Порядок направлення працівників у службові поїздки регламентуються Положенням про особливості направлення працівників у службові відрядження, затвердженим постановою Уряду України від 13.10.08г. №749 (далі - Положення). При відправці працівника у службове поїздку підприємство зобов'язане відшкодувати йому крім витрат на проїзд і наймання житлового приміщення ще й добові (ст.168 ТК РФ). Розглянемо цей вид витрат детальніше.
Розміри добових встановлює роботодавець
Кожна організація встановлює розмір добових на свій розсуд. Затверджена норма добових у відрядженні вказується в колективному договорі організації або в іншому локальному нормативному акті (ст. 168 ТК РФ). Виплачуються добові працівнику за всі дні перебування його у відрядженні. Згідно п.11 Положення в ці дні також входять вихідні та святкові неробочі дні, дні перебування в дорозі, в тому числі той час коли працівник був змушений зупинятися в дорозі. За добовим, на відміну від інших витрат на відрядження, працівник звітувати не зобов'язаний. Тобто уявлення підтверджуючих документів про витрачання коштів не потрібно.
оподаткування добових
В даний час оподатковувану базу підприємства зменшують на всю суму виплат за добовими, так як нормативу віднесення добових на витрати в законодавстві поки немає. Виплати добових не обкладаються і ПДФО. Але щодо ПДФО діють обмеження (встановлені п. 3 ст.217 НК): за кожен день перебування у відрядженні вУкаіни 700 рублів, а за кордоном - 2500 рублів. Якщо компанією встановлена норма добових у відрядженні понад витрат на пальне, то з різниці зобов'язаний сплатити ПДФО. Для закордонних відряджень добові видають співробітникам в іноземній валюті. З метою обкладення ПДФО суми в іноземній валюті перераховують в рублі по курсу іноземної валюти до рубля, що діє на дату виплати добових (підпункт 1 п.1 ст.223 НК РФ) і порівнюють з нормативом. Якщо сума виходить більше 2,5 тис.рублей, то різниця оподатковується.
Відрядження-одноденки
Виплата компанією добових за відрядження тривалістю менше однієї доби, може обернутися неприємністю при перевірці податковою службою. Як показує практика, такі виплати добових податкові органи вимагають оподатковувати ПДФО на всю суму виплат. Вони виходять з пункту 11 Положення, де сказано, що при службових відрядженнях в місцевість, звідки працівник може щоденно повертатися додому або при відрядженнях тривалістю в один день, добові працівникам не виплачуються.
Відшкодування харчування замість добових
Є організації, які не виплачують працівникам добові за відрядження. Однак вони внутрішнім становищем встановлюють відшкодування витрат на харчування працівників у службові відрядження в повній сумі. У таких випадках суму витрат на оплату вартості харчування співробітника у відрядженні податкові служби, найімовірніше, не дозволять зменшувати базу оподаткування. Крім цього, вони вважатимуть суму виплат співробітникові доходом, з якого зобов'язані утримувати ПДФО. Поясненням тому буде те, що відшкодування витрат на харчування у відрядженні не визначено Положенням, ні Трудовим кодексом.