідники, за статистикою і редагування);
* Атлас міста і адміністративно-територіальних одиниць Республіки Білорусь.
На столі в папці-распредлітеле повинні перебувати лише ті документи, за якими ведеться поточна робота, а виконані документи слід розміщувати в справи згідно з номенклатурою справ і прибирати в шафу.
В межах досяжності при ручній системі реєстрації та пошуку документів повинні знаходитися картки або журнали реєстрації. Картки і журнали реєстрації можна розмістити в ящиках столу. Рекомендується використовувати дві картки: контрольну і довідкову.
В робочому столі теж повинні бути строгий порядок. Висувні ящики повинні легко висуватися, навіть якщо вони важко навантажені. В одному з ящиків повинні постійно бути чистий папір, бланки, конверти, картки.
Постійна підтримка порядку на робочому місці - показник високої культури праці і стабільного іміджу організації.
На приставці до столу ставиться комп'ютер з принтером. На спеціальних допоміжних столах можуть розташовуватися факс, ксерокс, міні-АТС.
Справи і папки, що зберігаються в столі, а також в шафах, повинні мати маркування з кодовими позначками, номерами справ по номенклатурі. Це допомагає швидко знайти потрібний документ.
Художньо-декоративні функції в приймальні можуть виконувати рослини. Озеленення приміщення сприяє чистоті повітря. Кімнатні рослини підвищують вологість повітря, дають відпочинок очам. Можуть бути використані різні способи озеленення - одиночна і групова розстановка кашпо, мікроландшафту, ліани. Бажано вибрати ті види рослин, які невибагливі в догляді і відповідають основним параметрам приміщення.
Неслужбові елементи інтер'єру приймальні, на яких як прийнято говорити, відпочиває очей, зроблять приємним спілкування з секретарем або очікування аудієнції у керівництва.
Виходячи з вимог техніки безпеки, слід, по можливості, виключати несприятливий вплив випромінювання від екрану монітора.
Секретарю протягом робочого дня доводиться неодноразово заходити в кабінет керівника.
Кабінет керівника також повинен бути правильно обладнаний. Я думаю, не варто, перераховувати з самого початку обладнання кабінету керівника, так як воно схоже з робочим обладнанням секретаря. До цього необхідно додати стіл для засідань і відповідно більшу кількість стільців.
Таким чином, сприятливі умови праці, вдало організоване робоче місце секретаря і керівника - запорука високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності протягом усього робочого дня.