Комплектація малих замовлень вимагає особливого підходу і залежить від конкретних умов: асортименту, рівномірності і прогнозованості попиту, рівня варіації обсягів збірок, кількості клієнтів, інтенсивності та режиму роботи складу. Як оптимізувати бізнес-процес поштучного збірки товарів так, щоб врахувати і при можливості використовувати ці нюанси бізнесу? Давайте розглянемо кожну із заходів, що оптимізують поштучний збірку, окремо, а їх компіляцію запропонуємо кожному фахівцю провести для свого конкретного складу самостійно, з урахуванням специфіки його роботи.
Оптимізацію будь-якого бізнес-процесу ми змушені проводити в певних умовах і переслідуючи певні цілі. І те, і інше - це обмеження, але вони відрізняються один від одного тим, що перші з них ми вважаємо жорстко встановленими, в рамках яких ми намагаємося виконати другі. Звичайно, трапляється і так, що деякі з умов можуть переходити в розряд цілей або - навпаки. Так відбувається, коли до умов відносять занадто багато або занадто мало обмежень. Наприклад, якщо від вас вимагають розмістити на вашому складі по всьому наявного асортименту продукції запасів на місяць продажів, а ви після розрахунків показуєте, що це не можливо, то одна з умов може (і по хорошому, має) стати метою. Як варіант вас можуть попросити знайти склад, де можна було б помістити весь потрібний обсяг продукції; або визначити асортимент, який оптимально зберігати на наявному складі; або ще, як-то інакше сформулювати завдання, щоб умови були здійсненні в принципі.
При оптимізації штучного набору до умов зазвичай відносять:
- габарити, вага, вартість продукції,
- чистий штучний набір або змішаний (частково коробки, частково штуки),
- режим роботи складу,
- рівень варіації обсягів збірок,
- прогнозованість відвантажень і горизонт планування подій,
- об'ємно-вагові і кількісні характеристики роботи складу,
- можливості та обмеження складської комп'ютерної системи;
як же цілей зазвичай виступають:
- збільшення швидкості набору,
- поліпшення показників ефективності роботи складських співробітників,
- поліпшення показників ефективності використання складських площ,
- підвищення стабільності роботи,
- поліпшення відпрацювання пікових навантажень,
- збільшення точності закладу інформації в комп'ютерну систему.
Підсумком досягнення цих цілей є мінімізація витрат, однак найчастіше перед складом стоїть завдання не стільки скоротити витрати, скільки, наприклад, збільшити пропускну здатність на тому ж складі при збереженні тих же витрат або їх незначному збільшенні. Розглянемо тепер можливих заходів по досягненню цих цілей і їх вплив на результат в рамках різних сформульованих умов.
Заходи по досягненню цілей.
Розміщення запасів по позиціях ближче до зони складання залежно від попадання цих позицій в одну з груп ABC-аналізу за кількістю збірок за період.
Позиції, які запитуються найчастіше, розміщуються якомога ближче до зони відвантаження, що дозволяє скоротити відстань, а значить і витрачається час на основні переміщення із зони зберігання в зону відвантаження. Однак для поштучного набору цей захід не так ефективна, як для складу відвантажується палети через те, що набір здійснюється не човниковим методом (знайшов позицію, відвіз в зону відвантаження, пішов шукати наступну позицію), а методом кошика (знайшов одну позицію, знайшов другу позицію, ..., знайшов останню позицію - здійснив їх переміщення в зону відвантаження).
збільшення швидкості набору, поліпшення показників ефективності роботи складських співробітників, поліпшення відпрацювання пікових навантажень.
великий асортимент продукції з великою різницею в частоті відвантажень у більшості позицій, можливості складської системи для підтримки розподілу запасів в осередку за критерієм приналежності до групи АВС-аналізу.
Створення зони набору поповнюється із зони тривалого зберігання.
На складі створюється нова зона так, щоб набір позицій з цієї зони був найбільш зручний, що дозволяє зменшити час набору замовлень. Однак створення такої зони має бути підтримано розробкою ефективного алгоритму поповнення залишків цієї зони із залишків зони тривалого зберігання.
збільшення швидкості набору.
погіршення показників ефективності використання складських площ, погіршення відпрацювання пікових навантажень.
Необхідні умови: великий обсяг запасів в днях продажів, наявність на складі вільного місця, хороша прогнозованість відвантажень на час дії одного циклу поповнення зони набору із зони тривалого зберігання, габарити продукції, що дозволяють її додаткову перевезення.
Механізація роботи (в тому числі конвеєрна збірка).
На конкретних етапах складання людина доповнюється або замінюється машиною, що позитивно позначається на швидкості набору. Однак підходити до механізації треба обережно, так як, наприклад, можливість везти одночасно десять одиниць продукції (для великогабаритних позицій) замість того, щоб нести вручну одну, не означає автоматично збільшення швидкості набору в десять разів - механізація повинна дозволяти збільшити швидкість саме всій збірки, а не якогось з її етапів.
збільшення швидкості набору, поліпшення показників ефективності роботи складських співробітників, поліпшення відпрацювання пікових навантажень.
зменшення стабільності роботи, погіршення показників ефективності використання складських площ.
Необхідні умови: наявність вільного місця на складі (під техніку і можливість її під'їзду до місць зберігання), необхідні характеристики складу для роботи техніки (наприклад, якість підлог), властивості продукції, що дозволяють використовувати цю техніку для її переміщення.
Створення наборів з позицій відвантажуються часто разом. У разі якщо якісь позиції відвантажуються зазвичай наборами (наприклад, певний тип столів відвантажується з певним типом стільців), то в будь-якому випадку має сенс розміщувати такі позиції на складі поруч один з одним, щоб збирач не шукав їх в різних кінцях складу. У ряді ж випадків, коли заздалегідь відомо і співвідношення відвантажуються позицій, то можна додатково формувати об'єднані набори таких позицій у відомому співвідношенні, спрощуючи і прискорюючи, таким чином, складання цих позицій.
збільшення швидкості набору, поліпшення показників ефективності роботи складських співробітників, поліпшення відпрацювання пікових навантажень.
хороша прогнозованість відвантажень.
Чим менше часу витрачається на пошук і розпізнавання продукції, тим швидше відбувається збірка, а один і той же співробітник може виконати набагато більше збірок, крім цього керованість процесами на складі переходить на новий рівень.
збільшення швидкості набору, поліпшення показників ефективності роботи складських співробітників, поліпшення відпрацювання пікових навантажень, збільшення точності закладу інформації в комп'ютерну систему.
можливості складської комп'ютерної системи, вартість продукції окупаються спеціальні мітки на неї (у випадку з використанням RFID).
Оптимізація маршрутів збирачів.
Один і той же товар можна збирати по-різному, через одні й ті ж точки можна пройти безліччю маршрутів - якщо ваша складська комп'ютерна система зможе прокладати оптимальні маршрути, то збірка буде відбуватися більш ефективно. У ряді випадків може знадобитися перепланування складу для того, щоб можна було прокласти більш ефективні маршрути збирачів.
збільшення швидкості набору, поліпшення показників ефективності роботи складських співробітників, поліпшення відпрацювання пікових навантажень.
можливе погіршення показників ефективності використання складських площ.
Необхідні умови: можливості складської системи з прокладання маршрутів збірки і роздруківці відповідних документів в потрібному вигляді.
Введення мотиваційної схеми.
Мотиваційним схемам присвячено безліч книг і статей, - врешті-решт, збірку завжди здійснюють люди, а людські здібності до сих пір не до кінця вивчені сучасною наукою, тому для гарного фахівця в цій сфері відкриваються величезні перспективи щодо досягнення практично будь-яких цілей. Причому в даному випадку, власне, ці цілі і повинні ставитися на чільне місце - введення просто «мотиваційної схеми", не заточеною під потрібні завдання, не дасть позитивного ефекту.
поліпшення показників ефективності роботи складських співробітників, можливе збільшення швидкості набору, можливо поліпшення відпрацювання пікових навантажень, можливо збільшення точності закладу інформації в комп'ютерну систему.
Воно може бути і етапним (коли за збірку відповідає один співробітник, за переміщення із зони зберігання в зону відвантаження - інший, а за відвантаження - третій), і зональним (коли кожен співробітник відповідають за збірку певних позицій, закріплених тільки за ним), і змішаним з перших двох. У будь-якому випадку це позитивно впливає на швидкість набору, так як кожен співробітник відповідає за невелику, добре відому йому частину збірки і, в результаті, не витрачає зайвого часу на порожні дії.
збільшення швидкості набору, підвищення стабільності роботи, поліпшення відпрацювання пікових навантажень, можливе поліпшення показників ефективності роботи складських співробітників.
можливе погіршення показників ефективності роботи складських співробітників
У разі якщо відомості про замовлення, які потрібно буде зібрати, стають відомими заздалегідь - можна згладити навантаження на склад, збираючи такі замовлення заздалегідь і розміщуючи в зоні відвантаження. Однак для цього необхідна наявність великої зони відвантаження, а так само злагоджена робота всієї логістичної служби.
збільшення швидкості набору, підвищення стабільності роботи, поліпшення відпрацювання пікових навантажень.
погіршення показників ефективності використання складських площ, можливо погіршення показників ефективності роботи складських співробітників.
наявність вільного місця на складі (під збирається заздалегідь товар), можливості складської системи по збірці замовлень задовго до відвантаження.
Одночасний набір декількох замовлень.
При штучному наборі особливо ефективною стає консолідація декількох замовлень в один складальний лист, для відбору позицій в загальних кількостях для всіх замовлень, а потім поділу набраних позицій в потрібних кількостях за кінцевими замовленнями. Однак тут теж є підводний камінь: замовлення збираються не по черзі, а всі разом, а значить, у вас пропадає можливість зробити відвантаження будь-якого замовлення швидко - вперед інших, якщо його набір вже було розпочато. Також дуже важливим стає документальний супровід операцій відбору і поділу набраних позицій на замовлення - особливо в нестандартних ситуаціях, коли через відсутність потрібної кількості або помилки набирається менше або більше за позицією, ніж це потрібно для наповнення цією позицією усіх зібраних в даний момент замовлень .
поліпшення показників ефективності роботи складських співробітників, можливе збільшення швидкості набору, поліпшення відпрацювання пікових навантажень,
можливе погіршення показників ефективності використання складських площ, можливо погіршення точності закладу інформації в комп'ютерну систему.
можливості складської комп'ютерної системи, з розділення замовлень на складові їх позиції, об'єднання позицій з однієї зони збірки в один складальний лист, поділу рядків з одного складального листа на кілька замовлень, підсумовування зібраних позицій з різних складальних листів в один замовлення.
Позбавлення від одиничних залишків (наприклад, їх компоновка).
Коли на складі починаються проблеми з вільним місцем, то часто для вирішення цієї проблеми позиції, невеликі залишки за якими займають окремі складські осередки, розміщують разом, тим самим звільняючи осередки.
поліпшення показників ефективності використання складських площ.
зменшення швидкості набору, погіршення показників ефективності роботи складських співробітників, зниження стабільності роботи, погіршення відпрацювання пікових навантажень, погіршення точності закладу інформації в комп'ютерну систему.
наявність поодиноких залишків, можливості складської системи з введення даних про зберігання різних позицій в одній комірці.
Формування з довгострокових запасів зон зберігання з обмеженим доступом.
Це ще один спосіб звільнення місця на складі: якщо у вас є запаси, які ви точно не будете найближчим часом використовувати, то їх можна більш щільно розмістити на меншій площі або «запхати в антресоль» - в будь-якому випадку у вас вивільняється частина місця для розміщення інших позицій.
поліпшення показників ефективності використання складських площ.
погіршення показників ефективності роботи складських співробітників, можливо зменшення швидкості набору.
хороша прогнозованість продажів, наявність складських залишків, продажі яких передбачаються не скоро.
Позбавлення від неліквідів.
Трапляється і так, що якийсь товар вже дуже давно лежить на складі, і точно ніколи не буде проданий, однак він зберігається на складі, де так не вистачає вільного місця. У такому випадку потрібно намагатися визнати такий товар неліквідом, після чого позбавлятися від нього (віддаючи клієнтам за мінімальною ціною або, взагалі, утилізуючи) - головне в цьому процесі це звільнення місця.
поліпшення показників ефективності використання складських площ.
наявність визнаних керівництвом неліквідів.
Пошук і виправлення причин сталися помилок.
При складанні завжди відбуваються помилки: не знаходять товар, відвантажують менша або більша кількість, пересорт, помилки при роботі з складської комп'ютерною системою, формування не тих документів або документів з помилками - все такі ситуації необхідно спочатку систематизувати, потім виявляти найбільш поширені, шукати і виправляти їх причини. Ця робота не приносить швидкого ефекту, але з часом робить вагомий внесок в оптимізацію збірки на складі.
підвищення стабільності роботи, збільшення точності закладу інформації в комп'ютерну систему, можливе поліпшення показників ефективності роботи складських співробітників.
можливе зменшення швидкості набору.
Регламентація роботи всіх співробітників складу. Стики бізнес-процесів, за які відповідають різні співробітники, завжди викликають необхідність регламенту, з якого було б ясно, хто з них, за що відповідає. Чіткий розподіл обов'язків не тільки зробить роботу більш точної і злагодженої, але і прибере більшість приводів для конфліктів між співробітниками на цьому грунті.
Плюси: підвищення стабільності роботи, збільшення точності закладу інформації в комп'ютерну систему.
Розробка заходів по відпрацюванню пікових навантажень.
Це може бути і пошук можливостей по залученню додаткових ресурсів під час пікових навантажень, і створення необхідних резервів - головне: ви будете готові до пікових навантажень, і будете чітко знати, де і за рахунок чого «підстелити соломки».
поліпшення відпрацювання пікових навантажень, підвищення стабільності роботи.
можливе погіршення показників ефективності роботи складських співробітників, можливо погіршення показників ефективності використання складських площ,
наявність надлишкових трудових і складських ресурсів з яких можна було б сформувати резерви.
Подвійний перерахунок при наборі і відвантаження.
Міра, яка стала вже одним зі стандартів складського господарства, проте там, де вона ще не реалізована, її впровадження дозволяє різко поліпшити точність даних, одержуваних за підсумками збірок і відвантажень.
збільшення точності закладу інформації в комп'ютерну систему, підвищення стабільності роботи.
погіршення показників ефективності роботи складських співробітників, погіршення відпрацювання пікових навантажень, зменшення швидкості набору.
наявність достатніх трудових ресурсів.
Створення в складській програмі «захисту від дурня».
У багатьох, навіть наворочених складських системах чомусь нехтують такою простою функцією як перевірка на узгодженість даних, що вводяться, а саме вона дозволяє уникнути великої кількості ситуацій, коли заводиться некоректна інформація.
збільшення точності закладу інформації в комп'ютерну систему, підвищення стабільності роботи, поліпшення відпрацювання пікових навантажень.
можливості складської програми для цього.
Випадок змішаного набору замовлень (частково коробки, частково штуки).
Якщо умови роботи пов'язані зі змішаними замовленнями, то основним заходом оптимізації роботи на складі є поділ їх складання на два потоки:
коробки і палети - окремо, штуки - окремо.
Причому такий принцип передбачає і поділ залишків на два складських підрозділи: на одному здійснюється тривале зберігання по позиціях для відвантаження тільки коробами і паллетамі, на іншому короткострокове зберігання для відвантажень цих же позицій штуками. В такому випадку практично весь прихід здійснюється на перший склад, де в основному і зберігається весь запас по позиції.
Запаси ж другого складу поповнюються з першого по міру потреби, і на ньому зберігається тільки таку кількість по кожній позиції, якого достатньо, щоб покрити штучний витрата по цій позиції на час циклу поповнення з першого складу. В такому випадку оптимізацію роботи штучного складу можна проводити тими ж самими методами, які були описані вище. Однак крім них, додатково з'являються нові можливості оптимізації роботи, наприклад, на етапі продажу: якщо клієнт запитує кількість, близьке до цілого паллету або обсягом, кратному короба, то в загальних інтересах округлити таке замовлення, щоб спростити і відвантаження з вашого складу, і приймання у клієнта.