Розрахунки з підзвітними особами є часто здійснюються операціями в казенній установі. Вони мають свої нюанси, про які необхідно знати для дотримання порядку розрахунків, правильного оформлення документів і виключення можливих негативних наслідків недотримання вимог нормативно-правових актів. Подробиці - в статті.
Видача грошей під звіт.
Згідно п. 6.3 Порядку ведення касових операцій гроші підзвітній особі на витрати, пов'язані із здійсненням діяльності казенного установи, видаються на підставі заяви працівника, складеного в довільній формі і містить наступне:
- суму готівки;
- термін, на який видаються гроші під звіт;
- дату складання заяви;
- підпис керівника установи.
Крім того, до заяви необхідно додати розрахунок (обґрунтування) щодо розміру авансу (п. 213 Інструкції № 157н [1]). Форма зазначеного розрахунку не затверджена, тому його можна скласти в довільній формі.
Видача готівки під звіт проводиться за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманою під звіт сумі готівки.
Іноді виникають ситуації, коли працівникові, у якого не закінчився термін звіту за попереднім авансом, необхідно видати новий. Як бути в таких ситуаціях?
У даній ситуації потрібно виходити з вищевказаного вимоги про можливість видачі нового авансу тільки після погашення старого. Винятків з цього правила немає. Отже, так як працівник не відзвітував за авансом, отриманим на придбання запчастин, він спочатку повинен повернути невитрачену суму, а потім отримати аванс на відрядження. І тільки після того, як він повернеться з відрядження і відзвітує за авансовим звітом, касир буде вправі йому видати новий аванс на придбання запчастин, для отримання якого йому необхідно буде оформити нову заяву.
Видача грошових коштів під звіт при відсутності документів, що підтверджують погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманими сумами, є адміністративним правопорушенням, за яке ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ передбачена відповідальність у вигляді сплати адміністративного штрафу:
- посадовими особами - від 4 000 до 5 000 руб .;
- юридичними особами - від 40 000 до 50 000 руб.
Установа направляє працівника у відрядження. Чи можна йому аванс на добові (проїзд та проживання установа сплатила самостійно) видати без заяви?
В даному випадку потрібно виходити з такого. З одного боку, добові - це додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (ст. 167 ТК РФ), які працівник не повинен підтверджувати. З іншого боку, п. 6.3 Порядку ведення касових операцій передбачається видача авансу на підставі заяви працівника та винятків з цього правила немає. Тому, на нашу думку, видача такого авансу повинна проводитися на підставі заяви працівника, яке буде прикладатися до видаткового касового ордера.
Видача грошей під звіт оформляється видатковим касовим ордером (ф. 0310002) (далі - РКО). Він повинен бути підписаний головним бухгалтером або бухгалтером (при їх відсутності - керівником), а також касиром (абз. 1 пп. 4.3 п. 4 Порядку ведення касових операцій).
Після проставлення в РКО підзвітною особою підпису касир видає йому готівку і підписує РКО (п. 6.2 Порядку ведення касових операцій).
Формування авансового звіту.
Порядок заповнення і подання авансового звіту. Форма авансового звіту (ф. 0504505), а також методичні вказівки щодо його заповнення затверджені Наказом Мінфіну РФ № 52Н [3].
Згідно п. 6.3 Порядку ведення касових операцій авансовий звіт з доданими підтверджуючими документами представляється підзвітною особою:
- в термін, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення терміну, на який видано готівку під звіт. Цей термін має сенс затвердити керівником установи в локальному нормативному акті;
- з дня виходу на роботу.
Підзвітна особа наводить відомості про себе на лицьовій стороні авансового звіту і заповнює графи 1 - 6 на зворотному боці про фактично витрачених ним суми із зазначенням документів, що підтверджують зроблені витрати. Документи, додані до авансового звіту, нумеруються їм в порядку їх запису в звіті.
На зворотному боці авансового звіту графи 7 - 10, які містять відомості про витрати, які приймаються установою до бухгалтерського обліку, і бухгалтерські кореспонденції заповнюються бухгалтером.
В авансовому звіті зазначаються дані за попереднім авансом (залишок або перевитрата), що дозволяє контролювати розрахунки з підзвітною особою.
Перевірка авансового звіту головним бухгалтером або бухгалтером (при їх відсутності - керівником), його твердження керівником і остаточний розрахунок за авансовим звітом здійснюються в термін, встановлений керівником (п. 6.3 Порядку ведення касових операцій).
Отже, авансовий звіт, який є первинним обліковим документом, може бути також складений в електронному вигляді.
Від себе зазначимо, що перехід на застосування електронного виду авансового звіту викликає багато питань, одна зі складностей його застосування пов'язана з необхідністю наявності електронного підпису у всіх учасників складання авансового звіту, тому він ще не скоро буде широко використовуватися.
- в зазначених документах відсутні відомості і реквізити, необхідні для ідентифікації осіб, які підписали чеки (найменування особи, яка склала документ, його посада, прізвище, ініціали);
- в деяких товарних чеках найменування товару зазначено таким чином: «господарські витрати, канцелярські товари, товари, побутова хімія, будматеріали, витрати, дитячі новорічні подарунки», відсутня дата складання документів, що не заповнені графи «Кількість», «Ціна товару», немає підпису продавця.
З вищесказаного випливає, що казенному установі потрібно вимагати від підзвітних осіб відповідального ставлення до документального підтвердження понесених витрат і додатки до авансових звітів правильно оформлених документів.
Завершення розрахунків з підзвітною особою (повернення невикористаних сум, відшкодування перевитрати)
Бувають випадки, коли підзвітна особа витрачає або більше, або менше отриманого нею авансу. В результаті воно або повертає невикористану суму, або установа відшкодовує йому перевитрата. Дані суми відображаються за відповідними рядками авансового звіту (залишок або перевитрата):
- на зворотному боці авансового звіту підзвітною особою;
- на лицьовій стороні авансового звіту бухгалтером.
На лицьовій стороні авансового звіту бухгалтером зазначаються відомості про внесення залишку або видачі перевитрати. Сума перевитрати видається підзвітному особі по РКО, реквізити якого відображаються в авансовому звіті. Невитрачена підзвітною особою сума повертається за прибутковим касовим ордером, реквізити якого також наводяться в авансовому звіті.
Несвоєчасне повернення підзвітною особою невитраченою суми.
Нерідкі ситуації, коли підзвітна особа не повертає у встановлений термін невитрачену підзвітну суму з тих чи інших причин. Порядок дій установи для таких випадків визначено ст. 137 ТК РФ, з якої випливає, що роботодавець утримує із заробітної плати працівника не повернутий вчасно аванс. Утримати із зарплати працівника неповернуту суму можна протягом одного місяця з дня закінчення строку, передбаченого для повернення авансу, за умови, якщо працівник не оспорює підстав і розмірів утримання.
Які наслідки виникають у разі, коли минув місяць після закінчення терміну повернення підзвітною особою невитраченою суми, але він її не повернув, а наказ на утримання цієї суми з заробітної плати не видано або виданий, але фактично утримання ще не вироблено?
По-перше, за працівником числиться борг з повернення невитраченої суми авансу, отриманого під звіт. Тобто ця сума продовжує бути власністю установи. Заборгованість за працівником числиться, поки не закінчиться термін позовної давності.
По-друге, така заборгованість може бути віднесена до доходів працівника, з яких потрібно обчислити страхові внески і ПДФО.
По-третє, подібна заборгованість може бути перекваліфікована в безвідсоткову позику.
ПДФО. Щодо обкладення ПДФО в разі несвоєчасного повернення підзвітною особою невитраченою суми офіційних роз'яснень контролюючих органів немає.
З арбітражної практики можна зробити висновок, що податкові інспекції іноді такі суми визнають доходом підзвітної особи і нараховують ПДФО. Суди подібний підхід не підтримують, а то й минув термін позовної давності.
- відсутні безперечні докази, що підтверджують, що дані кошти були отримані підзвітною особою безоплатно в своє користування або привласнені;
- вони не переходять у власність працівника.
Варто відзначити також, що не витрачена підзвітною особою сума авансу, яку не повернено в встановлені терміни, може бути перекваліфікована податковою інспекцією в суму, якої працівник користується за договором позики. Згідно п. 1 ст. 807 ГК РФ за договором позики позикодавець передає у власність позичальникові гроші або інші речі, визначені родовими ознаками, а позичальник зобов'язується повернути позикодавцеві таку ж суму грошей.
В силу пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ доходом платника податків визнається матеріальна вигода, отримана від економії на відсотках за користування платником податку позиковими коштами, отриманими від організацій.
Суд вказав, що грошові кошти, видані фізичним особам під звіт на придбання матеріальних цінностей, не можуть розглядатися як дохід для цілей оподаткування ПДФО, оскільки, якщо підзвітні суми не витрачені працівником або витрачені в повному обсязі, вони утворюють заборгованість фізичної особи перед організацією і підлягають поверненню . І тільки після закінчення терміну позовної давності неповернені суми будуть доходом фізичної особи і обкладатися ПДФО.
Несвоєчасне повернення установою підзвітній особі перевитрати.
Термін виплати підзвітній особі перевитрати встановлюється керівником установи. Можлива ситуація, коли через нестачу готівкових коштів, а також з інших причин установа виплачує суму перевитрати підзвітній особі після закінчення цього терміну. Чи повинна установа в такому випадку сплатити відсотки працівникові відповідно до ст. 236 ТК РФ?
Дана норма передбачає, що при порушенні роботодавцем встановленого терміну виплати заробітної плати, оплати відпустки, виплат при звільненні та (або) інших виплат, що належать працівнику, роботодавець зобов'язаний виплатити їх зі сплатою відсотків (грошової компенсації) в розмірі не нижче 1/150 діючу пенсійну систему цей час ключової ставки ЦБ РФ від невиплачених в строк сум за кожний день затримки починаючи з наступного дня після певного терміну виплати по день фактичного розрахунку включно. Обов'язок по виплаті зазначеної грошової компенсації виникає незалежно від наявності вини роботодавця.
Несвоєчасно поверненню підзвітній особі суму перевитрати можна віднести до інших виплат, належних працівникам. Отже, ст. 236 ТК РФ надається підзвітній право вимагати відсотки в разі, коли установа не виплатило йому своєчасно суму перевитрати за авансовим звітом.
На закінчення виділимо основні висновки:
- При видачі грошей під звіт необхідно перевіряти, чи числиться за працівником заборгованість за попередніми авансами.
- Коли підзвітна особа звітує за отриманим авансом, дуже важливо, щоб воно забезпечило достатню документальне підтвердження понесених витрат.
- Установі потрібно здійснювати контроль за своєчасністю завершення розрахунків з підзвітними особами, щоб уникнути претензій контролюючих органів, а також щоб не створювалося ситуації, коли працівник може вимагати сплати відсотків за несвоєчасно виплачену йому установою суму перевитрати за авансовим звітом.