Облік і ведення документації з охорони праці: яких правил дотримуватися
Яка документація необхідна фахівця з охорони праці?
Якими нормативними актами визначено правила оформлення облікових документів?
Як правильно оформляти документи з охорони праці?
Яка документація необхідна фахівця з охорони праці
Документація з охорони праці, яку роботодавець має вести, може охоплювати:
а) політику і цілі організації з охорони праці;
б) розподіл ключових управлінських ролей (функцій) з охорони праці та обов'язків;
в) найбільш значні небезпеки / ризики, що випливають з діяльності організації, і заходи щодо їх попередження та регулювання;
г) положення, методики, інструкції чи інші внутрішні документи, використовувані в системі управління охороною праці.
З усього розмаїття документів можна виділити кілька основних типів.
По-перше, це локальні нормативні акти роботодавця, що встановлюють організаційно-управлінські правила дотримання працівниками вимог охорони праці. До них відносяться:
правила внутрішнього трудового розпорядку;
інструкції з охорони праці;
різні накази, пов'язані з питаннями охорони праці;
програми навчання, інструктажів та т. п.
По-друге, це різні фіксуючі документи, так звані «записи». Це найбільший тип документів з охорони праці у роботодавця. Він документує всю конкретну діяльність, а головне - заходи з профілактики виробничого травматизму та професійної захворюваності.
До такої документації слід віднести також і результати спеціальної оцінки умов праці (раніше - атестація робочих місць), і матеріали розслідування нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань.
По-третє, Трудовий кодекс зобов'язує кожного роботодавця мати документи, що містять державні нормативні вимоги охорони праці. Це комплект нормативної документації за специфікою своєї діяльності. Всі вони потрібні не тільки для їх виконання і для інформування працівників про умови праці, їх права та обов'язки, а й для розробки локальних нормативних актів роботодавця.
Грамотно оформлена документація з охорони праці при спірних ситуаціях між працівником і роботодавцем завжди стане надійним помічником у вирішенні розбіжностей, що виникли. А якщо станеться нещасний випадок, роботодавець завжди зможе пояснити співробітнику, що сталося, що порушено, з чиєї вини і що робити на основі документації з охорони праці.
До документації з охорони праці можна також віднести документи, що містять:
вимоги до правильної експлуатації того чи іншого обладнання;
вимоги до безпечного використання інструменту;
відомості про небезпеку матеріалів, сертифікати відповідності і тому подібні «зовнішні» документи.
Сюди ж включаються документи офіційної статистичної звітності роботодавця перед органами державної влади та документи внутрішньої звітності підрозділів перед управлінням, управління перед власником (засновником).
Це основний перелік документів, який може бути розширений з урахуванням особливостей виробничої діяльності роботодавця.
Якими нормативними актами визначено правила оформлення облікових документів
Загальні вимоги до оформлення управлінської (організаційно-розпорядчої) документації містяться в:
Оформлення документів з різних напрямків охорони праці регламентується нормативними актами. У них, як правило, містяться і форми самих документів.
Оформлення інструктажів з охорони праці (вступного і на робочому місці) регламентується ГОСТ 12.0.004-90 «Навчання безпеки праці». Додатком 4 встановлена форма журналу реєстрації вступного інструктажу, а додатком 6-форма журналу реєстрації інструктажу на робочому місці.
Як правильно оформляти документи з охорони праці
Всю документацію по охороні праці потрібно:
ясно викласти і зрозуміло оформити;
при необхідності оновлювати та поширювати.
Документація повинна бути легкодоступною для всіх працівників організації, кому вона призначена.
Записи даних з охорони праці необхідно підтримувати в актуальному стані, а термін їх зберігання повинен бути точно визначений.
Обов'язковим елементом є реквізити документа. Вони забезпечують його юридичну силу. До них відносяться:
реєстраційний номер документа;
заголовок до тексту;
гриф затвердження, погодження, друк та ін. (при необхідності).
Вимоги до текстів
Текст документа повинен бути об'єктивним і точним, коротким і ясним. Об'єктивність і точність є доказом певних фактів, подій. Розпливчасті формулювання тексту документа знижують його правове значення. Стислість документа дозволяє легше його зрозуміти, виконати. При цьому стислість не повинна знижувати повноту розгляду питання, а ясність досягається послідовністю викладу. Висновки повинні логічно випливати з посилок.
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині документа вказують:
мети його складання.
У другій (заключній) вказують:
1 Документація з охорони праці може охоплювати політику і цілі організації з охорони праці, розподіл ключових управлінських ролей, найбільш значні небезпеки / ризики і заходи щодо їх попередження та регулювання, положення, методики, інструкції та інші внутрішні документи.
3 Текст документа повинен бути об'єктивним і точним, коротким і ясним. Об'єктивність і точність є доказом певних фактів, подій. Розпливчасті формулювання тексту документа знижують його правове значення. Стислість документа дозволяє легше його зрозуміти, виконати.
4 Спеціаліст з охорони праці (служба охорони праці) займається, в першу чергу, розробкою проектів локальних нормативних актів регламентує або організаційного характеру (положень, планів заходів та т. П.). У другу чергу, він фіксує результати своєї діяльності.
Потрібна допомога?
Залиште свій номер і наші консультанти допоможуть вам з будь-яким питанням!
