Відносини щодо оренди транспортних засобів регулюються нормами глави 34 ЦК РФ.
Договір оренди транспортного засобу повинен бути обов'язково укладений у письмовій формі. Державної реєстрації договору оренди транспортного засобу не потрібно. При цьому дотримуємося мати на увазі, що транспортний засіб, передане за договором оренди, має бути зареєстроване відповідно до законодавства РФ.
Якщо договором оренди транспортного засобу не передбачено інше, орендар має право без згоди орендодавця здавати транспортний засіб в суборенду. Орендар має право без згоди орендодавця від свого імені укладати з третіми особами договори перевезення та інші договори, якщо вони не суперечать цілям використання транспортного засобу, зазначеним в договорі оренди, а якщо такі цілі не встановлені, призначенням транспортного засобу.
Параграфом 3 глави 34 ЦК РФ передбачені два різновиди оренди транспортних засобів:
1) Оренда транспортного засобу з екіпажем (фрахтування на час) ст. 632-641 ГК РФ.
За договором оренди (фрахтування на час) транспортного засобу з екіпажем орендодавець надає орендареві транспортний засіб за плату у тимчасове володіння і користування і надає своїми силами послуги по управлінню ним і за його технічної експлуатації (ст. 633 ЦК України).
2) Оренда транспортного засобу без екіпажу (ст. 642-649 ГК РФ).
За договором оренди транспортного засобу без екіпажу орендодавець надає орендареві транспортний засіб за плату у тимчасове володіння і користування без надання послуг по управлінню ним і його технічної експлуатації (ст. 642 ЦК України).
Кожен з цих видів договорів має ряд особливостей. Укладаючи договір, слід звернути увагу на вирішення питання про те, яка зі сторін буде виконувати такі обов'язки.
Зокрема, для узагальнення інформації про наявність та рух основних засобів, орендованих організацією, призначений рахунок 001 "Орендовані основні засоби".
Передача транспортного засобу від орендодавця до орендаря оформляється актом приймання-передачі основних засобів. У орендаря облік орендованого автотранспортного засобу відбувається на позабалансовому рахунку 001 "Орендовані основні засоби" в оцінці, зазначеної в договорі.
Якщо орендоване майно використовується орендарем для здійснення діяльності, пов'язаної з виготовленням і продажем продукції, придбанням і продажем товарів, з виконанням робіт і наданням послуг, то відповідно до п. 5 ПБО 10/99 "Витрати організації" суми орендної плати враховуються в складі витрат по звичайних видам діяльності.
Відповідно до п. 18 ПБО 10/99 витрати визнаються в тому звітному періоді, в якому вони мали місце, незалежно від часу фактичної виплати коштів і іншої форми здійснення. Таким чином, орендар повинен відобразити орендну плату в бухгалтерському обліку в тому періоді, до якого вона належить.
Оплата за договором оренди і експлуатаційні витрати списуються на рахунки обліку витрат (20, 23, 25, 26) або рахунок обліку витрат на продаж 44.
У вашому випадку проводки щомісяця будуть виглядати так:
Дебет 20 (26.) Кредит 76
- нарахована орендна плата за договором оренди транспортного засобу;
Дебет 76 Кредит 68, субрахунок "ПДФО"
- утримано ПДФО (див. далі розділ про оподаткування;
Дебет 76 Кредит 50
- сплачена орендна плата.
Якщо договором не встановлено інше, витрати на ПММ і ремонт несе орендар.
При цьому бензин може набуватися через підзвітну особу. У бухобліку це відображають так:
Дебет 71 Кредит 50
- видані під звіт кошти на придбання ПММ;
Дебет 10 Кредит 71
- на підставі авансового звіту оприбутковано ПММ.
Витрачається паливо та інші матеріали списуються на витрати орендаря проводкою:
Дебет 20 (26.) Кредит 10
Податок на прибуток
Для цілей оподаткування орендні платежі за орендоване майно відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Витрати, пов'язані з комерційною експлуатацією орендованого автотранспорту, включаються орендарем до складу витрат і враховуються при визначенні оподатковуваного прибутку на підставі п. 1 ст. 253 НК РФ у складі витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, за умови їх відповідності критеріям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Витрати орендаря на придбання ПММ з метою оподаткування прибутку можуть бути віднесені до матеріальних витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, якщо будуть обгрунтовані і підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ. Зауважте, що Податковий кодекс РФ не передбачає будь-якого нормування витрат на паливо.
Відповідно до ст. 208 НК РФ до оподатковуваним ПДФО доходів віднесені доходи фізичних осіб від здачі в оренду належного їм майна. При цьому згідно зі ст. 228 НК РФ фізичні особи самостійно обчислюють і сплачують ПДФО тільки при здачі майна в оренду фізичним особам, які не є податковими агентами.
При здачі майна в оренду юридичним особам необхідно керуватися положеннями ст. 226 НК РФ. Згідно з пунктом 1 цієї статті російські організації, від яких або в результаті відносин з якими платник податків одержав доходи, зобов'язані обчислити, утримати у платника податків і сплатити суму податку. Такі організації іменуються податковими агентами.
Жодна з цих статей не покладає на фізичну особу обов'язок самостійного обчислення і сплати ПДФО з отриманої від юридичної особи орендної плати.
Відзначимо також, що в силу ст. 229 НК РФ орендодавець-фізособа звільнений від обов'язку подання податкової декларації. У той же час, ваша організація як податковий агент повинна подати до податкового органу відомості про виплачені орендодавцю доходи (див. П. 2 ст. 230 НК РФ).
Не належать до об'єкта оподаткування виплати, вироблені в рамках цивільно-правових договорів, предметом яких є перехід права власності або інших речових прав на майно (майнові права), а також договорів, пов'язаних з передачею в користування майна (майнових прав).
І. Зуйков,
експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ