Обов'язки щодо забезпечення строітельстваматеріаламі несе підрядник, якщо договором будівельного підряду не передбачено, що забезпечення будівництва в цілому або в певній частині здійснює замовник (ст.700 Цивільного кодексу РБ).
Таким чином, договорами будівельного підряду може бути передбачено, що обов'язок з поставки матеріалів покладено на замовника.
Можливі також ситуації, коли функції щодо забезпечення будівництва матеріалами покладені на замовника і він передає їх для виконання будівельних робіт генпідряднику, який в свою чергу передає частину матеріалів субпідряднику.
Якщо забезпечення процесу будівництва матеріалами повністю або частково покладено на замовника, то облік надходження матеріалів, передачі їх підряднику для виконання робіт і включення вартості матеріалів до складу витрат по будівництву об'єкта здійснює замовник (п.7 Інструкції № 10). Відповідно до технологічної структурою витрат вартість матеріалів замовника, використаних підрядником для виробництва будівельних робіт, включається у вартість будівельно-монтажних робіт або в вартість робіт з монтажу обладнання.
З метою формування вартості об'єкта будівництва матеріалами замовника визнаються матеріали (п.18 Інструкції № 10):
придбані інвестором, замовником або за їх дорученням інженерної організацією;
передані підряднику для виконання робіт на об'єкті будівництва без переходу прав власності на них;
передбачені в переліках до кошторисних норм на виробництво будівельних робіт.
Для того щоб будівельні матеріали мали статус матеріалів замовника, повинні бути дотримані всі 3 умови, обумовлені в п.18 Інструкції № 10. Для цього замовнику необхідно:
самому оформити договори на покупку будівельних матеріалів у постачальників і оплатити їх вартість;
врахувати дані матеріали в кошторисі на будівництво в якості використовуваного матеріалу;
передати матеріали підряднику на об'єкт будівництва без переходу права власності.
Необхідно звернути увагу на наступні нюанси:
матеріал замовника, отриманий генпідрядником і переданий субпідряднику для виробництва будівельних робіт на об'єкті замовника, є матеріалом замовника;
будівельні матеріали, придбані підрядником за рахунок авансів на виконання будівельних робіт, матеріалами замовника не є.
Передача матеріалів замовника підряднику в бухгалтерському обліку відображається наступним записом:
Дт 07/3, субрахунок «Будівельні матеріали, передані підряднику матеріалів для виконання робіт».
К-т 07/3, субрахунок «Будівельні матеріали на складі»,
У замовника включення вартості будівельних матеріалів в вартість будівельних робіт (об'єкта будівництва) відображається наступним записом:
Д-т 08/1 «Вкладення в довгострокові активи»
К-т 07/3 «Устаткування щодо встановлення та будівельні матеріали», субрахунок «Будівельні матеріали, передані підряднику матеріалів для виконання робіт».
Тобто передача матеріалів замовника підряднику для виконання робіт реалізацією матеріалів не є.
Відображення в бухгалтерському обліку операцій у замовника наступне.
Обов'язок, пов'язану з постачанням замовником матеріалів для будівництва об'єкта, слід домовлятися безпосередньо в договорі будівельного підряду або додаткових угодах до нього. Передача матеріалів, виробів, конструкцій підряднику проводиться відповідно до графіків такої передачі. Терміни і обсяг передачі будівельних матеріалів безпосередньо зв'язуються з термінами виконання будівельних робіт та введення об'єкта в експлуатацію, що також передбачається договором підряду.
При оформленні накладних враховуються такі особливості:
якщо матеріал замовника до передачі підряднику знаходиться (знаходився) на об'єкті будівництва (будівельному майданчику) або доставляється (доставлявся) на об'єкт безпосередньо від постачальника, то передача матеріалів замовником оформляється товарною накладною форми ТН-2;
якщо матеріал замовника до передачі підряднику знаходиться (знаходився) на складі замовника, місцезнаходження якого не збігається з місцезнаходженням об'єкта будівництва, то передача оформляється товарно-транспортної накладної форми ТТН-1;
при передачі матеріалів замовника для виконання робіт на об'єкті, роботи з будівництва якого обкладаються ПДВ, у накладній зазначаються найменування, кількість, ціна і вартість матеріалу. Ставка і сума ПДВ не вказуються, оскільки передача матеріалу замовнику для виконання робіт реалізацією матеріалу не є;
в якості обов'язкової додаткової інформації вказується мета передачі: «матеріал замовника для виконання робіт на об'єкті (наводиться найменування об'єкта) згідно з договором (вказується номер договору будівельного підряду)».
Найбільша кількість питань у організацій виникає, як правило, коли в процесі будівництва беруть участь 3 сторони: замовник, генпідрядник і субпідрядник ..
Матеріал замовника, отриманий генпідрядником і переданий субпідряднику для виробництва будівельних робіт на об'єкті замовника, є матеріалом замовника (п.18 Інструкції № 10).
Порядок документального оформлення передачі матеріалів замовника генпідряднику чітко викладено в п.21 Інструкції № 10, а документальне оформлення передачі матеріалів замовника генпідрядником субпідряднику - таке ж, тільки з урахуванням деяких особливостей.
Так як матеріал замовника, переданий субпідряднику, вже знаходиться на об'єкті будівництва, передача генпідрядником субпідряднику матеріалів замовника оформляється товарною накладною форми ТН-2. У даній ситуації в накладній форми ТН-2 в рядку «Мета придбання продукції (товару)» вказується наступна інформація: «матеріал замовника для виконання робіт на об'єкті (наводиться найменування об'єкта) згідно з договором (вказується номер договору)».
Далі необхідно звернути увагу на випадок, коли за умовами укладеного договору підряду забезпечення будівництва матеріалами покладено частково на замовника, тобто частина матеріалів - замовника, а частина - генпідрядника.
У даній ситуації передача генпідрядником матеріалів (замовника і генпідрядника) субпідряднику по одній накладній неприпустима, так як є відмінності в заповненні накладних в залежності від того, передача чи це генпідрядником субпідряднику матеріалів замовника або передача генпідрядником їм же придбаних матеріалів субпідряднику.
Передача субпідряднику генпідрядником матеріалів, придбаних ним самостійно, є реалізацією матеріалів (подп.14.7 і 14.8 п.14 Інструкції № 4).
Передача генпідрядником будівельних матеріалів субпідрядникам відбивається в бухгалтерському обліку записом:
Д-т 90 «Доходи і витрати по поточній діяльності», субрахунок 8 «Інші витрати по поточній діяльності»
К-т 10/1 «Матеріали».
Оборот по реалізації матеріалів визнається об'єктом оподаткування ПДВ (ст.93 Особливої частини Податкового кодексу РБ). Отже, в накладній, оформленої генпідрядником при передачі власних матеріалів субпідряднику, необхідно пред'явити додатково до ціни матеріалів відповідну суму ПДВ, вказавши при цьому ставку ПДВ, суму ПДВ і вартість матеріалів з ПДВ (п.1 ст.105 НК).
При оформленні накладної генпідрядником в разі передачі субпідряднику матеріалів замовника інформацію по ПДВ вказувати не слід.
При реалізації матеріалів генпідрядником субпідряднику в накладних слід вказувати мету придбання товару як «власне виробництво і (або) споживання». А при передачі матеріалів замовника субпідряднику мета придбання вказується як «матеріал замовника для виконання робіт на об'єкті (наводиться найменування об'єкта) згідно з договором (вказується номер договору)» (п.21 Інструкції № 4).
Сторонам договору будівельного підряду слід пам'ятати про необхідність проведення не рідше 2 разів на рік звірки облікових даних по переданим (отриманим) для виконання робіт матеріалами зі складанням акту звірки (п.23 Інструкції № 10). Таке звіряння виробляється з метою забезпечення збереження та цільового використання підрядником матеріалів замовника.
Вищевказана звірка є звірку даних про залишки матеріальних цінностей в натуральному і грошовому вираженні.
Форма акту звірки законодавством не затверджена. Тому форма акта може бути довільною, але при цьому вона повинна містити всі реквізити, обов'язкові для первинного облікового документа.