Питання обліку договорів актуальний для будь-якої компанії. Він дозволяє спростити роботу з документами, мінімізувати їх втрати, мати чітку хронологію договірних взаємовідносин з контрагентами.
Невеликі компанії часто ведуть облік в спеціалізованих журналах. Це зручно, якщо кількість регулярно договорів, що укладаються в організації не перевищує кілька десятків. Коли обсяг документів, що підписуються сотнями, компанія замислюється про використання електронних таблиць обліку договорів. Одним з найбільш популярних інструментів в даному випадку є програма Excel.
Облік договорів вExcel передбачає ведення таблиці-реєстру, куди вписуються основні відомості по кожному договору або додаткового додатком до нього.
До переваг даного методу можна віднести:
- Простота і доступність використання.
- Відсутність витрат: ведення обліку договорів вExcelбесплатно.
- Можливість зробити простий звіт, сортування, вивантаження.
- При необхідності табліцуучета договорів легко роздрукувати.
За простотою використання Excel для обліку договорів ховається ряд недоліків, які важливо взяти до уваги:
- Програма не дозволяє ефективно працювати з довідниками контрагентів, відповідальних осіб. Коригування, яку вносить в довідкові дані, не відбивається автоматично в записах таблиці.
- Облік договорів вExcel не дає можливості здійснювати оперативний контроль термінів виконання, враховувати заходи і події, пов'язані з конкретним документом.
- Пошук по декільком заданим критеріям в табліцеучета договорів вимагає значних тимчасових витрат.
- Одночасна робота з файлом декількох користувачів утруднена, в результаті плодяться копії реєстру.
- Програма не забезпечує ефективного зберігання, пошуку і захисту даних.
Облік договорів в Excel - це просто і безкоштовно. однак інструмент може виявитися неефективним в разі високої інтенсивності документообігу. Розуміючи це, більшість організацій рано чи пізно приходять до висновку про необхідність переходу на спеціальні програми автоматизації бізнес-процесів.
Поточний ринок програмних рішень в області документообігу вкрай насичений. Зростаюча кількість пропозицій ускладнює вибір. Для користувачів важливо, щоб система дозволяла швидко і ефективно працювати з документами, мала широкою функціональністю, але при цьому могла гнучко підстроїтися під специфіку конкретного бізнесу. Одним з таких рішень є ТурбоКонтракт.
ТурбоКонтракт - хмарна система, призначена для створення, узгодження та зберігання договірних документів. Унікальність функціоналу поєднується в ній з простотою і доступністю використання.
Облік договорів в ТурбоКонтракт дозволяє:- Автоматично вести реєстр документів в системі, відсутня необхідність в ручній роботі.
- Миттєво отримувати необхідну інформацію про будь-якому договорі і супроводжуючих його документах.
- Підтримувати високий рівень безпеки та надійності зберігання договорів.
- Призначати виконавця і відслідковувати поставлені завдання.
Облік договорів в Excel зручне і швидке, але короткострокове рішення. Надійність, якість і високу ефективність роботи з документами в довгостроковій перспективі зможе забезпечити тільки спеціальна автоматизована система.