Використання розрахункового рахунку фірми для перерахування грошей працівників на їх особисті потреби практикують у багатьох компаніях, особливо коли мова йде про періодичні (щомісячних, щоквартальних) платежах.
У ст. 858 Цивільного кодексу прямо зазначено, що обмеження прав клієнта банку на розпорядження грошовими коштами, що знаходяться на рахунку, не допускається. Це можливо тільки в разі арешту грошей на рахунку і призупинення операцій по ньому, коли це передбачено законом. Отже, фірми має право перерахувати гроші на оплату особистих витрат своїх працівників.
Примітка. Підприємство має право перерахувати гроші на оплату особистих витрат працівника.
При цьому можливі дві різні схеми дій. Перша. компанія при виплаті зарплати співробітнику відразу переводить її частина по вказаним ним реквізитами, не виказуючи йому грошову суму на руки. Друга. компанія спочатку переводить на особовий рахунок працівника власні гроші, а потім він зі своєї кишені відшкодовує отриману суму. Розглянемо, які правові відносини і податкові наслідки виникають у кожної з цих ситуацій.
Примітка. Угода з перекладу з рахунку організації на користь працівника повинна бути обґрунтованою. Бажано її доцільність підтвердити документально, наприклад заявою працівника на ім'я керівника з проханням про переведення грошових коштів.
У ст. 136 Трудового кодексу передбачена можливість виплати заробітної плати не працівнику особисто, а альтернативним способом, що має бути закріплено в трудовому договорі. Тому якщо спочатку в договорі не було вказівки на можливість переведення заробітної плати працівника на рахунки третіх осіб. значить, документ цей слід доповнити.
При перерахуванні зарплати на рахунок, вказаний працівником, договірних відносин у компанії з одержувачем платежу не виникає. Між працівником і роботодавцем теж ніяких правових відносин, крім вже існуючих трудових, не утворюється. Суть цієї господарської операції - погашення заборгованості по заробітній платі.
Бухгалтерські записи будуть такими:
Дебет 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці" Кредит 51 "Розрахункові рахунки"
- погашена заборгованість по заробітній платі перекладом згідно з трудовим договором.
Працівник - довіритель
Працівник - позичальник
Альтернативний договором доручення варіант - укладання договору цільової позики (ст. 814 ЦК). Від звичайного позики він відрізняється умовою використання отриманих коштів на певні цілі. При цьому позичальник, тобто працівник, зобов'язаний забезпечити можливість здійснення позикодавцем, тобто роботодавцем, контролю за цільовим використанням суми позики. Самостійно перераховуючи позикові кошти на рахунок третьої особи, компанія тим самим не дозволяє своєму працівникові використовувати їх на інші, ніж визначені в договорі, цілі. Мета переказу грошей на рахунок конкретного контрагента працівника повинна бути відображена в договорі. Далі працівник повертає позику в касу позикодавця.
Бухгалтерські записи в цьому випадку виглядають наступним чином:
Дебет 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями" Кредит 51 "Розрахункові рахунки"
- виданий цільову позику працівнику шляхом оплати на рахунок третьої особи;
Дебет 50 "Каса" Кредит 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями"
- погашена заборгованість працівника за отриманим позиці.
Безвідсотковий короткострокову позику на користь працівника і його погашення не призводить до додаткового обкладенню підприємства податком на прибуток і ПДВ. Однак при оформленні договору цільової позики виникає потреба в обчисленні ПДФО з матеріальної вигоди, яка виникає в результаті різниці між сумою відсотків на користь підприємства-позикодавця і двома третинами ставки рефінансування, встановленої ЦБ РФ на дату фактичного отримання платником податку доходу (п. 1 ст. 210 і пп. 1 п. 1 ст. 212 НК).
Примітка. Альтернативним варіантом оформлення грошового переказу за працівника є укладення договору позики, який регулюється гл. 42 ГК РФ.
Складним є питання про необхідність обкладення ПДФО тієї суми, яка перерахована за працівника в оплату його особистих потреб. Підпункт 1 п. 1 ст. 223 Податкового кодексу визнає датою отримання оподатковуваного доходу день його перерахування на рахунки третіх осіб за дорученням платника ПДФО. Але чи є перераховується в нашому випадку сума оподатковуваним доходом? У ст. 210 Податкового кодексу податкова база з цього податку трактується як "всі доходи платника податку, отримані ним як у грошовій, так і в натуральній формі (або право на розпорядження якими в нього виникло)".
На жаль, в гл. 23 Податкового кодексу, присвяченій податку на доходи фізичних осіб, відсутня чітка формулювання поняття "дохід". Компанії, можливо, доведеться доводити, що її працівник в результаті даної операції доходу не отримав, оскільки перерахування на рахунок третьої особи було вироблено з власних коштів фізичної особи, що залишилися після сплати ПДФО.
Особливо відзначимо, що з даною проблемою компанія може зіткнутися при будь-якому способі перерахування грошей за працівника на рахунок іншої фірми, будь то оплата за заявою працівника за рахунок заробітної плати або ж розрахунки за договором доручення, за договором позики.
мотивація дії
Щоб виключити можливі підозри перевіряючих в фіктивності операції з перерахування грошей на рахунки третіх осіб за працівника, необхідно обґрунтувати потребу в ній. Оплата витрат працівника з розрахункового рахунку підприємства має сенс, наприклад, в наступних випадках:
1) для прискорення процесу перекладу. Погодьтеся, якщо постачальник знаходиться далеко і не має представництв за місцем знаходження працівника, то грошовий переказ з рахунку компанії - найбільш швидке рішення. Інакше працівникові доведеться в неробочий час відкривати рахунок в банку, складати платіжне доручення, самому контролювати отримання грошей постачальником або взагалі їхати в інше місто;
2) для надійності перекладу. Не кожен працівник при купівлі дорогого товару або з метою погашення великого кредиту ризикне везти велику суму готівки постачальнику або ж в банк. При цьому не у кожного співробітника є банківські карти, та й не кожен постачальник їх приймає. У разі переведення з особистого рахунку знову ж можуть виникнути складнощі з наповненням платіжного документа.
Доцільність бажано підтвердити документально, наприклад заявою працівника на ім'я керівника з проханням про переведення грошових коштів.
Примітка. Що вибрати?
Узагальнимо позитивні і негативні аспекти способів переказу грошових коштів підприємством за дорученням працівника на рахунок третьої особи.
Ситуація 1. Переклад в рахунок погашення заборгованості по заробітній платі.
плюси:
- сутність операції проста і зрозуміла;
- оформити слід тільки доповнення до трудового договору, а також заява працівника на перерахування коштів;
- не виникає питань з ПДВ і податком на прибуток.
мінуси:
- сума перерахування обмежена величиною заробітної плати до виплати.
Ситуація 2. Переклад в рахунок виконання договору доручення.
плюси:
- юридична форма відповідає суті угоди.
мінуси:
- складності в оформленні нетипових документів: договір доручення, довіреність повіреному від працівника-довірителя;
- необхідність обчислення ПДВ і податку на прибуток при безкоштовне характер договору і високий ризик перевірки при безоплатному характері договору.
Переклад в рахунок погашення (надання) позики.
плюси:
- оформлення тільки одного документа - договору цільової позики.
мінуси:
- Угода позики з працівником за формальними ознаками схожа на фіктивну, є високий ризик перевірки контролюючими органами.
Загальний мінус: неврегульованість питання з обчисленням ПДФО за сумами, перекладним на рахунки третіх осіб за дорученням працівника.