Так уже повелося, що нове життя зазвичай починають з понеділка, а ще краще - з нового року! А що таке нове життя для компанії? Скажімо, нова структура, нові посади, нова зарплата. Звичайно ж, рішення таких глобальних питань залишається за керівництвом. А от проводити ці зміни в життя - завдання кадрової служби. Як це зробити і які документи повинні бути оформлені? Це тема сьогоднішньої розмови.
Ви користуєтеся професійною інформацією!
У багатьох організаціях початок року пов'язано з набуттям чинності змін, внесених до штатного розпису, - основний організаційний документ, який встановлює посадовий і чисельний склад співробітників, фонд заробітної плати і закріплює організаційну структуру.
Такі зміни можуть бути викликані цілим рядом причин:
- створення в організації одного або кількох нових структурних підрозділів;
- ліквідація одного або декількох структурних підрозділів;
- створення одних структурних підрозділів і одночасна ліквідація інших;
- збільшення чисельності працівників без введення нових посад;
- зменшення чисельності працівників без скорочення посад;
- збільшення чисельності працівників, що займають одну посаду, з одночасним зменшенням чисельності працівників, що займають іншу посаду;
- введення однієї або декількох посад;
- скорочення однієї або декількох посад;
- введення однієї або декількох посад з одночасним скороченням однієї або декількох посад;
- зміна найменування однієї або декількох посад.
На практиці нерідко вносяться зміни відразу за кількома перелічених напрямів.
Припустимо, на загальних зборах учасників товариства з обмеженою відповідальністю було прийнято рішення відкрити новий напрямок діяльності. Для виконання роботи, не властивою раніше організації, в ній повинні бути сформовані нові структурні підрозділи (а значить, і введені нові посади). Уже працюючим співробітникам можуть доручатися нові обов'язки, наслідком чого стане або їх переклад на нові посади, або зміна розміру оплати праці. Може збільшитися і кількість штатних одиниць за тим самим які в штатному розкладі посад.
Очевидно, що зміна структури організації в тому чи іншому варіанті буде відправною точкою для різноманітних процедур, кожна з яких вимагає свого оформлення.
Найбільш трудомісткою і складною є, звичайно, процедура скорочення чисельності або штату працівників, пов'язана із забезпеченням певних гарантій, що надаються скорочуваним працівникам.
У нашій статті ми розповімо, які дії необхідно зробити і які документи оформити відразу після прийняття рішення про зміну організаційної структури, не зупиняючись детально на тих процедурах, які повинні проводитися надалі.
СТВОРЕННЯ НОВИХ ПІДРОЗДІЛІВ І ВСТУП НОВИХ ПОСАД
Рішення про створення в організації нових структурних одиниць - підрозділів з певною штатною кількістю працівників, які будуть займати певні посади, приймає уповноважений орган юридичної особи.
Так, в товаристві з обмеженою відповідальністю таке рішення може бути прийнято на загальних зборах учасників товариства і оформлено протоколом.
Після того як рішення буде доведено до відома всіх зацікавлених посадових осіб, кадровій службі доручають підготувати документи для внесення змін до штатного розпису організації.
Якими документами вносяться зміни до штатного розпису організації?
Оскільки цей документ затверджується наказом керівника організації або іншого уповноваженого представника роботодавця, то і зміни в нього також вносяться наказом.
На практиці для оформлення таких структурних перетворень найчастіше видається наказ по основній діяльності про внесення змін до штатного розпису.
Приклад оформлення наказу про внесення змін до штатного розпису (введення нового структурного підрозділу та посад)
Керівництво вважає, що з наступного року наша організація повинна не тільки виробляти канцелярське приладдя, а й самостійно займатися їх поширенням і продажем. На черговому виробничій нараді вирішили ввести в структуру підприємства відділи продажів, поширення та логістики. Кадрова служба відповідатиме за оформлення всіх нововведень. Почати доведеться з підготовки проекту наказу про внесення змін до штатного розпису. На що слід звернути увагу? Які моменти слід врахувати при підготовці цього наказу?
Наказ про введення до штатного розпису нових структурних підрозділів зазвичай містить такі відомості:
Якщо у вашій організації розроблені локальні нормативні акти, що регламентують діяльність структурних підрозділів, такі як положення про структурні підрозділи і посадові інструкції, то в цьому ж наказі слід оформити розпорядження про розробку цих документів на нові підрозділи і посади, а також встановити строк, до якого їх слід затвердити.
Не варто забувати, що в нових підрозділах працюватимуть нові співробітники, причому зовсім скоро. А значить, не зайвим буде повідомити службу персоналу про необхідність підібрати претендентів на введені позиції в нові відділи.
З наказом про внесення змін до штатного розпису потрібно під розпис ознайомити всіх зацікавлених посадових осіб і співробітників, відповідальних за виконання відданих розпоряджень.
ЗБІЛЬШЕННЯ ЧИСЕЛЬНОСТІ ПРАЦІВНИКІВ
Рішення про збільшення чисельності співробітників необов'язково оформляється як наказ про введення нових посад. Не забувайте, що штатний розпис, крім переліку наявних посад, несе інформацію про кількість штатних одиниць по кожній посаді. А отже, може бути збільшена чисельність співробітників, які обіймали посади, які вже є в штатному розкладі.
І все ж ця ситуація також вимагає оформлення. Як правило, в таких випадках видається наказ про внесення змін до штатного розпису, де прописується нове число одиниць за тим самим які посадам.
Приклад оформлення наказу про внесення змін до штатного розпису (збільшення штатних одиниць)
Такі зміни не вимагають розробки нових локальних документів, таких як посадові інструкції, проте можуть спричинити необхідність набору персоналу.
ЗМІНА НАЙМЕНУВАННЯ ПОСАД
Зміна найменування посад не регламентоване законом і на практиці викликає безліч проблем.
Якщо посаду, передбачена в штатному розкладі, є вакантною, проблем, звичайно, не виникне. При необхідності перейменувати таку посаду видають наказ про внесення поправки до штатного розпису в частині зміни найменування посади. Виконання такого наказу означає: при прийомі на цю посаду нового працівника в усіх документах (трудовий договір, наказ про прийом на роботу, особова картка, трудова книжка та ін.) Буде використовуватися нове найменування посади.
Складніше йде справа з посадами, які не є вакантними. У тих випадках, коли перейменування пов'язане зі зміною трудової функції працівника, питання вирішується досить просто: найчастіше оформляється введення до штатного розпису нової посади з подальшим переведенням на неї працівника.
Тут все буде залежати від того, що послужило причиною перейменування посади.
Причина 1. Зміни внесені в нормативні акти, в яких закріплюється найменування посади (професії).
У цьому випадку працівник повинен бути повідомлений про внесені в нормативні акти зміни; далі видається наказ про перейменування посади (професії).
Приклад оформлення наказу про перейменування професії
Причина 2. Необхідно привести найменування посади (професії) в штатному розкладі у відповідність з нормативними правовими актами.
Нагадаємо: якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт по певним посадам, професіями, спеціальностями пов'язано надання компенсацій і пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, професій, спеціальностей і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням і вимогам, вказаним в кваліфікаційних довідниках , що затверджуються Урядом РФ.
Якщо в штатному розкладі такі посади (професії) були вказані врозріз з кваліфікаційними довідниками, це слід виправити. Вважаємо, в подібних ситуаціях може бути виданий наказ про приведення найменувань окремих посад (професій) у відповідність з їх вказівками в кваліфікаційних довідниках.
Приклад оформлення наказу про приведення найменування професії у відповідність із зазначеним у кваліфікаційному довіднику
ЛІКВІДАЦІЯ структурних ПІДРОЗДІЛІВ, ПОСАД, СКОРОЧЕННЯ ЧИСЕЛЬНОСТІ
Приймаючи рішення про скорочення чисельності або штату працівників організації, роботодавець також повинен видати наказ про внесення змін до штатного розпису. У такому наказі вказуються:
- найменування підлягають скороченню посад і (або) кількість скорочуваних штатних одиниць;
- дата, з якої нова редакція штатного розкладу вступає в силу.
Приклад оформлення наказу про внесення змін до штатного розпису (скорочення чисельності працівників)
Такі зміни можуть вступати в силу і відразу після підписання наказу керівником організації або іншим уповноваженим представником роботодавця. Наприклад, в тих випадках, коли скорочуються вакантні посади або ніким не зайняті штатні одиниці, а значить, немає необхідності дотримуватися передбачену законом процедуру скорочення.
Процедура скорочення вельми складна і конфліктна. Тому роботодавці, прагнучи уникнути звинувачень в суб'єктивності прийнятих рішень, нерідко створюють колегіальний орган. Це може бути, наприклад, комісія за скороченням, яка вирішує питання переважного права на залишення на роботі, повідомляє працівників про майбутні процедурах, пропонує переклади на іншу роботу, виконує інші необхідні дії. Доручення про створення такої комісії може міститися в наказі про внесення змін до штатного розпису.
З наказом повинні бути ознайомлені працівники, відповідальні за заходи щодо скорочення і надання працівникам гарантій і компенсацій.
На закінчення перелічимо основні правила оформлення наказів про затвердження штатного розкладу та про внесення змін до цього документа.
Правило 1. Накази про затвердження штатного розкладу та про внесення змін до штатного розпису відносяться до наказів по основній діяльності.
Правило 2. Штатний розклад зазвичай є додатком до наказу про затвердження штатного розкладу.
Правило 5. Форма і спосіб зміни штатного розкладу залежить від обсягу внесених поправок.
Так, якщо потрібно внести велику кількість змін, то зручніше переробити всю таблицю розкладу цілком (фактично скласти новий документ) і ввести його в дію з певної дати, видавши наказ про затвердження штатного розкладу.
Якщо ж змін небагато, то досить видати наказ про внесення змін до штатного розпису.
Читайте в цьому місяці