Теоретичні основи управління проектами
MS Project є потужним інструментом, що допомагає управляти процесом планування і виконання проекту. Робота в середовищі MS Project вимагає від користувачів знайомства з теорією управління проектами, знання основних термінів і понять. Загальноприйняті методики управління проектами, стандарти і ключові терміни містяться в керівництві з управління проектами "Project Management Body of Knowledge" (PMBOK), яке, по суті, є зведенням професійних знань з управління проектами. Саме поняття "проект" широко використовується у повсякденному житті. В теорії управління проектами цей термін є ключовим, і в керівництві PMBOK наведено таке визначення. "Проект - це тимчасове підприємство, призначене для створення унікальних продуктів, послуг або результатів". ([1] с.5)
При цьому, "термін" тимчасове "означає, що у будь-якого проекту є чітке початок і чітке завершення. Завершення настає, коли досягнуті цілі проекту; або усвідомлено, що цілі проекту не будуть або не можуть бути досягнуті; або зникла необхідність в проекті, і він припиняється ". ([1] с.5)
Проекти можуть відрізнятися своїми цілями, масштабом, протяжністю в часі, сферою діяльності і т.д. Але у всіх проектів обов'язково визначена конкретна мета, і вона є унікальною; виділені ресурси і існують тимчасові рамки для досягнення мети.
Відмінність проекту від повсякденної операційної діяльності складається в наявності у проекту унікальної мети і тимчасових обмежень. Повсякденні операції виконуються постійно, мають повторюваний характер, в той час як "проекти є тимчасовими і унікальними". ([1] с.6)
"Кінцеві цілі проекту і операційної діяльності відрізняються корінним чином. Завдання проекту - досягнення поставленої мети, після чого проект завершується. Операційна діяльність, навпаки, часто слугує для забезпечення нормального перебігу бізнесу. Проект відрізняється тим, що він завершується після виконання поставлених конкретних завдань, в той час як операції отримують нові цілі і продовжують виконуватися "([1] с.7)
"Проекти є засобом організації операцій, які не можуть бути проведені в рамках звичайної діяльності організації. Таким чином, проекти часто використовуються як засіб виконання стратегічного плану організації". ([1] с.7)
Під управлінням проектом розуміється діяльність. спрямована на ефективне досягнення цілей проекту у встановлені терміни, в рамках затвердженого бюджету, із заданою якістю.
"Управління проектами - це застосування знань, навичок, інструментів і методів до операцій проекту для задоволення вимог, що пред'являються до проекту. Управління проектами виконується за допомогою застосування та інтеграції процесів управління проектами: ініціації, планування, виконання, моніторингу та управління, завершення". ([1] с.8)
"В управління проектом входить:
- визначення вимог
- Установка чітких і досяжних цілей
- Урівноваження суперечать вимог щодо якості, змісту, часу і вартості
- Корекція характеристик, планів і підходу відповідно до думкою і очікуваннями різних учасників проекту ". ([1] с.8)
Отже, управління проектом полягає в плануванні, організації і управлінні завданнями і ресурсами для досягнення мети проекту та контролі стратегії реалізації проекту.
основи планування
Складові проектного плану
План проекту являє собою модель, що описує реальний проект в термінах задач, ресурсів, термінів, витрат. Що означають ці терміни?
Завдання (task) - діяльність, здійснювана в рамках проекту, для досягнення певного результату. Завдання є основними блоками, з яких будується будь-який проект, вони представляють роботу, яку потрібно виконати для досягнення поставленої мети. У всьому проекті набір завдань характеризується їх логічною послідовністю, а кожна задача - тривалістю і вимогами до ресурсів. Ресурси - виконавці, обладнання та матеріали, необхідні для виконання завдання.
Призначення - зв'язок конкретного завдання з ресурсами, виділеними для її виконання.
Проект, як правило, містить велику кількість завдань, тому весь набір завдань необхідно представити у вигляді укрупнених груп, логічно пов'язаних між собою. Так формуються сумарні завдання (фази)
Сумарна завдання (фаза, summary task) - складається з декількох завдань. Результат фази узагальнює (підсумовує) результати завдань, що входять в неї. Сумарна завдання може містити в собі як завдання, так і інші сумарні завдання.
Віха (milestone) - завдання, досягнення результату якої особливо важливо для проекту. Віхою може бути завершальна завдання фази. Як правило, віха використовується для позначення закінчення основних етапів проекту.
Трудовитрати (work) - для задач: обсяг робіт (в одиницях робочого часу) необхідний ресурсу (виконавцю) для виконання завдання.
Тривалість завдання (duration) - час, яке заплановане для роботи над завданням.
Трудовитрати відрізняються від тривалості завдання. Ресурсу може знадобитися 24 години на виконання завдання, а тривалість завдання - 8 годин. Це означає, що на виконання даного завдання необхідно призначити не менше трьох виконавців. Після встановлення списку завдань проекту, тривалості завдань, необхідно вказати, як завдання взаємопов'язані один з одним, їх логічну залежність.
Залежності і зв'язку - визначають логіку зв'язку одного завдання з іншого, показуючи, як одна задача впливає на іншу. Наприклад, завдання №2 починається тільки коли закінчиться завдання №1, або завдання №1 і завдання №2 починаються обов'язково в один час.
Створення призначень, тобто призначення ресурсів на завдання, допомагає вирішити ряд проблем планування:
- Визначити конкретних співробітників, відповідальних за виконання завдання, етапи і т.д.
- Контролювати обсяг роботи, виробленої співробітниками або обладнанням, призначеними на завдання, або контролювати обсяг матеріалів, використаних для виконання завдання.
- Становити більше гнучкий розклад завдань.
- Перерозподіляти ресурси для оптимізації завантаження персоналу (співробітників) і обладнання.
- Провести розрахунок часу, необхідного для виконання завдань, вартість використання ресурсів для виконання завдань, для виконання всього проекту
проектний трикутник
Проект існує для досягнення певного конкретного результату в рамках тимчасових і бюджетних обмежень. Який вплив справляють обмеження на планування проекту? Тимчасові обмеження можуть стосуватися дату початку проекту або дату його закінчення, можуть існувати тимчасові обмеження на виконання окремих завдань або прив'язка завдань до конкретних дат; обмеження впливають на що виділяються для проекту ресурси, на витрати; обмеженням є вимоги до рівня якості.
"Потрійне обмеження" "доводиться враховувати при узгодженні різноманітних вимог проекту. Якість виконання проекту залежить від врівноваження цих трьох чинників. Проекти з високою якістю організації дають необхідний продукт, послугу або результат, відповідні змісту проекту, вчасно і в межах встановленого бюджету. Взаємовідносини між цими факторами таке, що, якщо один з цих факторів зміниться, то з великою часткою ймовірності буде порушено як мінімум ще один фактор ". ([1] с.8)